Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Тренды, мобильность и контент в жизни

Как блокноты вредят бизнесу

  5 комментариев Добавить в закладки

«Что вы мне опять показываете? Вспомните, что я вам сделать поручал!» – такие возмущения руководители компаний разного масштаба обрушивают на своих сотрудников каждый день. Но виноваты ли сотрудники в том, что каждый раз делают не то, что было поручено?

Конечно, блокнот – верный спутник любого эффективного сотрудника на совещании. Каждая сказанная руководителем мысль должна быть записана, чтобы выполнить поручение точно и в срок. И собственную мысль блокнот поможет сохранить, чтобы не отвлекала от разговора с руководителем.

Так было всегда. Но мир переменился. Теперь блокноты только вредят бизнесу. Вы спросите почему? Давайте разберемся.

Итак, в понедельник руководитель прочитал почту, окунулся в проблемы и «на горячую» собрал сотрудников в своём кабинете. Обдумывать и ждать некогда, нужно делать. Опытный руководитель на ходу формулирует задачи. Сотрудники спешат записать поручения в свои блокноты. Кто-то успевает задавать вопросы.

Руководитель хочет скорее получить результат, быстро объясняет задачу с разных сторон. Много говорит. А, может, наоборот. Всего три емких слова – и в путь.

Хороший сотрудник старается услышать и понять каждую фразу. Надеемся, что наш сотрудник аудиал и хорошо запоминает то, что слышит.

Дальше он старается поскорее записать всё, что услышал, к себе в блокнот. Никто не видит, что на самом деле происходит на страницах. И, конечно, никто не будет ждать, когда сотрудник каллиграфическим почерком опишет все нюансы задачи.

Всё. Совещание окончено. Пора за работу. В лучшем случае руководитель попросит сотрудника повторить услышанное и на ходу бросит пару замечаний. Какие детали поручения успели попасть в блокнот? Какая цепочка действий нужна для решения задачи? Эта картина может сильно различаться в головах участников совещания.

Но это только начало истории.

Пройдёт день, сотрудник разгребёт текущие задачи и примется за поручение из блокнота. Стоп. Не очень разборчиво написано, и логика немножко потеряна. Ладно, это всё подождёт ещё день–два.

Прошло время, совсем скоро нужно будет показывать руководителю результаты исполнения поручения. Времени мало. Сотруднику нужно вспомнить хотя бы что-то и сразу начинать делать.

И, наконец, день отчета! Результат выводит руководителя из себя. Он ждал совсем другого!

Но давайте ещё раз задумаемся, какой путь искажений прошло это поручение?

  1. Руководитель перед сотрудниками фонтанировал идеями, не фиксировал их в четкие задачи. Произнёс все мысли подряд без критического осмысления. Хотя, разумеется, руководителю удалось сэкономить время на обдумывание и запись.
  2. Сотрудник услышал поток сознания в кабинете руководства, воспринял тоже всё, как смог. На ходу интерпретировал в голове в какую-то последовательность действий. Никто не проверит, в какую именно, ведь это всё в голове.
  3. Потом сотрудник в спешке записал полученные мысли в блокнот. Использовал сокращения, спецсимволы и замысловатые картинки. Они казались такими понятными на совещании, но потеряли всякий смысл уже через день.
  4. Наконец, прошло время, и сотрудник прочитал из блокнота свои записи. Но те мысли уже далеко, в голове новые задачи. Он вспомнил, что удалось вспомнить, и принялся выполнять.

Всего два человека породили целую серию искажений. А что в итоге? Несколько дней оплаченной работы потеряно для компании. Это простой, но не очевидный источник убытков.

Что делать?

Советую обязательно записывать поручения в простых (и обычно бесплатных) системах, которые позволяют работать с текстом одновременно с разных компьютеров, ноутбуков или смартфонов.

Руководителю очень важно записать поручение своими руками. В этот момент уже отсекается множество «шумов», то есть бесполезных поручений, которые, если задуматься, просто не нужны сейчас для компании.

По записанному тексту руководителю гораздо проще ответить хотя бы самому себе на два важнейших вопроса: зачем нам вообще нужно это поручение, и что именно мы ждём в результате его выполнения.

Сотрудник видит перед глазами текст, слышит его прочтение и может задать конкретные вопросы ещё до начала работ.

А дальше важно здесь же, на месте, спросить сотрудника, какие шаги он планирует предпринять, чтобы получить результат. И сразу становится ясно, возникло понимание задачи или ещё нет.

Эти шаги сотрудник своими руками записывает на своём ноутбуке или смартфоне в той же системе, в которой только что прочитал текст поручения. Теперь у него есть собственное руководство к действию. Руководитель не должен отбирать хлеб у сотрудника и записывать шаги за него.

Поручение записано в системе. Теперь его гораздо проще проверять. Его уже не забыть, и, главное, мы заранее определили для себя, какой именно ждем результат.

Систем для одновременной работы с поручением для руководителя и сотрудника много. Это большинство CRM-систем, это любимый мною бесплатный сервис Trello.com для электронных досок задач. Даже в бесплатном сервисе Google-документы можно работать над поручениями вместе.

Конечно, все эти способы системной работы с поручениями – только вершина айсберга. Ни одна программа не приживается без простой и понятной каждому методологии командной работы. Но это другая тема.

Расскажите, а как вы используете блокноты для работы с поручениями, может быть, у вас есть интересные находки?

Источник: Chel.ru

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Сергей Бушмелев 10 октября 2014 г. 18:48  

Почему-то напомнило сказку про мышей и кота. Да, ту, в которой маленький мышонок предлагает коту повесить на шею колокольчик, чтобы мыши заранее слышали, что кот идет. К чему я это? А вот к чему:

В юзер стори видим:

и «на горячую» собрал сотрудников в своём кабинете. Обдумывать и ждать некогда, нужно делать. Опытный руководитель на ходу формулирует задачи. Сотрудники спешат записать поручения в свои блокноты. Кто-то успевает задавать вопросы. Руководитель хочет скорее получить результат, быстро объясняет задачу с разных сторон. Много говорит. А, может, наоборот. Всего три емких слова – и в путь.

Что предлагает автор:

Руководителю очень важно записать поручение своими руками.

Вы сами говорите, что руководитель любит все делать на горячую руки и давать поручения голосом, а потом вдруг предлагаете ему самому писать текст поручения? Вы точно уверены, что сможете надеть коту на шею колокольчик заставить руководителя сменить стиль работы? Чтоб он с пылких совещаний перешел на работу в письменной форме?

 

Ну, а если его заставили таки работать с текстом (наверное, как того зайца научили зажигать спички, потому что... ну. вы сами знаете), то почему это обязательно делать в какой-то системе? И электронная почта сойдет, и даже бумажные резолюции. Разные методы и системы работы с задачами имеют разные удобства и разную стоимость (включая и стоимость внедрения и популяризации среди сотрудников). Можно ограничиться почтой, можно внедрить СЭД, можно найти другую систему. Не исключено, что для работы с разными типами задач будут использоваться разные инструменты. Но во всех случаях в организации уже должна быть культура работы с текстовой информацией, и руководитель не является исключением, и свои задачи отливает в граните текстовой форме. Тогда первая часть статьи про совещания и постановку задачи в устной форме явно не из этой истории.

Михаил Кузьмин 11 октября 2014 г. 14:23  

Дело не в блокнотах, а в плохой организации :)

Anna Dolganova 16 октября 2014 г. 16:54  
Солидарен с обоими комментариями. Написал свой пост-комментарий по теме: http://www.pcweek.ru/its/blog/ecm/6998.php

Интересный пост, у нас в основном используется "после получения устного поручения, сотрудник должен сформулировать задание в письменном виде и отправить это начальнику на согласование". При необходимости корректировка задания происходит уже в процессе согласования. Опять-таки, в процессе выполнения задания можно раз-два продемонстрировать о готовой части работы, так сказать, показать что процесс идет успешно.

Вы сами говорите, что руководитель любит все делать на горячую руки и давать поручения голосом, а потом вдруг предлагаете ему самому писать текст поручения?

Согласна полностью, как и с "плохой организацией". Но ведь раз такое ведение дел профита не дает, может стоит эту проблему озвучить руководителю? Мы ж работаем на результат, и если устная выдача работ не приносит должного результата, то это явный признак того, что стоит что-то менять.

Александр Сидоренков 17 октября 2014 г. 12:52  
Расскажите, а как вы используете блокноты для работы с поручениями, может быть, у вас есть интересные находки?

По этой теме уже давно все придумано - протоколы совещаний.

1. Это уже отработанный процесс, несущий в себе готовую методологию или как сейчас модней говорить - правильную культуру проведения совещаний. Т.е. мы убиваем двух зайцев - прививаем руководителю "правильную" модель работы с поручениями, родившимися на совещании, а так  же фиксируем все это в бумажном виде или в СЭД (не принципиально).

2. В  отличие от trello и тому подобных инструментов (в которых на мой взгляд есть "фишки", но нет методологии) протокол совещаний методологически "заточен" под две стороны - автора поручений (видит картину в целом) и исполнителей (видят свои частные задачи). Подчеркну, что для автора важно видеть все поручения в целом, а не согласовывать каждое поручение индивидуально с исполнителем как предлагалось выше.

3. Протоколы обычно согласуются. Вот здесь и идет уточнение поручений и их формализация.

4. Впоследствии протоколы относительно легко ищутся и идентифицируются (у них обычно есть номер, вид совещания и т.п.). С поручениями из блокнотов или из trello это сложнее.

5. Есть хорошая практика - на новом совещании анализировать результаты исполнения поручений предыдущего. Здесь так же оказывает очень полезной практика ведения протоколов.

 

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев