Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Место ECM в информационной системе предприятия

Гибкая ECM-система для меняющегося бизнеса

  17 комментариев Добавить в закладки

Предпосылки появления Agile ECM

Для всякого нового явления или парадигмы всегда есть свои предпосылки, которые обусловили их появление. Для Agile ECM (можно перевести как «гибкая, легко адаптирующаяся под новые условия система управления корпоративной информацией») также были свои предпосылки. Условно разделим их на две группы.

Изменения бизнес-среды

К первой группе можно отнести изменения бизнес-среды. Несомненно, одним из самых главных факторов, меняющих бизнес-ландшафт, стало усиление конкуренции практически на всех рынках. В той или иной степени связано это с непрекращающейся глобализацией, когда стираются границы между странами, и на прежде закрытые национальные рынки приходят иностранные конкуренты. Это порождает унификацию бизнес-процессов, которая, в свою очередь, облегчает проникновение новых транснациональных игроков. Другая черта зрелых рынков, которую нельзя не отметить, это высокий профессионализм игроков. От участников рынка требуется доскональное знание рынка, его запросов, способность предлагать востребованные продукты и сервисы. А для серьезного продвижения необходимы сверхусилия – вывести на рынок революционно новый или предвосхищающий текущие требования заказчиков продукт или услугу. Компании даже для сохранения текущих позиций должны постоянно совершенствовать свою продукцию, инвестировать солидные средства в собственное развитие.

Подпись: Архивы компаний растут на 25% ежегодно. 
Общий объем бумажных документов только в США превышает 4,000,000,000,000 (Четыре триллиона). 
Каждый год эта цифра увеличивается на 880 миллиардов экземпляров.
Не секрет, что в ряде отраслей для участников регуляторами рынка установлены предельно жесткие правила. Более того, эти требования постоянно расширяются и ужесточаются. Есть и надотраслевые правила, например, для публичных компаний, в сфере налогообложения и т.д. Также компании берут на себя «повышенные обязательства», стремясь соответствовать требованиям, которые не являются обязательными,  но свидетельствуют о зрелости компании и высокому уровню продукции или сервисов (группа стандартов ISO, требования MoReq и т.д.).

И, наконец, третий фактор, который можно отнести к внешним – это усиливающийся поток информации. Архивы компаний растут на 25% ежегодно. Общий объем бумажных документов только в США превышает 4,000,000,000,000 (Четыре триллиона). Каждый год эта цифра увеличивается на 880 миллиардов экземпляров. Компаниям приходится обрабатывать, хранить, управлять все большим количеством документов. Это не только увеличивает прямые затраты на управление информацией, но и усложняет задачи соответствия требованиям регуляторов и поиск нужной информации,

Таким образом, усиливающаяся конкуренция, давление регуляторов и рост объемов информации, которую приходится обрабатывать компаниям – вот далеко не полный перечень внешних факторов, меняющих условия для бизнеса.

Изменение парадигмы ведения бизнеса

Вторая группа предпосылок для возникновения Agile ECM – это изменившаяся парадигма ведения бизнеса, в том числе стиль управления компанией. На смену вертикально-иерархическим структурам приходят сетевые структуры, объединяющие сотрудников-энтузиастов вокруг лидеров. Этот процесс затронул и крупные компании, монолитные коллективы которых трансформируются в небольшие инициативные команды, которые соединяются с вертикалью через своих руководителей. Команды могут создаваться как на постоянной основе, так и для решения определенных задач. В последнем случае мы говорим о проектном стиле управления.

Подпись: На смену вертикально-иерархическим структурам приходят сетевые структуры, объединяющие сотрудников-энтузиастов вокруг лидеров.Кроме стиля управления, меняется характер взаимодействия в компаниях. Растет количество горизонтальных связей, а само взаимодействие все больше напоминает социальную сеть. В рабочей среде, настроенной на эффективное взаимодействие, вполне обычной практикой считается отправка подчиненным задания не только своим коллегам, но  руководителю, от линейного до генерального.

И, наконец, еще одним фактором, о котором не следует забывать, является «мобилизация» пользователей корпоративных информационных систем. Все больше сотрудников работают удаленно (из дома, в деловых поездках, из филиалов, разбросанных по всему миру), используя в работе всевозможные мобильные устройства. Отвечать на это вызов времени приходится как вендорам информационных систем, так и самим компаниям, создавая и поддерживая каналы связи, приложения и сервисы для удаленной работы.

Итак, основными внутренними факторами изменения бизнес-среды можно назвать изменения стиля управления, характера взаимодействия, широкое использование социальных технологий и возрастающая мобильность работников.

Как Agile ECM решает вызовы времени

Меняющаяся под влиянием внутренних и внешних факторов бизнес-среда диктует новые требования к информационным системам предприятия, прежде всего тем, которые поддерживают бизнес-процессы компании, обеспечивают их участников информацией, необходимой для принятия решений. К таким информационным системам вне сякого сомнения относятся ECM-системы.

Концепция Agile ECM появилась как ответ на вызовы времени. ECM-система должна адаптироваться к постоянно изменяющейся бизнес-среде, поддерживать новые стили и методы управления, при этом сохраняя контроль над выполнением бизнес-процессов, четкость и регулярность их выполнения. Можно выделить несколько характерных черт, присущих Agile ECM.

Поддержка гибких бизнес-процессов

Главная ценность Agile ECM – это возможность быстрой адаптации системы к меняющимся бизнес-процессам. Компаниям, чтобы выжить, приходится реагировать на изменение условий осуществления бизнеса, и, как следствие, перестраивать свои бизнес-процессы. Agile ECM позволит без существенных затрат изменить бизнес-правила, перенастроить существующие типовые маршруты, создать новые эффективные маршруты. Эта гибкость должна быть заложена в не только в архитектуре системы, но и в ее идеологии.

Включение контента в бизнес-процессы

Как показало недавнее исследование IDC, информационные работники (knowledge workers) тратят на поиск информации до 50% своего времени. Чтобы повысить эффективность работы, жизненно необходимо сократить время на поиск нужной информации и документов. В идеале, вся информация должна быть доступна без поиска. Новизна Agile ECM состоит в том, что ECM больше не рассматривается как пассивное хранилище документов. В Agile ECM контент изначально включен в бизнес-процессы, среда исполнения бизнес-процессов содержит все необходимые документы, инструкции, вспомогательные и методические материалы.

Ориентация на решение бизнес-задач

До сих пор распространено заблуждение, что ECM-системы решают вспомогательные административные задачи, как то регистрация входящих и исходящих документов, организация архивного хранения документов и т.п. Согласно концепции Agile ECM, залог успеха ECM-проекта в том, что, прежде всего, автоматизируются ключевые бизнес-процессы компании. Это серьезно расширяет географию проекта, в центре внимания находятся не делопроизводители, а информационные работники. ECM-система становится инфраструктурным инструментом, обеспечивающим совместную результативную работу сотрудников компании, а само использование ECM становится залогом того, что бизнес-задачи будут решаться эффективно, что руководство компании получит механизм контроля  исполнительской дисциплины, сможет держать руку на пульсе компании.

Быстрая разработка приложений

Современная ECM-система представляет собой платформу по разработке контентно-ориентированных приложений. Agile ECM позволит без приложения значительных усилий и без привлечения вендора в короткие сроки разработать ECM-приложение. Разработка должна производиться в дружественной среде, с минимумом программирования. Чем меньше степень привлечения к разработке сотрудников вендора или интегратора, тем больше система соответствует концепции Agile ECM.

Разрабатываемые приложения должны предоставлять простой и эффективный доступ к контенту, хранимому в ECM-системе при максимальной производительности и гибкости бизнес-процессов.

Быстрое внедрение системы

Современные компании не могут себе позволить многомесячное внедрение информационной системы. Это означает, что Agile ECM должна обладать таким качеством, как возможность быстрого внедрения. Это требование-цель разбивается на ряд более детальных требований:

●    Интуитивно понятный интерфейс и логика работы системы. Для освоения системы не требуется дорогостоящее и длительное обучение пользователей.

●    Сложные действия в системе должны разбиваться на простые понятные этапы.

●    Наличие в системе встроенной справки и обучающих материалов.

Кроме того, быстрое внедрение системы возможно при использовании бизнес-решений, которые представляют собой готовый техническо-консалтинговый продукт, который будет без существенных затрат адаптирован под индивидуальные запросы клиента.

Поддержка мобильных устройств и удаленной работы

Как уже говорилось выше, современные бизнес-реалии таковы, что все больше пользователей работает удаленно, используя как традиционные компьютеры так и всевозможные мобильные устройства. Agile ECM должна обязательно поддерживать удаленную работу через Интернет в режиме веб-доступа. Поддержка мобильных пользователей означает, что мобильный интерфейс системы должен поддерживать присущие мобильным устройствам конструктивные ограничения, а также возможные ограничения по скорости Интернет-соединения и объему передаваемых данных. Как показывает практика, наиболее эффективными способами организации мобильной работы являются создание мобильного веб-доступа и разработка приложений для мобильных ОС, позволяющих мобильным пользователям осуществлять основные операции: просматривать и рецензировать документы, выполнять задания и отправлять задачи, работать со справочными данными.

Резюме

Agile ECM – это новый этап в развитии ECM. Это идеология, которая явилась ответом на новые требования рынка, изменившиеся условия бизнес-среды, а также новые практики ведения бизнеса.   ECM-системы реализующие идеологию Agile ECM, позволят бизнесу оперативно отвечать на изменения бизнес-среды, адаптироваться под изменяющиеся методы и стили управления компанией, организовывать работу как небольших проектных команд, так и больших коллективов. Agile ECM позволит с наименьшими усилиями перестроить бизнес-процессы компании под новые требования. При этом не теряются качества, изначально присущие ECM-системам: контроль исполнения бизнес-процессов, предсказуемость и четкость их прохождения.

Источник: PCWeek

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (17)
Наталья Храмцовская 07 июня 2012 г. 22:16  

Хороший перевод. Оригинал, кстати говоря, можно найти здесь: Understanding the Importance of Agile ECM, http://www.orienge.com/agile-ecm .

На мой взгляд, это ещё одна (IMHO не особенно убедительная) попытка американских маркетологов "взбодрить" вялый рынок традиционных ECM-систем. Показательно, что в статье, при всех разговорах о скорости внедрения, ни единого словечка не сказано про... облака!

Наталья Храмцовская 07 июня 2012 г. 22:23  

Вдогонку: В статье "Шустрая корпоративная система управления контентом - что это такое?" (An Agile Enterprise CMS - What's That?), http://www.cmswire.com/cms/information-management/an-agile-enterprise-cms-whats-that-007279.php , приведена любопытная табличка, в которой сопоставляются характеристики традиционной и "шустрой" ECM-систем (ECM v Agile ECM Features).

Сергей Бушмелев 08 июня 2012 г. 17:17  

На мой взгляд, несмотря на "маркетинговость" термина Agile ECM, он однозначно показывает точки, куда следует приложить усилия вендорам "традиционных" ECM-систем.

Ivan Steblenko 08 июня 2012 г. 17:35  

Да простят меня корифеи, честно - не понял смысла нового термина "Agile ECM". Почему:

  1. Поддержка гибких бизнес-процессов.Чем это отличается от BPM и WF? То что можно крутеть/вертеть быстро и каждому - нюансы технической реализации.

  2. Включение контента в бизнес-процессы. Здравствуй Delivery, раздел Search :).

  3. Ориентация на решение бизнес-задач. Настолько общее утверждение и всеиспользуемость, что даже не знаю как прокомментировать :).

  4. Быстрая разработка приложений - точно так же, техническая реализация.

  5. Быстрое внедрение системы. См. п. выше.

  6. Поддержка мобильных устройств и удаленной работы. Delivery - Viewing. Что нового?

Ну вот все положения Agile ECM, на мой неопытный взгляд, либо относятся к конкретной реализации, либо пересказ частей классической схемы ECM. Рад буду поправкам моей точки зрения :)

Андрей Подкин 09 июня 2012 г. 08:19  

Иван, а ты читал Agile Manifesto? Это тоже "общие слова и техническая реализация"?

Михаил Романов 09 июня 2012 г. 09:14  
Иван, а ты читал Agile Manifesto? Это тоже "общие слова и техническая реализация"?
Там все еще круче. Там только общие слова, без реализации :)
 
Ну а если серьезно, я тоже не очень уловил, чем Agile ECM должен отличаться от "просто ECM". Возможно, статье не хватает конкретных примеров.
 
Пока же я соглашусь с Натальей: термины "Agile ECM", "Extra ECM", ... - это больше способ привлечь внимание к продукту, выделиться из десятка аналогичных по функционалу систем.
Наталья Храмцовская 09 июня 2012 г. 09:54  

С утра включила телевизор, там гоняют рекламу моющих средств. Если заменить Mr Proper на Agile ECM, то как раз получится тот самый манифест – «быстрее, выше, сильнее» и куда круче, чем обычный стиральный порошок (sorry, ECM) :)

У Вас нет Agile ECM? Тогда Тайд идёт к Вам!

Сергей Бушмелев 09 июня 2012 г. 11:47  

Я специально не составил таблицу отличий Agile ECM и "традиционной" или "обычной" ECM, как это сделал . Понятно, что лучше быть богатым и здоровым, чем бедным и больным. Еще вопрос, где найти этот "обычный порошок ЕСМ"? Это продукты конкурентов? Нет, они также развиваются и в чем-то превосходят. С моей точки зрения, "обычная ЕСМ" - это твое собственное понимание ЕСМ, каким оно было вчера. Ты понимаешь, что мир изменился и тебе приходится меняться.

Ценность концепции Agile ECM заключается в том, что она перечисляет те моменты, которые нужно усилить. Например, соркратить время и усилия на развертываение системы. Заказчики хотят здесь и сейчас, положительные результаты должны быть получены на ранних этапах. Далее, ECM-системы используются для решения самых разных бизнес-задач, и хорошо, когда система позволит автоматизировать еще один бизнес-процесс с минимальными усилиями. ДЛя этого в системе должны быть средства быстрой разработки. Если перебирать эти "точки приложения усилий" по одной, то да, ничего нового.

Дэвид Ро собрал свой набор качеств, которым должна соответствовать ECM-система, способная меняться вместе с изменением условий ведения бизнеса и стилем его ведения. Мне этот набор качеств или "точек приложения усилий" видится несколько иным. Agile ECM - это не новое чистящее средство, которое привосходит "обычное". Это скорее как рекомендации тренера, который говорит, какие группы мышц надо еще прокачать.

Ivan Steblenko 09 июня 2012 г. 12:36  

Ну вот честно, не вижу что новое. Мне это все очень напоминает слайды презентаций евангелистов MS годов этак 2005-2010: даешь поиск, гибкость, все из коробки и мобильность.

И вообще, как можно к обобщенному термину ECM применять термин Agile? Если не путаю, то все зависит от технической реализации.

Пример. Сделаю я систему, в которой wf можно менять только гендир и внедрять сложно - "классическая" ECM? А сварганю систему, в которой wf можно хоть последнему грузчику настраивать, а внедрять - install.exe и пошел варить макароны, что это? "Agile" ECM? Разница, насколько вижу, вся в технических нюансах реализации, а к самой ECM отношения никакого не имеет, странно все это...

Андрей Подкин 09 июня 2012 г. 15:23  
Разница, насколько вижу, вся в технических нюансах реализации, а к самой ECM отношения никакого не имеет, странно все это...

O_o

Это как одно из важнейших требований к системе (которое ставится заказчиком изначально!) стало техническим нюансом реализации?

Ivan Steblenko 09 июня 2012 г. 15:32  
Это как одно из важнейших требований к системе (которое ставится заказчиком изначально!) стало техническим нюансом реализации?

Поясни, плиз :)
Сергей Бушмелев 09 июня 2012 г. 18:29  

Иван, можно употреблять слово Agile и применительно к концепции ЕСМ. Перечисленные характеристики можно рассматривать как черты системы, ее сильные стороны. Соответствовать  или не соответствовать концепции - вендор решает сам. В статье я попытался, пусть и обобщенно, указать на приемущества, которые сможет получить организация, выбравшая для внедрения  ECM-систему, "исповедующую" принципы Agile ECM

Ivan Steblenko 09 июня 2012 г. 22:06  
Иван, можно употреблять слово Agile и применительно к концепции ЕСМ.

Вот у меня с этим большие проблемы, Сергей :). Я не могу понять, что слово Agile добавило или изменило в ECM. То что ты перечислил и так входит в состав "классического" ECM. Что же Agile внесло новое?
Вот, например, сравним классический "водопадный" подход в управлении проектом и agile практики, разница на лицо: изменена последовательность, новые активности и артефакты и пр. А что в случае с ECM системами?
А вот Наталья натолкнула меня на мысль - cloud или те же облака. Может agile здесь может выразиться в быстром, на лету, изменении конфигурации, масштабов, архитектуры решений, видов доступных услуг (навеяно новостями усиления роли облаков в SharePoint :)?
Андрей Подкин 13 июня 2012 г. 10:10  
Поясни, плиз :)
Гибкость ("адаптивность" в теории систем) - это важнейшее свойство, которое должно изначально закладываться как требование. Либо сразу заказчиком, либо исполнителем по согласованию с заказчиком.
Если у тебя гибкость системы является техническим нюансом реализации, значит ты заложил это требование изначально, но не огласил его заказчику. Тратишь его деньги без спроса? ;-)
Ivan Steblenko 14 июня 2012 г. 09:52  

Гибкость настолько размытое и субъективно толкуемое свойство, что в ходе этапа аналитики (если этот этап толково проводят) стараются избавиться от этого термина и выяснить, что именно хочет заказчик и какие варианты мы ему можем предложить. А говорить заказчику, что наша система будет "гибкой" - последнее дело, так как он себе это так представит, что потом пару лет расхлебывать.

В таком контексте, гибкость будет техническим нюансом, так как строить универсальные, легко модифицирующиеся решения очень дорого - если именно так хочет заказчик, не вопрос, любую блажь за его деньги, но! хорошо обсудив границы этой "гибкости".

Как пример (не называя имен): один заказчик хотел очень мощный и легко настраиваемый поиск с возможностью фонетического и семантического поиска. Ему предложили варианты: либо делаем просто мощный поиск без семантического и с ограниченными возможностями настройки (которые покрывают требования заказчика), либо делаем все, что вы хотите, но тогда сумма и сроки будут совсем другие. Были выдвинуты правильные аргументы и заказчик (посоветовавшись со своими business owner-ами) выбрал первый вариант.

Гибкость? Только в рамках предложенной системы и в рамках ограниченных ресурсов. А вот придумывать "вундервафли" и пытаться втюхать это - вот это "тратить его деньги без спроса" :)

Андрей Подкин 14 июня 2012 г. 11:09  
А вот придумывать "вундервафли" и пытаться втюхать это - вот это "тратить его деньги без спроса" :)
Это с какого перепугу? Все, что подписал заказчик делается с его спроса и согласия (и да, методы некоторых продавцов мне тоже не нравятся, но это уже совсем другая тема).
 
 
заказчик (посоветовавшись со своими business owner-ами) выбрал первый вариант
Именно. Заказчик выбирает, а не исполнитель.
 
 
гибкость будет техническим нюансом
Нет. Некоторые заказчики действительно выставляют гибкость как требование и согласны платить за нее.
Ivan Steblenko 14 июня 2012 г. 12:44  
Нет. Некоторые заказчики действительно выставляют гибкость как требование и согласны платить за нее.

Пришли к единому мнению :) Гибкость именно как требование в оговоренных масштабах - не вопрос, если платят, то делаем. Но далеко не всем и не везде она нужна. Выделять его как важнейшее свойство, изначально закладываемым заказчиком я бы не стал: есть разные задачи, которые решает заказчик и в абсолютном большинстве случаев, с котороыми сталкивался я, гибкость была далеко не приоритетна, скорее как успеете - молодцы, нет - ну и ладно. Но, возможно, что специфика заказчиков с которыми ты работешь, Андрей, иная от тех, с которыми я сталкиваюсь по ходу трудовой деятельности.
Резюмируя: взгляд с разных сторон на одно требование; в твоем случае, судя из твоих слов, оно у вас очень важное, в моем же случае - далеко не всегда :)
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев