Есть ли место ECM внутри ERP?

Максим Галимов

ECM и ERP — ключевые компоненты корпоративной информационной системы. Стоит ли строить управление неструктурированной информацией на базе ERP-системы или выбрать стратегию интеграции независимых решений?

В последнее время тема объединения ERP (Enterprise Resource Planning) и ECM-систем (Enterprise Content Management — управление неструктурированной корпоративной информацией) обсуждается довольно часто. Действительно, идея комплексной автоматизации всего предприятия заложена в основу обоих типов информационных систем (недаром «E» в обоих названиях расшифровывается как Enterprise). И ERP-, и ECM-системы управляют огромными объемами корпоративной информации. И в ERP, и в ECM так или иначе используется понятие документа и маршрута.

Любому здравомыслящему ИТ-менеджеру, заботящемуся об экономии ресурсов своей компании, не может не прийти в голову мысль объединить функции этих систем в одной. И поскольку ERP-системы возникли значительно раньше и уже считаются обязательным компонентом набора корпоративного ПО наряду с операционными системами и офисными пакетами, логично было бы строить корпоративный документооборот в рамках ERP-систем, уже функционирующих на предприятии.

Однако не все так просто

Различия ERP- и ECM-систем

Хотя и ERP, и ECM работают с корпоративной информацией, характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму, где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки. Документ ECM-системы (под документом будем понимать отдельную единицу контента) — это в первую очередь информация неструктурированная, ее состав в большинстве случаев предсказать заранее невозможно. Атрибуты документа и связанная справочная информация, то есть структурированные данные, играют второстепенную роль.

Характер информации — один из основных отличительных признаков ERP и ECM-систем. Другим, не менее важным, различием являются методы ее обработки. Действительно, в обоих классах систем ключевую роль играет коллективная работа пользователей, но цели и средства работы с системой у них неодинаковы.

Таблица 1. Отличия в подходах к работе с информацией в ERP и ECM-системах

В таблице приведены некоторые особенности систем с точки зрения подходов к обработке данных. Это наиболее яркие отличия. Среди других, не столь очевидных — порядок протоколирования, уровни разграничения доступа и т. д. Существенно различается и политика хранения объектов системы. Именно она обусловливает требования к архитектуре системы и оборудованию.

Архитектурные требования к ERP- и ECM-системам

Ключевым требованием к архитектуре ERP-систем и оборудованию является скорость одновременного создания документов и справочной информации сотнями пользователей, поскольку это определяет актуальность текущей информации о хозяйственной деятельности предприятия и фактически от этого напрямую зависит «самочувствие» компании. Требования к объемам информации и хранению ниже, чем у ECM-систем: хранение фискальной информации, планов и практически всех документов в ERP-системах может быть ограничено действующими сроками давности. Отчетные документы, а также плановые и фактические данные, предназначенные для анализа, могут быть вынесены в отдельные хранилища — в те же ECM или OLAP-системы.

Для ECM-систем требования к архитектуре и оборудованию смещаются в сторону одновременной работы пользователей с большими массивами информации, поскольку объем одного документа, который рассматривается как атомарный элемент системы, в зависимости от задач может достигать нескольких гигабайт (медиаинформация, конструкторская документация и т. д.). Существенно повышаются требования к возможностям поиска, надежности хранения, поддержке объемов хранимой информации.

В результате в ECM-системах особым образом выделяется понятие хранилища. Разные типы хранилищ предназначаются для разных типов неструктурированной информации, либо для различных стадий жизненного цикла документов. Например, после устаревания документ может перемещаться в долгосрочное хранилище на более дешевые носители (и здесь возникают задачи интеграции ECM-систем со специализированным оборудованием).

Автоматизация бизнес-процессов, являющаяся неотъемлемой частью ECM, также во многом определяет архитектуру ECM-решений и предъявляет свои требования к скорости обработки потоков работ, возможностям автоматизации отдельных шагов, средствам настройки маршрутов.

Стоит обратить внимание и на собственно пользователей системы. Для многих организаций системой, которая охватывает большинство задач всех сотрудников, будет именно ECM, а не ERP. Это государственные организации, управляющие компании, рекламные агентства, проектные институты и др. Для них основной производственный инструмент — это не система управления складами, производственным оборудованием и расчетом себестоимости, а система работы с неструктурированными документами.

У ECM есть неплохие шансы стать платформой, на которой будет строиться управление предприятием, по крайней мере для некоторых типов организаций. По данным Gartner, доля неструктурированной информации в западных компаниях превышает 80 %; по статистике компании Directum, эта доля достигает уже 65—70 % в российских компаниях. Характерно, что скорость роста объемов неструктурированных данных значительно выше, и со временем эти данные будут преобладать. Как следствие, будет расти значение и роль ECM-систем, поэтому следует развивать корпоративное ECM-решение, включая в него функции, присущие другим классам систем, в частности управление совещаниями, договорами, взаимодействием с клиентами, поддержку менеджмента качества, управление обращениями граждан, веб-контентом, Service Desk и т. д. Все больший вес приобретают задачи управления записями (ведение различных протоколов, журналов, списков, например, списков дефектов, обращений и пр.), иными словами — процессы структуризации неструктурированной информации в рамках ECM-системы.

Таким образом, ERP и ECM используют во многом разные подходы и оперируют разной информацией, и объединять эти системы в одну — занятие малоперспективное. Однако если стоит задача минимизировать затраты на ECM-функционал (обычно на первом этапе), то такой подход вполне допустим. При этом нужно учитывать и снижать риски подобного решения: «самописные» модули управления документами будут не такими качественными, как готовые решения от поставщика или партнеров; ECM-функционал в ERP-системах будет заведомо ниже, чем в специализированных ECM-системах, а функции работы с контентом будут не слишком активно развиваться и поддерживаться поставщиком ERP-решения. Кроме того, потенциальный объем управляемых неструктурированных документов при таком подходе уменьшится.

Интеграция ERP- и ECM-систем

Тем не менее, долгосрочная ИТ-стратегия должна предусматривать приобретение самостоятельного ECM-решения, которое будет выполнять свои задачи и интегрироваться с ERP-системой. А интеграция ERP и ECM действительно необходима, например, для хранения ERP-отчетности в ECM-системе, заверки ее цифровой подписью; хранения образов первичных документов в ECM-системе; хранения текстов договоров или кадровых приказов в ECM-системе и привязка их к записи договора или приказа в ERP; отправки структурированных документов (например, заявок, бюджетов) по маршрутам согласования с использованием механизмов workflow ECM-системы, привязка к ним неструктурированных документов (различных обоснований или проектов).

Интеграция возможна разными средствами и в разных направлениях. Во-первых, путем создания единого интерфейса доступа — пользователь должен иметь возможность быстро отыскать связанные с учетным документом тексты (договора, заявки), желательно используя стандартные средства ERP-системы. Во-вторых, объединением или синхронизацией справочных данных (например, поддержка единых справочников сотрудников, подразделений и контрагентов). В-третьих, организацией сквозных бизнес-процессов. Исторически механизмы workflow получили наибольшее развитие в ECM-системах, поэтому именно там удобнее вести сложные согласования, обрабатывать отдельные документы, создавать ERP-объекты и менять их статус в зависимости от того или иного этапа маршрута. При совместной работе ECM- и ERP-решения должны подчиняться единой политике распределенной работы, консолидации данных и безопасности.

Таким образом, интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Выбор есть

Принимая решение о развитии ИТ-инфраструктуры предприятия, руководитель должен ответственно подойти к выбору пути: учесть риски внедрения ECM-функционала в ERP-систему, понять характер данных, с которыми ведется работа в каждой системе, четко определить задачи, с которыми сталкиваются пользователи сегодня и будут сталкиваться в будущем, определить потенциальные объемы данных и оценить возможности масштабирования.

Максим Галимов — руководитель направления перспективных исследований компании Directum, maxim@directum.ru