Готовность заказчиков к внедрению ECM-систем

Вопросы о готовности российских заказчиков к внедрению ECM мы задали представителям компаний, которые встретились на 10-м юбилейном форуме партнеров DIRECTUM. Разговор состоялся с со Старковым Дмитрием, исполнительным директором консалтинговой компании «ФИНЭКС Качество» (генеральный партнер DIRECTUM с 2007 года) и Еленой Олишевской генеральным директором компании «Лан Сервис» (авторизованный партнер DIRECTUM).

Как вы оцениваете р­ынок ECM-систем и уровень зрелости заказчиков?

Дмитрий Старков: В среднем по рынку уровень зрелости у российских заказчиков достаточно высокий. Более того, на мой взгляд, сейчас, с одной стороны, есть некая такая стагнация рынка ЕСМ, потому что львиная доля заказчиков давно уже поняла необходимость ЕСМ, большинство уже что-то внедряли и работают.

Сейчас происходит этап переформирования тех требований, которые были сформированы у кого-то 10 лет назад, у кого-то – 5 лет назад. Поработав, они поняли, что сейчас не хватает, идет расширение функционала.

У многих наших текущих клиентов формируется новый класс задач и происходит развитие проекта. Новые же клиенты, которые к нам обращаются, как правило уже давно используют конкурирующие СЭД, однако с учетом расширений их потребностей функционал этих систем их уже не устраивает. Поэтому для нас, как для консалтинговой компании, очень ценно, что DIRECTUM, как ECM-платформа, на сегодняшний день развивается, опережая потребности заказчика по многим требованиям.

Сейчас очень интересный период для рынка – работа со зрелым заказчиком, который более-менее четко понимает, что ему нужно. Он имеет, как правило, опыт эксплуатации ЕСМ либо на предыдущих местах работы, либо в своей организации. С такими заказчиками работать в чем-то сложнее, но очень интересно. Когда заказчик понимает, чего он хочет, это на порядок улучшает и качество взаимодействия на проекте и итоговый результат внедрения. Уж не надо объяснять заказчикам, что нужно, что важно, что окупается, что требует инвестирования. При этом возрастают требования к внедренцам. От них требуется уже быть не столько ИТ-специалистами (установил программное обеспечение, настроил, обучил и закончил проект), сколько экспертами в области бизнес-консалтинга (оптимизация процессов предприятия, оценка эффективности) и ECM-технологий. Рынок становится более требователен к исполнителям и нам, честно говоря, это нравится.

Какой функционал наиболее востребован заказчиками по проектам внедрения?

Дмитрий Старков: Тут понятно, что классика жанра – это ЕСМ-система с классическими задачами канцелярии. Однако и этот функционал в последние годы переживает новый виток развития. Многие уже перешли от учетных делопроизводственных систем к полной автоматизации внутреннего документооборота. Сегодня же мы делаем следующий важный шаг – переходим к межкорпоративному (межведомственному) документообороту в электронном виде. Стоит так же отметить, что довольно большой процент заказчиков рассматривает как важнейшую задачу организацию групповой работы collaboration. И динамичный малый и средний бизнес, и крупные холдинговый структуры и даже сектор госуправления нуждается в эффективное группового взаимодействие сотрудников, причем, не столько по вертикали, но и в рамках рабочих групп, проектных команд, в рамках оперативного общения и решения задач.

В отсутствие таких инструментов в ECM сотрудники начинают взаимодействовать и решать вопросы чуть ли не с помощью фэйсбука и других социальных сетей, что совершенно не устраивает руководство.

Поэтому инструменты для корпоративного и межкорпоративного взаимодействия для решения оперативных вопросов, не всегда укладывающиеся в строго формализованный классический документооборот, начинают быть все более востребованы.

А заказчики точно представляют, что требуется от таких решений?

