Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Гибкая ECM-система для меняющегося бизнеса 

Сергей Бушмелев07 июня 2012 г. 16:47

Предпосылки появления Agile ECM

Для всякого нового явления или парадигмы всегда есть свои предпосылки, которые обусловили их появление. Для Agile ECM (можно перевести как «гибкая, легко адаптирующаяся под новые условия система управления корпоративной информацией») также были свои предпосылки. Условно разделим их на две группы.

Изменения бизнес-среды

К первой группе можно отнести изменения бизнес-среды. Несомненно, одним из самых главных факторов, меняющих бизнес-ландшафт, стало усиление конкуренции практически на всех рынках. В той или иной степени связано это с непрекращающейся глобализацией, когда стираются границы между странами, и на прежде закрытые национальные рынки приходят иностранные конкуренты. Это порождает унификацию бизнес-процессов, которая, в свою очередь, облегчает проникновение новых транснациональных игроков. Другая черта зрелых рынков, которую нельзя не отметить, это высокий профессионализм игроков. От участников рынка требуется доскональное знание рынка, его запросов, способность предлагать востребованные продукты и сервисы. А для серьезного продвижения необходимы сверхусилия – вывести на рынок революционно новый или предвосхищающий текущие требования заказчиков продукт или услугу. Компании даже для сохранения текущих позиций должны постоянно совершенствовать свою продукцию, инвестировать солидные средства в собственное развитие.

Подпись: Архивы компаний растут на 25% ежегодно. 
Общий объем бумажных документов только в США превышает 4,000,000,000,000 (Четыре триллиона). 
Каждый год эта цифра увеличивается на 880 миллиардов экземпляров.
Не секрет, что в ряде отраслей для участников регуляторами рынка установлены предельно жесткие правила. Более того, эти требования постоянно расширяются и ужесточаются. Есть и надотраслевые правила, например, для публичных компаний, в сфере налогообложения и т.д. Также компании берут на себя «повышенные обязательства», стремясь соответствовать требованиям, которые не являются обязательными,  но свидетельствуют о зрелости компании и высокому уровню продукции или сервисов (группа стандартов ISO, требования MoReq и т.д.).

И, наконец, третий фактор, который можно отнести к внешним – это усиливающийся поток информации. Архивы компаний растут на 25% ежегодно. Общий объем бумажных документов только в США превышает 4,000,000,000,000 (Четыре триллиона). Каждый год эта цифра увеличивается на 880 миллиардов экземпляров. Компаниям приходится обрабатывать, хранить, управлять все большим количеством документов. Это не только увеличивает прямые затраты на управление информацией, но и усложняет задачи соответствия требованиям регуляторов и поиск нужной информации,

Таким образом, усиливающаяся конкуренция, давление регуляторов и рост объемов информации, которую приходится обрабатывать компаниям – вот далеко не полный перечень внешних факторов, меняющих условия для бизнеса.

Изменение парадигмы ведения бизнеса

Вторая группа предпосылок для возникновения Agile ECM – это изменившаяся парадигма ведения бизнеса, в том числе стиль управления компанией. На смену вертикально-иерархическим структурам приходят сетевые структуры, объединяющие сотрудников-энтузиастов вокруг лидеров. Этот процесс затронул и крупные компании, монолитные коллективы которых трансформируются в небольшие инициативные команды, которые соединяются с вертикалью через своих руководителей. Команды могут создаваться как на постоянной основе, так и для решения определенных задач. В последнем случае мы говорим о проектном стиле управления.

Подпись: На смену вертикально-иерархическим структурам приходят сетевые структуры, объединяющие сотрудников-энтузиастов вокруг лидеров.Кроме стиля управления, меняется характер взаимодействия в компаниях. Растет количество горизонтальных связей, а само взаимодействие все больше напоминает социальную сеть. В рабочей среде, настроенной на эффективное взаимодействие, вполне обычной практикой считается отправка подчиненным задания не только своим коллегам, но  руководителю, от линейного до генерального.

И, наконец, еще одним фактором, о котором не следует забывать, является «мобилизация» пользователей корпоративных информационных систем. Все больше сотрудников работают удаленно (из дома, в деловых поездках, из филиалов, разбросанных по всему миру), используя в работе всевозможные мобильные устройства. Отвечать на это вызов времени приходится как вендорам информационных систем, так и самим компаниям, создавая и поддерживая каналы связи, приложения и сервисы для удаленной работы.

Итак, основными внутренними факторами изменения бизнес-среды можно назвать изменения стиля управления, характера взаимодействия, широкое использование социальных технологий и возрастающая мобильность работников.

Как Agile ECM решает вызовы времени

Меняющаяся под влиянием внутренних и внешних факторов бизнес-среда диктует новые требования к информационным системам предприятия, прежде всего тем, которые поддерживают бизнес-процессы компании, обеспечивают их участников информацией, необходимой для принятия решений. К таким информационным системам вне сякого сомнения относятся ECM-системы.

Концепция Agile ECM появилась как ответ на вызовы времени. ECM-система должна адаптироваться к постоянно изменяющейся бизнес-среде, поддерживать новые стили и методы управления, при этом сохраняя контроль над выполнением бизнес-процессов, четкость и регулярность их выполнения. Можно выделить несколько характерных черт, присущих Agile ECM.

Поддержка гибких бизнес-процессов

Главная ценность Agile ECM – это возможность быстрой адаптации системы к меняющимся бизнес-процессам. Компаниям, чтобы выжить, приходится реагировать на изменение условий осуществления бизнеса, и, как следствие, перестраивать свои бизнес-процессы. Agile ECM позволит без существенных затрат изменить бизнес-правила, перенастроить существующие типовые маршруты, создать новые эффективные маршруты. Эта гибкость должна быть заложена в не только в архитектуре системы, но и в ее идеологии.

Включение контента в бизнес-процессы

Как показало недавнее исследование IDC, информационные работники (knowledge workers) тратят на поиск информации до 50% своего времени. Чтобы повысить эффективность работы, жизненно необходимо сократить время на поиск нужной информации и документов. В идеале, вся информация должна быть доступна без поиска. Новизна Agile ECM состоит в том, что ECM больше не рассматривается как пассивное хранилище документов. В Agile ECM контент изначально включен в бизнес-процессы, среда исполнения бизнес-процессов содержит все необходимые документы, инструкции, вспомогательные и методические материалы.

Ориентация на решение бизнес-задач

До сих пор распространено заблуждение, что ECM-системы решают вспомогательные административные задачи, как то регистрация входящих и исходящих документов, организация архивного хранения документов и т.п. Согласно концепции Agile ECM, залог успеха ECM-проекта в том, что, прежде всего, автоматизируются ключевые бизнес-процессы компании. Это серьезно расширяет географию проекта, в центре внимания находятся не делопроизводители, а информационные работники. ECM-система становится инфраструктурным инструментом, обеспечивающим совместную результативную работу сотрудников компании, а само использование ECM становится залогом того, что бизнес-задачи будут решаться эффективно, что руководство компании получит механизм контроля  исполнительской дисциплины, сможет держать руку на пульсе компании.

Быстрая разработка приложений

Современная ECM-система представляет собой платформу по разработке контентно-ориентированных приложений. Agile ECM позволит без приложения значительных усилий и без привлечения вендора в короткие сроки разработать ECM-приложение. Разработка должна производиться в дружественной среде, с минимумом программирования. Чем меньше степень привлечения к разработке сотрудников вендора или интегратора, тем больше система соответствует концепции Agile ECM.

Разрабатываемые приложения должны предоставлять простой и эффективный доступ к контенту, хранимому в ECM-системе при максимальной производительности и гибкости бизнес-процессов.

Быстрое внедрение системы

Современные компании не могут себе позволить многомесячное внедрение информационной системы. Это означает, что Agile ECM должна обладать таким качеством, как возможность быстрого внедрения. Это требование-цель разбивается на ряд более детальных требований:

●    Интуитивно понятный интерфейс и логика работы системы. Для освоения системы не требуется дорогостоящее и длительное обучение пользователей.

●    Сложные действия в системе должны разбиваться на простые понятные этапы.

●    Наличие в системе встроенной справки и обучающих материалов.

Кроме того, быстрое внедрение системы возможно при использовании бизнес-решений, которые представляют собой готовый техническо-консалтинговый продукт, который будет без существенных затрат адаптирован под индивидуальные запросы клиента.

Поддержка мобильных устройств и удаленной работы

Как уже говорилось выше, современные бизнес-реалии таковы, что все больше пользователей работает удаленно, используя как традиционные компьютеры так и всевозможные мобильные устройства. Agile ECM должна обязательно поддерживать удаленную работу через Интернет в режиме веб-доступа. Поддержка мобильных пользователей означает, что мобильный интерфейс системы должен поддерживать присущие мобильным устройствам конструктивные ограничения, а также возможные ограничения по скорости Интернет-соединения и объему передаваемых данных. Как показывает практика, наиболее эффективными способами организации мобильной работы являются создание мобильного веб-доступа и разработка приложений для мобильных ОС, позволяющих мобильным пользователям осуществлять основные операции: просматривать и рецензировать документы, выполнять задания и отправлять задачи, работать со справочными данными.

Резюме

Agile ECM – это новый этап в развитии ECM. Это идеология, которая явилась ответом на новые требования рынка, изменившиеся условия бизнес-среды, а также новые практики ведения бизнеса.   ECM-системы реализующие идеологию Agile ECM, позволят бизнесу оперативно отвечать на изменения бизнес-среды, адаптироваться под изменяющиеся методы и стили управления компанией, организовывать работу как небольших проектных команд, так и больших коллективов. Agile ECM позволит с наименьшими усилиями перестроить бизнес-процессы компании под новые требования. При этом не теряются качества, изначально присущие ECM-системам: контроль исполнения бизнес-процессов, предсказуемость и четкость их прохождения.

Источник:  PCWeek

Тип: Статьи

 (4,57 - оценили 4 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр