Электронная транспортная накладная. Ответы на вопросы.

28 августа состоялся онлайн-семинар Synerdocs «Электронная транспортная накладная: из Владивостока в Москву за 5 минут». Наши эксперты рассмотрели вопросы, которые задавали в прямом эфире, и дали развернутые ответы.

Георгий: Как водитель на месте подписывает электронную накладную?

Муратова Алиса: Наше решение предусматривает подписание документов простой электронной подписью с использованием мобильного устройства водителя. На сегодняшний день реализовано подписание с помощью СМС и с использованием чат-бота в Viber. Что касается СМС-подписания: водитель получает короткое текстовое сообщение о получении груза и при подписании отправляет определенный код, при необходимости имеет возможность внести оговорки и примечания, с Viber ситуация аналогична.

Владимир: Кто выдает такую ПЭП?

Иван Агапов: Создание ПЭП соответствует требованиям ФЗ-N63 «Об электронной подписи». Простая электронная подпись выдается в рамках нашего сервиса. Как оператор ЭДО, мы определяем, каким образом она работает, функционирует, и как правила об ее использовании должны закрепляться в соответствующих локальных НПА. В процедуре идентификации участников документооборота, то есть самих водителей, участвует сама транспортно-логистическая компания. При выдаче подписи на перевозчика, то есть когда, например, ТЛК использует для оказания услуг сторонних перевозчиков, есть возможность задействовать для идентификации водителей самих перевозчиков – их представителей, ответственных лиц.

Ренат: Что водитель должен предъявить инспектору ГИБДД в случае остановки в дороге, где нет связи? бумажный вариант?

Муратова Алиса: На сегодняшний день законодательство не предусматривает решения данного вопроса с возможностью предоставления электронной ТрН инспектору ГИБДД, поэтому пока инспекция принимает только бумажные документы. Поэтому мы предлагаем на стороне грузоотправителя распечатать один экземпляр транспортной накладной, проставить необходимые печати и подписи со стороны грузоотправителя и водителя, а по месту прибытия на стороне грузополучателя данный экземпляр уничтожить.

Павел: Некоторые водители СМС-то отправить не могут, а тут вайбер и подписи...

Муратова Алиса: По итогам пилотов могу сказать, что действительно, для одних водителей это барьер, для других наоборот такой вид подписания является огромным преимуществом. Они прекрасно понимают, что теперь не нужно будет везти накладную в офис транспортной компании через всю страну или срочно искать почтовое отделение, чтобы отправить почтовыми службами. На пилотных проектах эти вопросы решались с помощью инструкций, видеороликов и консультаций.

Даниил: В какой форме нужно будет представлять документы в ФНС? Нужна ли будет подпись водителя физическая? Получателя? Есть прецеденты запросов?

Алиса Муратова: По аналогии с другими электронными документами ФНС принимает скан печатной формы с печатью организации, то есть подписи остальных участников не нужны. Запросов именно транспортных накладных еще не было. Есть письмо ФНС по приему этих документов в электронном виде, где ФНС подтверждает возможность предоставления данных документов.

Наталья: Грузополучатель тоже должен работать в вашей системе для подписания электронной транспортной накладной?

Алиса Муратова: Ставить что-то отдельно нет необходимости. Все участники перевозки должны быть подключены к сервису Synerdocs. Уже сегодня практически все компании сдают отчетность в электронном виде, соответственно, имеют квалифицированные подписи, с помощью которых можно зарегистрироваться в нашем сервисе. Если говорить о создании документа, о работе и подписании сторонами, то существуют готовые интеграционные решения и открытый API, с помощью которого вы можете смело работать в своей информационной системе.

Дмитрий: Имеется ли в планах перевод в электронный формат ТТН?

Алиса Муратова: На сегодняшний день решение обеспечивает работу с электронной транспортной накладной. Но при желании вы можете заменить ТТН на два документа – транспортная накладная + товарная накладная – и так же обмениваться ими с контрагентами через наш сервис. Вопрос создания электронной ТТН сейчас прорабатывается нашими аналитиками, мы планируем в следующих версиях сервиса добавить функциональность ее использования.

Подробнее о размышлениях по поводу электронной товарно-транспортной накладной рекомендую прочитать мою статью «Переход на электронные ТТН: «было бы желание, а возможность найдется».

Иван: Для ФНС нужно где-то хранить эти ТН. Архив лучше делать в СЭД или в вашем сервисе? Выборки для налоговых автоматически создаются?

Иван Агапов: Зависит от варианта работы участников. Если решение интегрировано с системой пользователя, то он работает в одном окне своей информационной системы. Что касается архива документов, СЭД в этом случае используется для хранения, сортировки и подготовки документов для представления в органы. В сервисе обмена тоже хранятся документы, но в СЭД инструменты для работы с архивом удобнее.

Сергей: Сколько времени в вашем сервисе хранится эТРН??

Алиса Муратова: 272 Постановление говорит о том, что транспортную накладную нужно хранить 3 года, но по умолчанию в сервисе Synerdocs ЭТрН хранятся 5 лет. Но если вам нужен более длительный срок хранения, можно заключить отдельный договор, мы готовы пообщаться с вами на эту тему.

Владимир: В каком формате накладная? XML? ФНС же не имеет возможности обработать эти XML.

Муратова Алиса: Владимир, накладная в нашем сервисе реализована в формате XML. Как и любой другой документ в XML, транспортная накладная имеет печатную форму, которую можно представить в ФНС. Распечатываете из сервиса с отметками о том, что документ прошел через сервис обмена Synerdocs и подписан соответствующими подписями, заверяете собственноручной подписью, печатью вашей организации, что копия верна и представляете по месту требования.

Иван: Прецеденты по использованию ТрН в электронном виде есть как минимум в ЖД перевозках в РЖД. Это конкурентное решение?

Иван Агапов: ЭТРАН – решение, которое существует уже несколько лет в рамках перевозок РЖД и не является конкурентным решением, так как предназначено для железнодорожных перевозок со стороны РЖД и не масштабируемо в автоперевозках.

Думаю, со временем мы интегрируем наши решения, потому что перевозка груза может осуществляться разным транспортом – сначала автотранспортом, потом ж/д и т.д.

***

Если у вас остались вопросы к экспертам, вы можете отправить их по e-mail: agapov_ii@synerdocs.ru, muratova_ar@synerdocs.ru.

Источник: Synerdocs