Дмитрий Старков: Нет, не представляют. Как раз поэтому от нас, как от консультантов, ждут предложений. Если раньше это все нормально укладывалось в вертикаль власти и классическую переписку, служебки и т.д., то сейчас нужно оперативное взаимодействие для решения вопросов и может быть совершенно не важно, где человек находится и кому он административно подчиняется. Где бы не работал сотрудник (в офисе, в командировке, «фриланс») – ему нужно обеспечить единое рабочее пространство и единую и удобную среду взаимодействия со своими коллегами. И рамки «служебную записку написал – ответили»  становятся сдерживающим развитие фактором.

Часто понимания, как это сделать, нет, и это тоже один из сегментов развития наших консалтинговых услуг. Раньше мы объясняли, как перейти от бумажных документов к электронным, сейчас мы говорим, как отказаться от документарного взаимодействия, ограничиться взаимодействием через систему, но не для каждого же издавать приказ, писать служебную записку. Будьте проще – повысится оперативность, но при этом нужно задать определенные правила. Вот эти правила нужно выстраивать.

Полный текст интервью с Дмитрием Старковым.

Какие решения из входящих в СЭД на текущий момент самые востребованные?

Елена Олишевская: Стандартные – канцелярия, договоры, служебки, совещания. Здесь уже, наверно, не вопрос, какой востребованный модуль, а что внутри него есть интересного и неординарного. Например, один из знаменитых европейских брендов Efes – пивная группа, которая работает с Coca-cola, Pepsi. Мы заканчиваем автоматизацию договоров и договорных документов. Казалось бы стандартный модуль, но 154 (!) вида договоров и практически каждый живет совершенно автономной своей жизнью. Сложная задача. Сегодня мы структурируем категории, подкатегории, виды, потом опять меняем эти категории, виды, формы, шаблоны, уточняем. Интересная жизнь у данного проекта.

Хотят ли клиенты переходить к более прозрачным процессам?

Елена Олишевская: Хотят, потому что понимают, что жизнь ускоряется, ответственность за каждую долю ошибки повышается. Принятие решений и зона ответственности перемещается с руководителя на каждого сотрудника и ошибка каждого имеет значение.

И каждый раз, когда мы начинаем выяснять, какой же «жизнью» живет, например конкретный вид договора или процесс, появляются открытия. И вот эти открытия радуют и нас, и клиентов, потому что мы находим те зоны, о которых не всегда подозревали владельцы процессов и их пользователи. Это больной процесс, клиенту тяжело осознавать, что что-то не так в их процессах выстроенных и выстраданных годами. Признаваться в этом какой-то внешней компании – консультантам – еще тяжелее. Но если бы не хотели, то не заказывали бы проекты и не завершали бы! Можно было бы в самый пик проблем бросить проект. Но мы же проходим каждый раз пик и выходим на результат! Воистину – через тернии к звездам!..

Насколько компании сейчас формализованы в процессах?

Елена Олишевская: Наш опыт подсказывает, что чем больше компания, тем больше бюрократия. Она может быть здоровая или с перегибами. Больше бюрократии – меньше воли «творчества», а творчество подразумевает нестандартный путь. Нестандартный путь дает ошибку – человеческий фактор. Чем больше компания, тем больше она стремится к минимизации человеческого фактора и ошибки. Поэтому всё стандартизируется по максимуму. Даже если компании в ходе интервью, консалтинга определяют, что что-то не уточнено в процессах, то они стремятся быстро заполнить эту нишу или видоизменить процесс. Стремятся к максимальной формализации и бюрократии.

Да, есть место творчеству, есть место развитию. Но это, скорее, инвестиционные проекты, проекты развития, капитализации. Это не для тех задач, которые обеспечивают стабильную и надежную работу бизнеса – текущие задачи. Они должны работать на потоке – стабильно, четко, понятно и прозрачно. И чем больше логичной бюрократии (хотя «бюрократия» – плохое слово) в большой компании, тем прозрачнее работает компания.

Источник: DIRECTUM