Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные архивы

Бумага или двоичный код. Испытание на прочность

  0 комментариев Добавить в закладки

Александр Валеев, аналитик Synerdocs

«… кем угодно, когда угодно, что угодно, но чтобы была такая бумажка, при наличии которой ни Швондер, ни кто-либо другой не мог бы даже подойти к двери моей квартиры. Тщательная бумажка. Фактическая. Настоящая! Броня!»

«Собачье сердце» М. Булгаков

 

 

 

 

Традиционно сложилось так, что многие люди доверяют бумажным документам больше, чем электронным. Не нужно никаких технических средств для того, чтобы ознакомиться с содержанием документа на бумаге – достаточно зрения и умения читать. А электронный документ (ЭД) где-то в компьютере, а то и вовсе в «облаке», подписан непонятной электронной подписью (ЭП). Может ли ЭД являться «броней», как говорил профессор Преображенский? И чья «броня» прочнее – электронного документа или бумажного?

Предлагаю под «броней» понимать юридическую силу электронного и бумажного документов. На данный момент законодательно не закреплено понятие юридической силы. Данное определение дано в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения:

Юридическая сила документа: свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Когда мы обмениваемся электронными документами, то для обеспечения юридической силы необходимо выполнить следующие условия:

●   Соблюдение действующих нормативно-правовых актов в содержании документа. Ничто в документе не должно противоречить действующему законодательству (например, нельзя в счете-фактуре указать ставку НДС равную 30%);

●   Соблюдение регламентов электронного документооборота. Отдельных регламентов, по работе с бумажными документами, не существует, поскольку все нормативно-правовые акты и внутренние положения предприятий о документообороте, по умолчанию, устанавливают правила обработки бумажной документации. Как только вы начнете работать с ЭД, понадобится соответствующее соглашение между участниками документооборота, которое принято называть регламентом. Наличие соглашения об электронном документообороте помогает сторонам определиться с правилами обмена электронными документами. Можно сказать, что за счет использования регламента ЭДО, обмен документами должен стать прозрачнее и понятнее.

Юридическая сила интересует нас в спорных ситуациях или при судебных разбирательствах. В суде юридическая сила документа подтверждается следующими фактами:

Факт существования документа.

Оригиналы бумажных документов могут быть представлены на обозрение суда, а к делу обычно прикладываются их заверенные копии. С ЭД несколько сложнее – суд должен обладать техническими средствами для того, чтобы иметь возможность ознакомиться с оригиналами документов. Если обмен документами производился через оператора ЭДО, то пользователь может распечатать и заверить форму электронного документа. В любом случае вердикт о факте существования электронного документа или бумажного однозначен.

Факты отправки и получения документов.

Все операторы ЭДО фиксируют даты отправки и получения ЭД в служебных документах, подписанных ЭП Оператора. Эти сведения доступны участникам документооборота и могут быть представлены в суде. Операторы ЭДО, в свою очередь, несут ответственность за достоверность данных, зафиксированных в служебных документах.  Если ЭД передавался по электронной почте, то дата отправки и доставки фиксируется в служебном заголовке. Однако факт получения сообщения доказать будет затруднительно. Что касается обмена бумажными документами, данные об отправке фиксируются почтовым штемпелем, а дата получения – в уведомлении о вручении (если письмо было отправлено с уведомлением). Как видим, обмен ЭД, по крайней мере через оператора ЭДО, позволяет доказать факты отправки и получения не сложнее, чем при обмене бумажными документами.

Факт подписания документа.

С помощью службы, использующей протокол штампа времени, можно фиксировать время подписания ЭД электронной подписью. Факт подписания бумажного документа может быть доказан в том случае, когда имеется подписанный всеми сторонами экземпляр. Как показывает практика, иногда подписанные бумажные документы не возвращаются отправителю. Подобная ситуация исключена при обмене документами через оператора ЭДО – если уж сторона подписала электронный документ, то это фиксируется в служебных документах. При этом защищенность документов, подписанных квалифицированной ЭП, несколько выше. При желании воспроизвести рукописную подпись легче, чем подделать электронную. В случае возникновения споров поможет экспертиза. Обычно стоимость графологической экспертизы для суда в 2-2,5 раза ниже стоимости экспертизы электронной подписи.

Однако результатом такой экспертизы может быть как категоричное заключение, так и вероятностное, в то время как экспертиза ЭП дает однозначное заключение. Так что рукописная подпись – слабое место в «броне» бумажного документа, поскольку ее экспертиза может не дать однозначного результата. Тем более подпись на бумажном документе не гарантирует его неизменности после подписания, в то время как усиленная ЭП позволяет отследить такие изменения.

 

С одной стороны, ЭД вызывают более пристальное внимание судей, чем бумажные. Прежде всего, это связано с традициями рассмотрения письменных доказательств (электронные документы относятся к таким доказательствам), ведь «бумага» привычнее. Но чем тщательнее судом проверяется ЭД, тем основательнее «броня» – доказательственная база.

Юридическая сила электронного документа точно не меньше, чем у бумажного. Эта «броня» может быть легче, поскольку доказательства фактов, обеспечивающих юридическую силу, способна предоставить третья сторона – оператор ЭДО.

Вместо заключения

Когда речь заходит о практике применения электронного документооборота, часто задеваются темы, касающиеся документооборота в целом. Если мы говорим об электронной подписи, электронных форматах, регламентах обмена, обычно возникают вопросы «Как?» и «Почему?». Но ЭД это не сферическая сущность в вакууме, и обращается он часто по тем же правилам, что и документы на бумаге, с учетом некоторых отличий, обусловленных электронной формой этого документа.

PS. Рекомендую также ознакомиться с другими материалами по теме:

·         Практика юридической значимости электронных документов

·         Почему электронным документам в суде не доверяют?

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев