Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Как оценить эффективность ЕСМ?

  2 комментариев Добавить в закладки

Проблема оценки эффективности затрат на ECM-, ERP-, CRM- и иные системы поддержки бизнес-процессов проистекает из объективной невозможности измерить их прямое влияние на прибыль. О механике отслеживания эффективности применения ECM-системы в организации – Ольга ПОДОЛИНА, аналитик компании «Ай-Теко».

Ольга ПОДОЛИНА, аналитик компании «Ай-Теко»Традиционные методики анализа эффективности использования активов, прямо участвующих в создании прибавочной стоимости, к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Дело в том, что расходы на информационные системы, включая и ECM,  – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве всегда совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Причем внедрение ECM-системы непременно сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат.

Особенности анализа эффективности использования системы ECM связаны с тем, что ее влияние на финансовые результаты носит не прямой, а косвенный характер, и осуществляется оно через цепочку причинно-следственных связей. Так, внедрение ECM-системы порождает следующие эффекты:

  • улучшается обеспечение всех сотрудников необходимой информацией;
  • появляется возможность усовершенствовать операционные процессы (разработку новых продуктов и услуг, производство, отношения с поставщиками, доставку товаров и пр.);
  • наличие инструментов работы с неструктурированной информацией позволяет лучше учитывать потребности клиентов и предоставлять им продукцию и услуги более высокого качества;
  • понимание потребностей клиентов дает возможность привлекать новых и сохранять старых клиентов, повышать объем продаж каждому из них, а также их прибыльность;
  • увеличение количества клиентов и прибыльности каждого клиента приводят к росту совокупной прибыли.

Таким образом, внедрение ECM-системы – это только первый шаг к улучшению всей деятельности компании. Для достижения реального эффекта нужно выполнить множество дополнительных условий. И для его измерения необходимо оценивать весь комплекс изменений трудовых и материальных затрат после внедрения системы ЕСМ, причем еще и на протяжении некоторого времени. Детальная модель оценки часто оказывается неоправданно сложной и трудоемкой, поэтому обычно ограничиваются частными оценками.

Внедрение ECM-системы должно идти в русле ECM-стратегии, которая является разделом стратегии управления информацией (не путать с ИТ-стратегией!), разработанной в соответствии с общей бизнес-стратегией компании. При этом следует учитывать, что информационные системы эффективны для реализации той конкретной стратегии, для которой они были созданы. Если стратегическое соответствие обеспечено – ИТ-системы оказываются высокоэффективными. Если же такого соответствия нет, они благополучно работают и выполняют свои задачи, но ярко выраженного эффекта не дают. Поэтому для достижения стратегического соответствия ECM-системы нужно настраивать.

Готовой методологии не существует, но мы над ней работаем. Первый шаг – создание методики выработки ECM-стратегии на основе бизнес-стратегии, описанной в методологии сбалансированной системы показателей. Через стратегическую карту можно проследить причинно-следственные связи и определить, автоматизация каких именно процессов работы с информацией даст не просто количественное улучшение показателей, а качественный рывок в деятельности.

В конечном счете единственный объективный критерий эффективности внедрения ЕСМ-системы – улучшение показателей деятельности, предусмотренное общей бизнес-стратегией предприятия. 

См. так же

Как оценить эффективность ECM-проектов?

Примеры эффекта от внедрения ECM-систем. В продолжение вебинара DOCFLOW

 

Источник: ИКС-медиа

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Михаил Романов 28 ноября 2012 г. 08:24  
Готовой методологии не существует
Видимо, это основная мысль статьи.
А т.к. про паоытки анализа эффективности ECM я слышу последние 8 лет (сколько слежу - столько и слышу), то мой скепсис по поводу возможности ее создания в принципе не уменьшается.
Елена Питомцева 28 ноября 2012 г. 09:24  

Но потребность-то есть, поэтому и движение в эту сторону будет. Даже математические "нерешаемые" задачи находят решение. А тут, возможно, найти несколько методик решающих задачу в приближении и выбрать лучшую.

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев