Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Отраслевые особенности в документообороте

Исправить или аннулировать электронный документ. Что проще?

  1 комментариев Добавить в закладки

Все мы люди, и каждый из нас, хоть раз в жизни, допускал ошибки. Работая с огромными объемами информации, большими числами, кипами бумаг, внимание человека притупляется, и никакие современные системы, сервисы и технологии не гарантируют недопущения досадной ошибки, которая может привести к неприятным последствиям. Любой бухгалтер знает об этом не понаслышке.

Не секрет, что оформление бухгалтерских документов должно соответствовать требованиям действующего законодательства, при этом внесение исправлений в документы также подчиняется определенным правилам. На практике, работая с бумажными документами, гораздо проще уничтожить некорректный оригинал и оформить вместо него новый, нежели вносить поправки. Отследить это практически невозможно. Тем более что такой механизм исправления документов вполне себя оправдывает. Пытаясь правильно внести коррективы, можно допустить новые ошибки. Такой риск не приемлем.

Что изменилось с переходом на электронные документы?

Исправляем договор

В зависимости от характера неточности, внести исправления в бумажный договор можно несколькими способами:

●   составить новый документ, уничтожив предыдущую версию договора;

●   внести исправления в текст договора от руки;

●   составить дополнительное соглашение к договору;

●   составить протокол разногласий.

Все перечисленные варианты работают не зависимо от того, подписали вы документ со своей стороны или нет, и, тем более, они не зависят от способа доставки: почта или курьер.

В отличие от бумаги, обмен электронными договорами имеет ряд особенностей.

Предположим, вы составили электронный договор, подписали его электронной подписью и отправили контрагенту по электронной почте. Но контрагент выразил несогласие по некоторым пунктам договора, что можно сделать?! Как и раньше, просто выбрать один из возможных вариантов:

  1. Составить новый оригинал документа в электронном виде, аннулировав предыдущую версию, подписать документ электронной подписью и повторно отправить контрагенту по электронке.
  2. Составить дополнительное соглашение к договору в электронном виде.
  3. Составить электронный протокол разногласий и подписать договор с учетом данного протокола.

Поправить документ «от руки», т.е. просто внести изменения в имеющийся и отправить его повторно, не получится, так как документ был подписан электронной подписью, основной задачей которой является гарантия целостности и неизменности документа.

Рассмотрим другой кейс. Вы составили электронный договор, подписали электронной подписью и отправили через оператора электронного документооборота. В этом случае выбор варианта исправления договора будет ограничен возможностями сервиса, которым вы пользуетесь. Если все три варианта вам доступны, то выбор остается за вами.

Узнайте подробнее о функциональности сервиса у вашего оператора.

Какой способ доставки выбрать, электронную почту или сервис обмена оператора электронного документооборота также зависит от ваших предпочтений, никаких законодательных ограничений тут нет.

Напоминаем, возможность составления договора в электронном виде закреплена в Гражданском кодексе России (ст. 160 и 434).

Исправляем первичный документ

Исправление первичного документа – отдельная противоречивая история. Порядок исправления ошибок в бумажных первичных документах установлен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 и действующем на сегодняшний момент в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Вместе с этим Минфин России считает, что в первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских документов) вносить изменения можно только по согласованию с участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений (Письмо от 25.01.2012 № 07‑02‑06/9).

Многие эксперты считают иначе. Для уточнения данных в первичке, к ней необходимо составить акт по форме N ТОРГ-2 (или N ТОРГ-3), а затем в первоначальной накладной сделать отметку об актировании.

Вновь, отталкиваясь от того, что применимо на бумаге, имеем несколько вариантов исправления электронной первички:

  1. Составление нового электронного оригинала с параллельным аннулированием неправильного варианта.
  2. Составление акта об установленном расхождении в любой удобной для вас форме.
  3. Составление дополнительных первичных документов, например, в случае избыточной поставки товаров.

Учитывая нюансы транспорта для обмена электронными документами, описанные в части про договоры, выбираем электронную почту или сервис оператора.

Исправляем счет-фактуру

Казалось бы, исправление счетов-фактур должно вызывать меньше всего вопросов, так как для них жестко определен порядок. На практике все наоборот. Внести исправления в счет-фактуру можно двумя способами: составить корректировочный или исправленный счет-фактуру. Это справедливо и для документов в электронном виде. Именно тут и появляются вопросы, какой документ, когда правильно выставить. Для легкого восприятия представим варианты с помощью схемы:

На основании п. 1.3. разд. Порядка обмена электронными счетами-фактурами, утвержденного Приказом Минфина РФ N 50н, выставить и получить электронный счет-фактуру можно исключительно через оператора электронного документооборота. Все крупные сервисы, в том числе и Synerdocs, позволяют беспрепятственно работать как с корректировками, так и исправлениями.

Когда исправление важно

Не всегда уничтожение бумажного или аннулирование электронного документа закрывает все потребности в ситуациях внесения исправлений в документацию. Например, в случае подписания многостороннего договора гораздо быстрее будет составить и подписать протокол разногласий, нежели каждый раз формировать новый документ и отправлять его на согласование всем участникам сделки.

Часто в бизнес-отношениях требуется иметь под рукой всю историю изменения документации, в этом случае внесение поправок с соблюдением всех требований законодательства будет очень кстати.

Еще один кейс – это исправление фактур. Электронный счет-фактуру нельзя выставить задним числом, а это значит, что, отправив документ в течение установленного пятидневного срока, успеть обнаружить в нем неточности и сформировать новый, аннулировав при этом старый, можно просто не успеть. В этом случае однозначно следует воспользоваться корректировками и исправлениями.

***

С появлением различных сервисов трудно сказать, что процессы исправления документов стали значительно проще. Быстрее – да, а вот с простотой трудно согласиться. Скорее всего, связано это с тем, что внешний электронный документооборот еще не стал нашей полезной привычкой, и мы продолжаем пользоваться правилами работы с бумагой. Учитывая, что у каждого вида документа свои особенности работы с ним, порой, действительно, аннулировать неправильный документ и составить новый гораздо проще, легче и понятнее, чем соблюдать все правила внесения поправок в него. А что думаете вы?

Источник: Klerk.ru

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Валентина Писанова 14 июля 2014 г. 16:11  

На реальном проекте маршрут был разработан таким образом, что при отправке первички на доработку формировался новый документ, а старый удалялся.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев