Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

ECM: информация и процессы

  0 комментариев Добавить в закладки

Управление информационными ресурсами становится насущной необходимостью для предприятий, переходящих от традиционной функционально-дивизионной модели управления к процессно-ориентированной. Это связано с кардинальными изменениями внешней среды, которая стала гораздо более динамичной и конкурентной.

Деятельность предприятий всех отраслей сегодня сильно зависит от функционирования их информационных систем, однако поскольку такие системы развивались годами, то заложенные в них концепции и бизнес-логика не всегда отвечают современным требованиям. Но драматизм ситуации даже не в этом. Изменения становятся нормой, и предприятиям требуется уже не просто самая современная и продвинутая система, а нужна система, которая поспевала бы за изменениями и могла быстро перенастраиваться. Для управления информационными ресурсами требуется система класса Enterprise Content Management (ECM).

В принципе, движение от жесткой системы к гибкой — универсальный закон развития систем. Точно так в свое время станки с ЧПУ вытеснили токарные станки-автоматы. И те, и другие могли производить изделия одинаковой сложности и качества, однако вторые умели точить только деталь одного типа, а когда конструкция менялась, станок выбрасывали. А для станка с ЧПУ требовалось разработать новую программу. И хотя они стоили значительно дороже, их совокупная стоимость владения была ниже. Первейшее требование к современной информационной системе предприятия — гибкость и быстрая перенастройка. Вот тут на сцену и выходит концепция ECM, объединяющая два ключевых средства, необходимых для построения адаптируемой информационной системы: BPM (Business Process Management — «управление бизнес-процессами») и IDM (Integrated Document Management — «интегрированное управление документами»).

Согласно определению AIIM (www.aiim.org), профессиональной организации в области управления информацией, Enterprise Content Management, или управление информационными ресурсами предприятия — это набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные документы в формате Word или Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, Web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Основная задача ECM состоит в поддержке полного жизненного цикла информации (рис. 1).

ECM — не только технология. Это также и методы, регламенты и практики работы с информацией, поэтому процесс управления информацией полностью автоматизировать нельзя — в нем всегда подразумевается участие человека. И также нельзя свести все многообразие источников информации под одну крышу, загнать все в одну систему, какой бы всеобъемлющей она ни была. Следовательно, ECM — это еще и стратегия управления неструктурированной информацией, которая может быть реализована только при согласованной и скоординированной работе различных информационных систем, существующих на предприятии.

Концепция ECM привлекательна тем, что позволяет быстро осуществить сшивку разрозненных информационных систем и связать их на уровне потоков информации. Конечно, программисты также могут связать две базы данных и автоматизировать операции, но нужно включить в процесс и человека. Каждый исполнитель получает свои задания и уведомления в случае нарушения регламента, а руководители имеют возможность контролировать ситуацию. Однако мало только дать задание человеку, нужна еще информация для принятия решений. Более того, зачастую недостаточно только оперативной информации, например, по конкретному заказу — требуется доступ к информационному хранилищу, чтобы, например, просмотреть документы по прошлым заказам, переписку с клиентом, поднять текст договора и т.п. Ни аналитики, ни тем более сама система не смогут догадаться, какие именно документы вам понадобятся в конкретный момент; их нельзя просто прикрепить к заданию и доставить сразу весь пакет. Вот почему вместе со средствами автоматизации бизнес-процессов активно используются системы управления документами и другие компоненты общего ECM-решения (рис. 2).

Структура систем ECM. DIRECTUM-Journal.ru

Рис. 2. Структура систем ECM

Компоненты ECM-решения

Integrated Document Management (IDM) — управление электронными документами.

Это один из базовых компонентов, на основе которого выросло современное здание ECM. Чистое IDM-решение обеспечивает хранение документов и метаданных («карточек документа»), версионность, разграничение доступа и ведение истории работы с документом. IDM-система, по сути, представляет собой электронную библиотеку. Технологии IDM развиваются более десяти лет и уже вышли на плато стабильности. Существенного прорыва больше не ожидается и, скорее всего, базовая функциональность по управлению документами появится на уровне операционных систем, но еще будут существовать специализированные по отраслям IDM-решения. Лидерами этого рынка являются компании Documentum, Hummingbird, FileNet и OpenText. Решения Lotus слишком уникальны, чтобы их можно было отнести только к классу IDM. К лидерам подтягиваются компания iManage, объединенная с Interwoven, Stellent, Hyland Software и еще ряд компаний второго эшелона. Microsoft относительно недавно включилась в работу в этом секторе, и пока программное обеспечение SharePoint еще не достигло серьезных успехов на этом поприще. SAP предлагает весьма продвинутую систему SAP DMS, но в составе своих комплексных решений, поэтому она редко упоминается отдельно, хотя и заслуживает этого. Также на рынке IDM работает множество компаний, предлагающих решения для среднего и мелкого бизнеса.

Web Content Management (WCM) — управление информацией на Web-сайтах.

Традиционные EDM-системы, даже снабженные Web-интерфейсом, оказались тяжеловаты и избыточны для задач производства и публикации информации на сайтах. Поскольку они не учитывали специфику работы с Web-содержанием, возник новый класс систем — WCM. Инструменты подобного рода помогают распределить обязанности по созданию содержания между сотрудниками и дать им возможность его публикации. Когда сайт содержит даже несколько сотен страниц, ни один Web-мастер не в состоянии его поддерживать. При внешней похожести задачи публикации Web-содержания существенно отличаются, как, например, обновление баз юридических документов Lexis-Nexis или поддержка каталога электронного магазина, поэтому и инструменты для этих целей нужны разные. Наиболее мощные корпоративные WCM-платформы предлагают компании Documentum, FileNet, Interwoven, Stellent и Vignette. Следом идут Microsoft со своим Content Management Server и OpenText, купившая Gauss. Отдельно стоит сказать о решениях для среднего рынка, которые обеспечивают достаточную функциональность при умеренной цене: RedDot Solutions, Percussion, Tridon и др. Также модули WCM включают в свои предложения такие известные игроки рынка электронной коммерции, как BroadVision.

Records Management(RM) — управление записями (или управление официальной документацией).

Сегодня соответствующая функциональность является для любого поставщика ECM-решений в ряде западных стран обязательной, благодаря недавно принятым актам, которые обязывают учитывать и хранить все электронные документы, относящиеся к ведению бизнеса, даже переписку с клиентами по электронной почте. В тех странах, где законодательное регулирование в области электронных документов отстает, RM следует рассматривать как полезное средство для достижения прозрачности бизнеса (в первую очередь, для его владельцев), а также для прохождения сертификации на соответствие различным стандартам (ISO 9000, CMM и др.). В нашей стране подобный инструментарий помогает вести архивы и организовывать делопроизводство в соответствии с рекомендациями отечественных ГОСТов. Большинство отечественных систем документооборота в первую очередь решают именно задачи категории RM, обеспечивая регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов. RM реализует одну из важнейших функций ECM — поддержку полного жизненного цикла документа вплоть до его списания и уничтожения. Еще недавно рынок RM-систем существовал и развивался сам по себе, однако после принятия в 2002 году в Соединенных Штатах акта Sarbanes-Oxley, практически все независимые поставщики RM-продуктов были скуплены крупными игроками рынка ECM. Поэтому в списке лидеров можно увидеть те же самые имена, возможно, немного в ином порядке: OpenText, Hummingbird, IBM (купила Tarian Software в 2002 году), Documentum (купила TrueArc в 2002 году) и Vignette (купила Tower Technology в январе 2004 года). В программных продуктах OpenText и Hummingbird соответствующие модули появились еще в 1999 году. Остальным игрокам, только отреагировавшим на инициативу законодателей, еще предстоит полностью интегрировать RM-функции в свои решения. Среди независимых поставщиков RM можно выделить только Tower Software из Австралии, которая обгоняет многих более именитых поставщиков.

Business Process Management (BPM), workflowуправление бизнес-процессами и управление потоками работ.

Роль BPM в концепции полного ECM-решения трудно переоценить. Без интеграции с бизнес-процессами любая система остается статичной и служит всего лишь хранилищем информации. Бизнес-логика «зашита» в головах менеджеров, поэтому они тратят много времени на выполнение рутинных операций по размещению заказов, обработке жалоб клиентов, подготовке отчетов и т.д., поэтому задача автоматизации и оптимизации бизнес-процессов ставится во многих проектах во главу угла и часто связана с проектами по внедрению ERP-систем. Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия, потому что главное назначение ECM — активно включить неструктурированную информацию в бизнес-процессы. Нельзя рассматривать BPM и workflow всего лишь как элементы ECM — следует считать эти технологии связующим звеном между миром ECM и миром транзакционных систем. Учитывая граничное положение технологий BPM/workflow, здесь несколько групп лидеров. FileNet и Documentum двигались от ECM, развивая свои средства управления потоками работ в целях управления документопотоками. Следом идут OpenText и Hummingbird, которая недавно лицензировала продукты workflow у компании Drala Software. Вторая группа лидеров — компании SAP и Oracle, в составе ERP-систем которых также есть развитые модули управления потоками работ. К третьей, самой многочисленной группе, относятся независимые поставщики подобных решений; среди них следует выделить Staffware и Metastorm. Далее идет плотная группа компаний, обладающих правильным видением рынка и добротными технологиями; в их числе Action Software, Drala Software, Intalio и Ultimus. Есть еще большое количество нишевых игроков, предлагающих собственные системы управления потоками работ. В случае гетерогенных систем, когда имеется несколько разных ERP-приложений да еще и документооборот, часто выигрышным оказывается использование продуктов от независимых поставщиков.

Collaboration — совместная работа.

В отличие от средств управления потоками работ, ориентированных на поддержку формализованных производственных процессов, средства организации совместной работы позволяют наладить взаимодействие в случаях, не поддающихся строгой формализации. Все, что относится к творческой работе и где присутствует переговорный процесс, требует гибкого подхода, поэтому клиентов, поставщиков и партнеров никто не включает во внутренние бизнес-процессы организации. Для взаимодействия с ними остается только электронная почта, что не всегда удобно. Также трудно организовать свободный обмен идеями и информацией в командах, занятых разработкой нового продукта или услуги (скажем, поддержать работу отдела маркетинга). Вот здесь и нужны продукты, которые обладают достаточной функциональностью по управлению документами с одной стороны, и возможностью управления процессом — с другой, обеспечивая максимальную гибкость и минимальное вовлечение ИТ-персонала или внешних консультантов. С независимыми разработчиками продуктов для коллективной работы произошла та же история, что и с поставщиками RM-систем — их скупили крупные игроки рынка ECM. Изначально ориентированной на организацию совместной работы из Большой четверки ECM была только компания OpenText. Компания Documentum купила eRoom, Hummingbird купила PeopleDoc, Vignette приобрела Intraspect. Единственным заметным независимым производителем пока остается SiteScape, которой в свое время достались разработки AltaVista после поглощения DEC компанией Compaq. Первопроходцем в области организации совместной работы был продукт Lotus, который и сегодня находится в числе лидеров. Также активно включились в игру Microsoft и Oracle с продуктами SharePoint и Collaboration Suite соответственно. Xerox со своим DocuShare также обещает стать заметным игроком на этом рынке. Главная тонкость при выборе инструментария совместной работы заключается в том, что поставщики включают в это понятие очень разные средства (коллективная работа с документами, календарное планирование, Web-конференции, мгновенный обмен сообщениями и др.), что отчасти дезориентирует клиентов.

Knowledge Management (KM) — управлениезнаниями.

Данный термин можно трактовать сколь угодно широко, поэтому остановимся только на аспектах, имеющих прямое отношение к ECM. Основная проблема, для решения которой привлекают отдельные технологии из арсенала KM, связана с большим объемом информации, что требует мощных поисковых механизмов. Кроме того, практика показывает, что не удается свести всю информацию в единое хранилище, поэтому требуется обеспечить прозрачный доступ к разнородным источникам информации. И, наконец, есть задача, в принципе не решаемая без применения KM; речь идет об автоматической категоризации информации по содержанию документов. Также существует проблема удобной визуализации больших массивов информации. Привычная иерархическая модель вложенных папок наподобие каталогов в файловой системе неприемлема: человек не воспринимает более пяти-семи уровней вложенности. Требуются иные, более наглядные средства визуализации. Без удобных средств навигации по вашему хранилищу, большая часть информации так и останется мертвым грузом, поскольку человеку свойственно бегло просматривать информацию и только потом выбирать то, что нужно, а вовсе не посылать системе точный запрос. Охарактеризуем решения, соответствующие каждому из направлений.

Полнотекстовый поиск. Все ECM-решения обладают встроенной поисковой машиной, собственной или лицензированной у третьих фирм.

Сквозной поиск по разнородным источникам информации. Раньше других подобное решение предложила компания Hummingbird, которой достался продукт Fulcrum после поглощения ею компании PC DOCS в 1999 году. Недавно в эту сторону двинулась и Documentum, купив технологию AskOnce у Xerox в марте 2004 года.

Автоматическая категоризация. Лидерами этого направления являются компании Autonomy, IBM/Lotus, Inxight и Verity. Однако, для построения ECM-решения важно не только качество конкретного продукта, но и, прежде всего, возможность его прозрачной интеграции в комплексную систему, поэтому стоит уделить внимание и поставщикам полных ECM-решений, Documentum и Hummingbird. Не стоит упускать из виду компании Convera (ранее Excalibur), Inktomi (которая ныне принадлежит Yahoo), Mohomine (ее купила Kofax), а также таких крупных игроков, как Microsoft и SAS, которые развивают собственные технологии поиска и категоризации.

Визуализация информации. Здесь можно использовать и портальные технологии различных производителей и собственные разработки, но наиболее интересные решения на сегодня предлагают компании Inxight и Entrieva.

Digital Asset Management (DAM) — управление цифровыми активами.

На первый взгляд, никакого различия между DAM и привычным инструментарием IDM нет. Система управления документами может хранить файлы в любом формате, будь то MP3, AVI или JPEG. Каждый файл снабжается учетной карточкой. Зачем же еще DAM? Однако, не стоит рассматривать DAM как всего лишь расширение функциональности инструментов управления документами средствами работы с мультимедиа. DAM оперирует данными в электронной форме именно как активами в бухгалтерском понимании этого слова, ставя своей целью извлечение организацией максимальной выгоды из использования этих активов. Области применения DAM, естественно, связаны с теми отраслями, где материальные ценности существуют в электронном виде — индустрия развлечений, реклама, фотография, музыкальная продукция, электронные книги и т.д. DAM-решения предлагают Documentum, купившая Bulldog в конце 2001 года, Interwoven с покупкой MediaBin в 2003 году, а также OpenText с недавним приобретением (август 2004-го) Artesia, одного из лучших данных продуктов. Также стоит упомянуть компанию INSCI, которая недавно поглотила WebWare и предлагает теперь свое ECM-решение с функциональностью DAM. В целом же аналитики признают, что рынок DAM еще не сформировался, а потому для него характерна некоторая размытость терминологии, что затрудняет сравнение решений поставщиков.

***

При определении требований к системе заказчика обычно интересуют конкретные функциональные возможности, а не названия продуктов, которые этими возможностями обладают. Однако, стремясь охватить большую долю рынка и повысить узнаваемость своей марки, производители часто комбинируют возможности различных технологий в своих продуктах и, в результате, заказчики сталкиваются с избыточностью решения. Поэтому, для того чтобы понять, насколько для конкретного ECM-решения подходит то или иное решение, нужно провести его декомпозицию. Кроме того, полезно внимательно присмотреться к предлагаемому решению, чтобы понять, насколько оно подходит именно вашему предприятию, а не только счастливчикам из Fortune 500.

Станислав Макаров (stanislavm@mail.ru) — независимый аналитик (Москва).

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев