Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Договоримся об электронном договоре?

  0 комментариев Добавить в закладки

С договорами о мире дела обстоят так же, как с супружескими пактами — их не заключают с мыслью об измене, а коли уж заключают, то не подозревают в измене противную сторону.

Анджей Сапковский, «Башня Ласточки»

В нашей статье мы поговорим о других договорах, а именно о договорах, заключенных в электронной форме.

Первичные учетные документы и счета-фактуры в электронной форме получили сегодня широкое распространение. Электронный документооборот не только сократил время на обмен значимыми документами, но и решил целый ряд проблем, связанных с хранением, поиском и представлением таких документов в контролирующие органы.

Однако прежде, чем обмениваться расчетными документами, организации оговаривают условия сделки и заключают ее. Если первичная учетная документация уже свободно используется в электронной форме, почему то же самое не сделать и с договором?

Договоры можно разделить на 4 вида:

●    между физическими лицами,

●    между организациями (ИП) и физическими лицами,

●    между организациями (ИП),

●    между организациями (ИП) и госорганами.

Нас интересуют договоры, которые заключают между собой субъекты предпринимательской деятельности.

Законодательство РФ позволяет заключать сделки в письменной форме с помощью электронных документов, передаваемых по соответствующим каналам связи. Об этом говорится в статьях 160, 434 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ), статье 11 Федерального закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Подробнее о заключении договора в такой форме нигде не сказано, разъяснений от государственных органов по этому вопросу нет, да и судебная практика не наработана в том объеме, который бы позволил однозначно избавиться от всех сомнений, связанных с заключением электронных договоров.

Получается, что стороны, имея возможность заключать договоры в электронной форме, боятся ей воспользоваться. И не без оснований: суть договора в его первичности по отношению ко многим документам, возникающим из его заключения. Если по каким-либо причинам он будет некорректен, то под сомнения может попасть вся цепочка взаимоотношений между контрагентами. В большей мере это опасение относится к содержанию договора.

При соблюдении всех необходимых нюансов при заключении договора в электронной форме вопросов о его применении у сторон возникнуть не должно.

На что обратить внимание?

Решая вопрос о переводе договорной документации в электронную форму, необходимо помнить следующее.

1. Электронная форма договора – это оригинал письменной формы документа, в которой документ будет существовать на протяжении всего своего жизненного цикла.

Если стороны хотят использовать для оформления сделки электронный договор, они должны оговорить это условие (можно включить его непосредственно в текст договора). При взаимном согласии стороны могут предусмотреть в договоре возможность обмена расчетными документами по такой сделке в электронной форме.

2. Подписывать электронный договор необходимо электронной подписью (Федеральный закон РФ «Об электронной подписи»). Для того, чтобы подписанный электронный договор имел юридическую силу, необходимо соблюсти ряд нюансов, связанных с использованием определенного вида электронной подписи (далее – ЭП). На этот нюанс нужно обратить самое пристальное внимание, ведь подписание – это важнейшая часть заключения договора, вызывающая наибольшее количество вопросов у сторон.

Если стороны договорились использовать простую электронную подпись, в соглашении об этом должны содержаться: условие о правилах идентификации подписанта документа и условие о соблюдении лицом конфиденциальности ключа простой ЭП (статьи 6, 9 Федерального закона РФ «Об электронной подписи»).

Если стороны договорились использовать неквалифицированную ЭП, то в соглашении об ее использовании они должны предусмотреть порядок проверки такой подписи (статья 9 Федерального закона РФ «Об электронной подписи»).

При использовании сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи такого соглашения не требуется.

Только при соблюдении вышеописанных условий электронные документы будут признаны равнозначными документам, подписанным собственноручно.

3. Оговорить условия договора перед тем, как его заключать, стороны могут привычным для себя образом: по телефону, при личной встрече, в переписке.

4. Отправка и подписание договора могут осуществляться по выбору организации – посредством электронной почты или с помощью оператора электронного документооборота.

Pacta sunt servanda, или судебная практика

Основополагающий принцип гражданского и международного права гласит: Pacta sunt servanda (лат. «договоры должны соблюдаться»). Однако что делать, если с контрагентом заключен договор в электронной форме, и у вас возникла конфликтная ситуация, требующая разрешения в суде?

Выше мы говорили о том, что для обеспечения договору, заключенному в электронной форме, юридической силы равной с договором, подписанным собственноручно, требуется учесть ряд особенностей. При их соблюдении электронный договор будет абсолютно равнозначен привычному нам договору «на бумаге», поэтому каких-либо проблем в случае судебного разбирательства у сторон не возникнет, за исключением, конечно, самого судебного разбирательства.

Отметим, что случаев, связанных с применением электронных документов в предпринимательской деятельности, в судебной практике немного. Как правило, стороны представляют электронные документы в суд для изучения и оценки в качестве доказательств. Именно поэтому так важно, чтобы ценное доказательство не было отклонено судом как недостоверное или недопустимое.

Приведем два примера: положительный и отрицательный.

Случай положительного исхода дела

В сентябре 2015 года Девятый арбитражный апелляционный суд рассмотрел апелляционную жалобу организации, выступающей ответчиком по делу о взыскании задолженности (Дело №А40-64044/15).

В апелляционной жалобе ответчик ссылался на то, что представленные истцом доказательства в виде протокола осмотра электронных сообщений и файлов нельзя считать достоверными, так как невозможно однозначно определить неизменность файлов и факт их действительной отправки на электронную почту ответчика.

Однако суд оставил решение первой инстанции в силе. Доводы ответчика о несостоятельности представленных суду доказательств в виде электронных сообщений и файлов были отклонены.

Что помогло истцу отстоять свою позицию в суде? Его выручило заключенное между сторонами соглашения о применении простой электронной подписи при согласовании сделок. Более того, сторонами было оговорено, что надлежащим доказательством при судебном разбирательстве будет являться, например, осмотр электронной почты нотариусом.

Отрицательное решение суда

Также есть пример отрицательного решения суда по причине несоблюдения условия о заключении между сторонами соглашения о применении простой ЭП.

По делу №А76-29922/2014 о взыскании задолженности по оплате услуг суд вынес решение не в пользу истца, посчитав недоказанным факт оказания услуг.

Важную роль в принятии решения сыграло отсутствие в договоре пункта, содержащего согласие сторон на использование электронной подписи (в данном случае речь шла о простой ЭП). На этом основании представленные истцом в качестве доказательств документы суд признал неподписанными.

Более того, такая подпись согласно статье 9 Федерального закона «Об электронной подписи» должна содержаться в самом документе, плюс стороны должны предусмотреть правила определения лица, подписывающего документ простой электронной подписью. Ничего из перечисленного сделано не было.

В дальнейшем при рассмотрении дела в апелляционной инстанции суд, руководствуясь данными доводами в совокупности с другими обстоятельствами дела, оставил решение первой инстанции в силе.

***

В заключение хотелось бы посоветовать компаниям не бояться применения в своей деятельности электронных документов и электронных договоров, в частности.

Выделим ряд рекомендаций для тех, кто сомневается в переходе на электронный договор:

1.   Не забывайте заключать соглашение сторон об использовании определенного вида электронной подписи. Данное соглашение мы рекомендуем подписывать собственноручно либо усиленной квалифицированной электронной подписью.

2.   Согласитесь, что договорная документация содержит информацию, требующую надежной защиты. Поэтому для подписания электронных договоров мы советуем использовать квалифицированную ЭП. Это гарантирует не только однозначную идентификацию автора, но и неизменность и целостность документа.

Кроме того, для заключения договора в электронной форме с применением квалифицированной ЭП сторонам не потребуется заключать дополнительное соглашение. Кстати, если организация обменивается со своими контрагентами электронными счетами-фактурами, такая подпись у нее уже есть.

3.   Для обмена электронными договорами мы рекомендуем формат PDF. Он наиболее удобен, так как обеспечивает целостность документа и имеет меньший размер по сравнению с исходным файлом. К тому же именно PDF является форматом архивного хранения электронных документов.

4.   Договор относится к неформализованным документам, обмениваться которыми можно любым способом, оговоренным сторонами (оператор ЭДО, электронная почта).

При соблюдении всех оговоренных условий вариант работы с электронным договором не только законен и абсолютно безопасен, но и эффективен для бизнеса. А если автоматизировать и внутренние процессы создания и согласования договорных документов, то эффект будет значительно выше.

Узнать еще больше о практике применения электронных договоров вы можете, посмотрев запись онлайн-семинара «Электронный договор: подписать за 60 секунд».

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев