Внедрение системы электронного документооборота – это сложный процесс, требующий серьезного отношения и систематизированного управления. Целью такого процесса становится не просто экономия времени и бумаги, а, скорее, изменение подхода и идеологии работы с документами всех сотрудников организации.

Компания DIRECTUM (www.directum.ru) занимается разработкой и внедрением одноименной системы электронного документооборота и управления взаимодействием. В активе компании – десятки проектов внедрения в средних и крупных организациях различных отраслей.

Ключевой особенностью системы DIRECTUM является активная поддержка работы с электронными документами всех сотрудников предприятия, а не только службы делопроизводства. В системе заложены функции контроля исполнения поручений как по жестким регламентам, так и со свободным маршрутом прохождения. Таким образом, массовое использование DIRECTUM, большое количество налаживаемых горизонтальных связей приводит к необходимости широкомасштабного внедрения во всех службах предприятия.

Внедрение DIRECTUM в ОАО "Каустик" еще раз наглядно продемонстрировало важность системного подхода к управлению проектами внедрения системы электронного документооборота.

Волгоградское открытое акционерное общество "Каустик" - это современный, крупнейший в отрасли комплекс по выпуску химической продукции производственно-технического назначения и товаров бытовой химии. ОАО "Каустик" прочно занимает второе место среди 15 предприятий России, производящих хлор и каустическую соду, и в 2004 году произвело 19,2% от объема выпуска этой продукции в стране.

В 2004 году руководство предприятия поставило задачу выбора системы электронного документооборота, и после тщательного анализа выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Целями проекта стали сокращение бумажного документооборота, усиление контроля исполнения поручений, ускорение документооборота, сокращение затрат времени на создание и поиск документов, повышение безопасности данных, накопление корпоративных знаний, оптимизация взаимодействия сотрудников, упорядочение хранения бумажных документов.

Работы начались в октябре 2004 года. На первом этапе было проведено исследование, в результате которого был подготовлен и согласован проект внедрения. В него вошло описание всех бизнес-процессов предприятия, регламента использования ЭЦП, распределение функций по исполнителям. Было подготовлено Положение об электронном документообороте, разработан план-график внедрения и описана процедура интеграции с системами "БОСС-Кадровик" (управление персоналом) и NS 2000 (комплексное управление предприятием).

Система была установлена в ОАО "Каустик" в январе 2005 года, и к началу февраля были завершены работы по настройке системы и конвертации справочников. Одновременно с этим прошло обучение и аттестация пользователей и администраторов системы.

В процессе опытной эксплуатации системы, которая началась в конце февраля 2005 года, был осуществлен перевод существующих электронных и бумажных документов в систему DIRECTUM, реализована интеграция с действующим ПО. До апреля система работала при поддержке и консультациях со стороны специалистов компании DIRECTUM, с мая 2005 года система поддерживается специалистами ОАО "Каустик".

Внедрение проводилось с использованием собственной технологии внедрения компании DIRECTUM. Одним из существенных факторов успешности проекта является процедура аудита, заключающаяся в регулярном отслеживании ряда показателей проекта. В частности, оценивались показатели, характеризующие используемость системы, исполнительскую дисциплину, охват пользователей и т.д. Аудит позволяет выявить узкие места процесса внедрения, определить его динамику. Расчет показателей по завершении проекта позволяет оценить важность системы для сотрудников предприятия, динамику ее развития, дать информацию о перспективе роста базы документов и пользователей и т.д.

Таблица 1. Некоторые показатели проекта

В настоящее время системой охвачены все бизнес-процессы, в DIRECTUM работают все службы предприятия - около 350 человек. Успех проекта определился не только строгим процессом управления, но и высокой заинтересованностью руководства ОАО "Каустик", в частности, генеральный директор сам активно использует DIRECTUM в своей работе. По словам зав. канцелярией Ущенко О.И., "то, что высшее руководство ОАО "Каустик", включая генерального директора, активно участвует в процессе внедрения – самый убедительный аргумент в необходимости и необратимости системы DIRECTUM".

Эффект от внедрения системы DIRECTUM выразился в ощутимом сокращении бумажного документопотока и увеличении скорости обработки документов внутри организации. Например, как отмечают работники юридической службы предприятия, время согласования договора сократилось от полутора дней до двух-трех часов.

Значительный эффект система DIRECTUM оказала на работу канцелярии, сумев взять под контроль огромный поток документов предприятия (более 40000 документов в год), полностью предотвратив потерю информации через создание электронного архива документов, контролируемого и прозрачного документооборота. Работа канцелярии полностью автоматизирована, некоторые внутренние документы (служебные записки) существуют только в электронном виде в системе DIRECTUM.

Усилилось взаимодействие цехов и подразделений в оперативной работе, что особенно важно, учитывая большую территориальную распределенность предприятия. В планах ОАО "Каустик" - расширение использования системы DIRECTUM на дочерние структуры предприятия.