Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Что предлагают операторы ЭДО СФ для хранения юридически значимых электронных документов? Часть 2. Локальные решения

  0 комментариев Добавить в закладки

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

В прошлой статье я рассмотрел потребности клиентов операторов ЭДО СФ в части хранения юридически значимых электронных документов (далее – ЮЗЭД): показал, какие варианты существуют, и подробно рассказал про облачное хранение на стороне оператора ЭДО. Теперь обсудим второй вариант хранения ЮЗЭД – локальный на стороне клиента.

Напомню, что данный вариант предусматривает хранение ЮЗЭД на серверах самого клиента (или отдельно взятых в аренду). Для работы с данным архивом используются соответствующие ECM/СЭД-системы или иные специализированные системы.

Анализ предложений на рынке ЭДО

Из рассмотренных мной операторов: Synerdocs – компания «ДИРЕКТУМ», СБИС – компания «Тензор», Такском-файлер – компания «Такском», Diadoc – компания «СКБ Контур», только два оператора – Synerdocs и Diadoc – на своих продуктовых сайтах предлагают решения для организации локального архива ЮЗЭД. Поэтому далее я буду рассматривать только те решения, которые представляют данные операторы.

В качестве решений для локального хранения документов предлагаются следующие ECM/СЭД-системы:

●    DIRECTUM,

●    DirectumRX,

●    Архив ЭЛАР,

●    Архив EnSol,

●    Docsvision.

В соответствии с основными потребностями и задачами по хранению ЮЗЭД разберем, что в целом позволяют сделать данные решения.

Анализ предлагаемого функционала

Гарантия сохранности

Все ECM-системы обеспечивают сохранность переданных ЮЗЭД. Но хранения документов только в рабочей базе данных системы недостаточно. Необходимо, как и у операторов ЭДО, использовать резервное копирование и специальное серверное оборудование.

На практике многие клиенты прибегают к многократному резервному копированию и размещают резервные копии на различных серверах.

Функциональность для просмотра и обработки. Быстрый и удобный поиск

Варианты для работы с документами, их просмотра и обработки (например, подписания) предлагаются различные: веб-клиент, «толстый» клиент с установкой на рабочем месте пользователя, мобильное приложение. Данные варианты позволяют удобно просматривать документы и выполнять все необходимые операции с ними (подписывать, отказывать и др.).

В отличие от веб-клиентов операторов ЭДО здесь достаточно удобно работать с большим количеством документов – их можно распределить по папкам, настроить быстрый и удобный предпросмотр. Даже интерфейс спроектирован с учетом того, что с документами будут вести достаточно интенсивную работу.

Фильтрация и поиск доступны по самым различным реквизитам документов, их состав может быть очень обширным; также доступен полнотекстовый поиск. У документов есть версионность, что повышает удобство работы с различными проектами одного документа и сохраняет историю разработки важных документов.

Обеспечение юридической значимости

Как я писал в первой части статьи, операторы ЭДО используют усовершенствованную электронную подпись (далее – ЭП) для обеспечения юридической значимости ЭД спустя время. Это могут использовать ECM-системы, которым в таком случае достаточно автоматически скачать через API оператора усовершенствованную ЭП и разместить ее вместе с документом.

Дальнейшая «перештамповка» для продления срока хранения документов возможна либо с самостоятельным развертыванием необходимых служб на стороне клиента, либо с получением соответствующего сервиса от оператора ЭДО через API.

Срок хранения

Для управления сроками хранения ЮЗЭД ECM-система предоставляет гораздо больше возможностей, чем оператор ЭДО. Можно управлять сроками хранения документов по делам, по видам и устанавливать разные периоды хранения для различных ситуаций.

Можно реализовать необходимую процедуру уничтожения документов для того, чтобы с одной стороны сохранить все необходимое, а с другой – не оставлять в архиве те из них, которые уже не потребуются, и сроки хранения которых по законодательству истекли.

Доступом к документам и их архивированием также можно гибко управлять. Все документы находятся на стороне клиента и их сохранность не зависит от оператора ЭДО, возможностей его сервиса и вашего с ним договора.

Возможность массовой выгрузки документов

Массовая выгрузка документов для их последующего представления в различные государственные органы (например, ФНС или суд) как минимум есть на уровне стандартной функциональности экспорта документов.

Многие системы также реализуют специальные сценарии и дополнительную функциональность для упрощения этой задачи. В сочетании с гибким поиском выгрузка документов из ECM-системы позволяет быстро находить и экспортировать необходимые данные с минимальными трудозатратами.

Разграничение прав доступа сотрудников

Системы позволяют управлять доступом в разрезе конкретных сотрудников, должностей, выполняемых ролей в организации или в разрезе доступа на просмотр, редактирование, вплоть до выдачи полных прав. Есть возможности замещения, когда один сотрудник уходит в отпуск и на время его отсутствия все права на документы переходят его замещающему коллеге, что очень удобно.

Права доступа можно изменять, в том числе автоматически с использованием различных сценариев. Возможности стандартных решений операторов ЭДО в этом отношении очень скромны.

Защищенность от несанкционированного доступа

Защищенность от несанкционированного доступа к документам может быть обеспечена не только авторизацией пользователей и использованием шифрования канала передачи данных, но и доступом только из локальной сети предприятия и только сотрудниками предприятия.

Еще можно использовать шифрование тела документа, и для этого ECM-системы предлагают соответствующую функциональность, которая позволяет при соблюдении определенных правил сделать предсказуемым доступ к этим документам через длительный срок (когда истечет срок действия сертификата и закрытого ключа), в отличие от текущих решений операторов ЭДО.

Стоимость покупки и владения решением

Стоимость хранения ЮЗЭД на стороне клиента будет складываться из стоимости аппаратного обеспечения, соответствующего ПО (в том числе ECM системы/архива ЭД) и поддержки этого решения. Стоимость ПО может варьироваться от нескольких сотен тысяч рублей до десятков миллионов – все зависит от масштаба решаемой задачи.

Один из самых минимальных вариантов для старта это, например, покупка локальной версии DirectumRX на 20 пользователей за 93 400 руб. (без срока действия) или облачной версии на 10 пользователей за 3340 руб. в месяц.

Выводы

Возможности локального хранения ЮЗЭД на стороне клиента превосходят возможности облачного хранения на стороне оператора ЭДО по следующим пунктам:

●    функциональность для просмотра и обработки документов, быстрый и удобный поиск;

●    управление сроками хранения;

●    возможность массовой выгрузки документов;

●    разграничение прав доступа сотрудников;

●    защищенность от несанкционированного доступа.

В текущих условиях, когда хранение ЮЗЭД у операторов ЭДО пока практически бесплатное, а локальное хранение стоит приличных денег, есть соблазн не использовать локальное хранение, но думать надо наперед. Поэтому я считаю:

●    малым компаниям под их потребности подойдет хранение ЮЗЭД на стороне оператора ЭДО и дополнительно платить за это в ближайшее время не придется;

●    средним компаниям на первое время тоже подходит облачное хранение, но в перспективе может потребоваться миграция документов в свою корпоративную ECM систему;

●    крупным компаниям необходимо организовывать локальное хранение документов на своей стороне, это позволит удовлетворить потребности бизнеса компании и самим управлять архивом ЮЗЭД и контролировать риски, связанные с обеспечением сохранности и санкционированного доступа к документам.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев