Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Как организовать работу в СЭД. Разработка и внедрение нормативных документов по электронному документообороту

  1 комментариев Добавить в закладки

Е. В. Романченко,
руководитель проекта по организации единого документооборота
ООО «Компания БКС»

В прошлой статье [прим ред. журнал Современные технологии документооборота и делопроизводства №2] мы акцентировали внимание на том, как важно регламентировать процессы к моменту внедрения системы электронного документооборота (далее – СЭД) на предприятии, а также привели пример разработанного внутреннего нормативного акта по обработке и регистрации входящей корреспонденции.

Сегодняшняя статья посвящена связанному процессу подготовки, регистрации и отправки исходящей корреспонденции, при разработке которого есть несколько ключевых аспектов, на которые хочется обратить особое внимание.

Системный подход к управлению документами

Если рассматривать управление документами в организации на соответствие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, то оно должно включать процедуру по распределению ответственности и полномочий по управлению документами.

Системный подход к управлению документами позволяет организации создать информационный ресурс деловой деятельности, который будет поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Так, работа с исходящей корреспонденцией может быть построена по принципу централизации либо носить децентрализованный характер.

В первом случае (централизованный подход) построение процесса возможно в малых организациях, где руководитель «успевает» управлять всем потоком информации, либо в организациях с управляемостью процессов или низкой зрелостью. Децентрализованный подход чаще применяется в средних и крупных организациях, при этом рекомендуется производить закрепление областей ответственности за теми или иными руководителями в соответствии с профилями их деятельности, а также с функциональными обязанностями.

Разработка нормативного документа, регламентирующего работу с исходящими документами в СЭД

Закрепление зон ответственности может оформляться через распорядительный документ либо путем создания соответствующего внутреннего нормативного акта. В случае решения вопроса о наделении полномочиями по подписанию документов полномочия обычно закрепляются путем оформления соответствующей доверенности.

Также при регламентации работы с перепиской важно закрепить типовые сроки подготовки ответа на входящий документ, что позволит сделать процесс контролируемым, определив исходные сроки исполнения.

Некоторые исходящие письма содержат информацию, которую необходимо перед отправкой согласовать с уполномоченными руководителями предприятия.

Вопрос согласования проекта исходящего документа перед подписанием, регистрацией и отправкой можно отразить либо в самом регламентном документе по исходящей корреспонденции, либо вынести в отдельный нормативный акт по процессу согласования (если отражать процесс как унифицированный для всех документов, подлежащих согласованию).

Очень важно на уровне регламента установить перечень визирующих (с указанием рассматриваемых ими вопросов) и уровень утверждения, а также нормативные сроки, отведенные на согласование документа. В противном случае можно получить хаос в СЭД: документы на согласование руководителям будут направляться по личному усмотрению сотрудников-авторов, от одного подразделения в списке визирования могут оказаться все имеющиеся сотрудники, а согласовываться документ может бесконечно.

Чтобы изначально задать условия для упорядочения процесса согласования, необходимо назначить контролирующее подразделение (например, отдел делопроизводства), которое будет обладать соответствующими полномочиями и нести ответственность за проверку корректности составления списка визирования, соблюдение требований к оформлению документов, осуществлять контроль сроков согласования. При дальнейшем повышении уровня зрелости процессов предприятия в области управления документами контролирующее подразделение может быть наделено дополнительными полномочиями.

Рассмотрим все выше сказанное на примере приведенного нормативного акта, который разрабатывался для предприятия с целью внедрения новых процедур оформления документов в СЭД.

 

Описание процесса подготовки, регистрации и отправки исходящей корреспонденции
(далее – Процесс)

 

1.   Термины, определения и сокращения.

Автор документа – сотрудник или руководитель, инициировавший оформление документа в системе электронного документооборота.

Адресат – физическое или юридическое лицо, являющееся получателем почтового отправления.

Деловое письмо – инструмент управления организации, служит для прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Контрагент в рамках настоящего Процесса под контрагентом понимается юридическое или физическое лицо, с которым Общество ведет переписку.

Конфликтный проект документа – проект документа, при оформлении которого возникли разногласия Автора и визирующего/утверждающего документ.

Общество – юридическое лицо, осуществляющее деятельность в соответствии с  законодательством Российской Федерации, ведущее подготовку и регистрацию исходящих документов в системе электронного документооборота.

Отправитель (адресант) – физическое или юридическое лицо, адресующее почтовое отправление кому-либо.

Основной визирующий – визирующий, первоначально включенный в список визирования (электронный лист согласования) на основании нормативно закрепленных полномочий.

ПД – подразделение делопроизводства Общества/сотрудники, ответственные за делопроизводство, осуществляющие прием, рассмотрение, проверку корректности оформления и регистрацию корреспонденции.

Подписант сотрудник Общества, наделенный правом подписания документов.

Регистрация документазапись учетных данных о документе с присвоением отдельного исходящего/входящего номера в электронной базе и на бумажном  носителе – оригинале (копии) документа.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения.

Справочник контрагентов – электронная база данных, содержащая сведения о контрагентах Общества.

Статус документа промежуточное или конечное состояние проекта документа в системе электронного документооборота. Возможны следующие статусы: Черновик (новый документ), На доработке (проект документа, возвращенный Автором в работу со статуса Согласование/Утверждение), Согласование, Утверждение, Удалено, Отказано (в случае принятия решения об отказе от дальнейшего оформления), Отложено (в случае временного прекращения работы с документом).

СЭД – система  электронного документооборота.

ЮЛ – юридическое лицо – организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает этим имуществом по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Должно иметь самостоятельный баланс или смету. 

2.   Общие положения.

2.1.         Назначение.

Настоящий Процесс устанавливает порядок работы с исходящей корреспонденцией.

Настоящий Процесс разработан в целях упорядочения процедуры обработки исходящей корреспонденции, определения состава должностных лиц и подразделений, участвующих в процедуре, и определения функций, выполняемых этими подразделениями в рамках указанной процедуры.

2.2.         Область применения.

Действие настоящего Процесса распространяется на корреспонденцию, направляемую Компанией во внешние, контролирующие и регулирующие организации, а также в адрес физических лиц.

Процесс предназначен для:

  • подразделений Общества, осуществляющих подготовку проектов исходящих документов;
  • должностных лиц, осуществляющих согласование и подписание подготовленных исходящих документов;
  • ПД, осуществляющих обработку, проверку корректности оформления и регистрацию исходящей корреспонденции.

2.3.         Условия и ограничения.

Предварительное условие выполнения процесса – наличие в Обществе документации, требующей отправки:

  • в инициативном порядке для решения вопросов, возникающих в процессе основной деятельности Общества;
  • во исполнение указаний контролирующих и регулирующих организаций;
  • в качестве официального ответа в ответ на запросы внешних организаций;
  • во исполнение указаний руководства Общества.

Конечным результатом исполнения процесса является подготовленный к отправке подписанный и зарегистрированный в установленном настоящим Процессом порядке исходящий документ.

2.4.            Нормативные ссылки:

  • «Описание процесса исполнения поручений»;
  • «Инструкция пользователя СЭД»;
  • «Описание процесса создания номенклатуры дел»;
  • «Описание процесса ведения Справочника контрагентов»;
  • «Описание процесса согласования документов»;
  • «Перечень зон ответственности».

3.    Владелец Процесса.

5.3.            Владельцем процесса является ПД.

5.4.            Изменения и дополнения в настоящий Процесс вносятся только по согласованию с Владельцем процесса.

4.    Определение участников процесса.

При осуществлении Процесса устанавливаются следующие функциональные роли и обязанности:

Роль

Функциональные обязанности

Должность

Автор

-         Подготовка проекта документа, включая необходимые сопроводительные материалы;

-         направление проекта документа в ПД;

-         своевременно отвечает на комментарии ПД, Визирующих, Утверждающего при согласовании проекта документа в СЭД;

-         доработка документа по замечаниям ПД, Визирующих, Утверждающего или подписанта;

-         создание карточки Контрагента в БД «Справочник контрагентов»;

-         актуализация информации в карточке Контрагента в БД «Справочник контрагентов»;

-         подготовка пакета документов к отправке

Любой сотрудник Общества, осуществляющий подготовку исходящего документа

ПД

-         проверка проекта исходящего документа на наличие орфографических и иных ошибок;

-         проверка соблюдения Автором требований  к составу и оформлению реквизитов документа, включая наличие на документе фамилии исполнителя и номера его телефона;

-         проверка наличия приложений по количеству и составу;

-         изготовление исходящего документа на бланке организации установленного образца или ином (указанном в карточке проекта документа в СЭД);

-         контроль полноты списка визирующих при согласовании проекта исходящего документа в СЭД;

-         передача исходящего документа на подписание должностному лицу в соответствии с его полномочиями;

-         контроль возврата подписанного документа;

-         сканирование подписанного документа и размещение сканированного образа в карточку документа в СЭД;

-         присвоение регистрационного номера исходящему документу;

-         прием документа для отправки и осуществление отправки документа;

-         формирование дела с перепиской

Сотрудник подразделения ПД, либо

секретарь, либо иной сотрудник Общества, ответственный за ведение делопроизводства

Подписант

В рамках настоящего Процесса подписание оформленных должным образом исходящих документов

Руководитель Общества  в соответствии с уставом или учредительным договором (Генеральный директор) либо лицо, исполняющее его обязанности на основании «Перечня зон ответственности»

Визирующий

Визирование проекта документа в СЭД в рамках своих полномочий

 

Руководители/сотрудники Общества, наделенные полномочиями по рассмотрению документов

Утверждающий

Принятие решения по проекту документа в СЭД

Руководитель Общества  в соответствии с уставом или учредительным договором (Генеральный директор) либо лицо, исполняющее его обязанности на основании Приказа / Руководители Общества в соответствии с «Перечнем зон ответственности»

Ответственный за проставление печати

Заверение подписи Руководителя круглой печатью Общества

Сотрудник, назначенный Приказом Ответственным за хранение и проставление печати

Первый руководитель

Принятие решения по конфликтным документам

Руководитель высшего звена, наделенный соответствующими полномочиями

5.    Осуществление процесса.

5.1.                       Стадия подготовки.

5.1.1.         Принятие решения о подготовке проекта исходящего документа.

5.1.1.1.                       Решение о подготовке проекта исходящего документа принимает руководитель, в адрес которого было направлен входящий документ, требующий ответа, а также иные должностные лица, уполномоченные принимать решения по подготовке ответа в контролирующие, регулирующие государственные органы и организации, либо должностное лицо, подготовившее документы для отправки куда-либо для решения вопросов, возникающих в процессе основной деятельности Общества.

5.1.1.2.                       После принятия решения о подготовке проекта исходящего документа Автор обязан убедиться в том, что в БД «Справочник контрагентов» имеется карточка соответствующего Контрагента, а также в том, что информация в карточке является корректной и актуальной на текущий момент времени. В случае отсутствия информации о контрагенте либо при наличии неактуальной информации Автор документа руководствуется положениями «Описания процесса ведения Справочника контрагентов».

5.1.1.3.                       Результатом выполнения этапа принятия решения о подготовке проекта исходящего документа является принятое решение.

5.2.         Стадия реализации.

5.2.1.         Составление проекта исходящего документа.

5.2.1.1.                       Подготовка проекта исходящего документа осуществляется Автором на основании решения о необходимости подготовки проекта документа.

5.2.1.2.                        При этом Автор осуществляет следующие действия:

  • знакомится (при наличии) с содержанием входящего документа, на который необходимо подготовить ответ, либо с иными документами, являющимися основанием для подготовки исходящего письма;
  • готовит проект письма и приложения к нему;
  • выясняет или уточняет реквизиты адресата (адрес, должность, Ф.И.О. адресата и т.п.), по которым будет отправляться исходящее письмо;
  • оформляет проект исходящего документа в электронном виде в текстовом редакторе с соблюдением требований к составу и оформлению реквизитов либо при необходимости согласования документа заполняет карточку проекта документа, прикрепляет к ней файл с исходящим письмом, формирует список визирования (электронный лист согласования) и уровень утверждения на основании нормативно закрепленных полномочий сотрудников (Приложение № 1 к настоящему Процессу).
  • направляет проект исходящего документа по электронной почте (если предварительное согласование не требуется) или карточку проекта документа в СЭД (при необходимости предварительного согласования исходящего документа в соответствии с Приложением № 3) на визирование.

Примечание: если Автор проекта исходящего документа является Ответственным исполнителем, то он обязан организовать работу по подготовке проекта документа с привлечением соисполнителей – сотрудников своего или других подразделений.

5.2.1.3.                       При согласовании проекта исходящего документа в СЭД Автор в карточке документа формирует Сопроводительную записку, где указывается:

●   цель оформления документа;

●   вид бланка, на котором должен быть изготовлен документ (если он отличается от установленного образца);

●   количество экземпляров оформляемого документа (если экземпляров более одного);

●   способ отправки документа.

5.2.1.5.    Автор несет ответственность за указание актуальных реквизитов, а также за корректность и полноту содержания подготовленного документа и приложений к нему.

5.2.1.6.    Результатом выполнения этапа работы является проект исходящего письма, отправленного по электронной почте в ПД или в СЭД на согласование.

5.2.2.         Визирование проекта документа  в СЭД.

5.2.2.1.                        В СЭД производится параллельное согласование всеми назначенными визирующими.

5.2.2.2.                        ПД является обязательным участником процесса согласования и осуществляет общий контроль за процессом согласования проектов документов, направленных на визирование и утверждение.

5.2.2.3.                        Стандартный срок на рассмотрение визирующими проекта документа в СЭД составляет 2 рабочих дня. При этом визирующий обязан ознакомиться с проектом документа, завизировать его или написать комментарий по сути проекта документа в соответствии с закрепленными полномочиями.

5.2.2.4.                        Каждый визирующий рассматривает проект документа только в рамках закрепленных полномочий, изложенных в Приложении № 1 к настоящему Процессу.

5.2.2.5.                        Визирующий может написать комментарий по сути проекта в рамках закрепленных полномочий в адрес Автора, Визирующего, Утверждающего.

5.2.2.6.                       Комментарий, написанный визирующим вне рамок закрепленных полномочий, считается рекомендательным и может быть принят к сведению участниками процесса согласования. Не рекомендуется написание комментариев не по сути документа и вне полномочий в виде: «После ознакомления», «После рассмотрения всеми визирующими» и т. п.

5.2.2.7.                       Основной визирующий вправе делегировать право рассмотрения проекта документа другому визирующему, при этом ответственность за принятое решение остается за Основным визирующим. При делегировании права рассмотрения проекта документа должно соблюдаться условие административного подчинения сотрудника, на которого производится замена,  Основному визирующему. Замена на другого визирующего должна производиться не позднее 1 рабочего дня с момента поступления проекта документа на визирование.

5.2.2.8.                       Если в процессе согласования от визирующего Автору поступил комментарий по сути документа, но Автор не соглашается с доводами Визирующего и отказывается вносить изменения в проект документа, такой проект документа считается конфликтным. Конфликтный проект принудительно направляется сотрудником ПД на утверждение Первому руководителю после того, как были получены все необходимые визы и комментарии, а также был сделан Автором комментарий с просьбой направить проект на утверждение.

5.2.2.9.                       Завизированный всеми визирующими проект документа автоматически переводится СЭД в статус Утверждение.

5.2.2.10.                   Результатом выполнения этапа работы является согласованный/конфликтный проект документа с комментарием Автора, перешедший в статус Утверждение.

5.2.3.         Утверждение проекта документа в СЭД:

5.2.3.1.                        Утверждающий, которому проект документа поступил на рассмотрение, имеет право:

●   утвердить проект документа;

●   написать к проекту документа комментарии в адрес Визирующих/Автора;

●   направить проект документа на дополнительное согласование, выбрав дополнительного визирующего из списка сотрудников;

●   направить проект документа на доработку Автору с комментарием или без комментария;

●   направить проект документа в статус «Отказано» или «Отложено» с комментарием или без комментария.

5.2.3.2.                       После утверждения в электронном виде и присвоения документу регистрационного номера документ подлежит изготовлению на бумажном носителе.

5.2.3.3.                       Результатом выполнения этапа работы является завизированный и утвержденный в СЭД, подготовленный к оформлению на бумажном носителе проект исходящего документа.

5.2.4.         Формирование бумажной версии.

5.2.4.1.                        Оформление документа на бумажном носителе осуществляется сотрудником ПД после:

●   предварительной проверки проекта исходящего документа, направленного по электронной почте;

●   утверждения проекта исходящего документа в СЭД и присвоения ему регистрационного номера.

5.2.4.2.                        При этом ПД осуществляет следующие действия:

●   распечатывает на бланке установленного (или указанного) образца окончательный вариант документа с приложениями (если документ подлежит изготовлению на бланке) в необходимом количестве экземпляров;

●   проставляет на документе исходящий регистрационный номер (если документ проходил предварительное согласование в СЭД).

5.2.4.3.                        Указанные реквизиты проставляются в специально предназначенном для проставления номера и даты месте бланка письма. Регистрационный индекс (исходящий номер) состоит из букв «исх», порядкового номера документа, цифрового индекса, присвоенного Обществу, и двух последних цифр текущего года.

5.2.4.4.                        Результатом выполнения этапа работы является изготовленный на бумажном носителе и переданный на подписание исходящий документ.

5.2.5.         Подписание документа.

5.2.5.1.                        Подписание документа на бумажном носителе осуществляется Подписантом в соответствии с полномочиями.

5.2.5.2.                        Передача подготовленного документа на подписание осуществляется сотрудником ПД.

5.2.5.3.                        В соответствии со своими полномочиями Подписант имеет право:

●   подписать документ;

●   вернуть документ на доработку Автору с правками (если документ не проходил согласования в СЭД);

●   потребовать дополнительную информацию по подготовленному документу.

5.2.5.4.                        В случае аргументированного отказа Подписанта от подписания документа, не проходившего согласования в СЭД, и возврата с его с правками в ПД, документ в тот же день возвращается Автору для внесения правок или доработки. Последующая версия документа подготавливается Автором с учетом правок и повторно представляется на подписание вместе с первоначальным проектом документа, в который ранее были внесены правки.

5.2.5.5.                        Стандартным сроком рассмотрения и подписания Подписантом исходящего документа считается 1 рабочий день. Срочные документы могут быть подписаны Подписантом в приоритетном порядке, при этом сотрудник ПД обязан поставить в известность Подписанта о срочности документа.

5.2.5.6.                        Подписанные документы возвращаются в ПД.

5.2.5.7.                        Результатом выполнения этапа работы является подписанный Подписантом исходящий документ.

5.2.6.         Проставление печати.

5.2.6.1.                        В случае необходимости на подписанный документ проставляется печать (в соответствии с  Приложением № 4 к настоящему Процессу).

5.2.6.2.                        Заверение печатью подписи осуществляется Ответственным за печать в течение 1 дня с момента подписания документа.

5.2.6.3.                        При этом Ответственный за печать обязан:

  • проверить наличие подписи Подписанта во всех необходимых местах документа;
  • удостовериться, что подпись является оригинальной;
  • заверить документ печатью;
  • проставить печать на месте прошивки документа (с обратной стороны), если документ прошит.

5.2.6.4.                        Печать при проставлении должна захватывать часть подписи, а не закрывать ее полностью.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

  • проставлять печать на не согласованные документы, требующие обязательного согласования (см. Приложение № 3 к настоящему Процессу).
  • проставлять печать на неподписанные документы;
  • проставлять печать на документы, подписанные неуполномоченным лицом;
  • проставлять печать на неоригинальную подпись Подписанта.

5.2.6.5.                        Результатом выполнения этапа работы является проставленная на документы печать и передача полностью оформленных документов на регистрацию.

5.2.7.         Регистрация исходящего письма.

5.2.7.1.                        Если документ не проходил согласование в СЭД, то его регистрация производится ПД после подписания документа руководителем.

5.2.7.2.                        При этом ПД осуществляет следующие действия:

  • заполняет в СЭД регистрационную карточку исходящего документа, где указывает сведения о документе (тема, содержание исходящего документа (прикрепляется сканированная копия подписанного документа), дату и регистрационный номер входящего документа, ответом на которое является данное письмо (при наличии), адресата, наличие приложений, способ доставки;
  • присваивает исходящий регистрационный номер;
  • проставляет на бланке подписанного исходящего документа штамп, где указывает регистрационный индекс и дату регистрации документа.
  • изготавливает копию отправляемого документа для подшивки в соответствующее дело.

5.2.7.3.                        Указанные реквизиты проставляются в специально предназначенном для проставления номера и даты месте бланка письма в соответствии с требованиями п. 5.2.4.3. настоящего Процесса.

5.2.7.4.                        Если документ проходил согласование в СЭД, то после подписания документа на бумажном носителе ПД обязан:

  • разместить в карточку документа отсканированную версию подписанного исходящего документа (изображение должно быть четким);
  • изготовить и подшить в соответствующее дело копию исходящего документа.

5.2.7.5.                        Зарегистрированные документы ПД передает Автору для формирования пакета для отправки.

5.2.7.6.                        Результатом выполнения этапа регистрации исходящей корреспонденции являются зарегистрированные на бумажном носителе документы и заполненные регистрационные карточки документов в СЭД.

5.3.         Стадия завершения.

5.3.1.         Отправка исходящего документа.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ отправка незарегистрированных исходящих документов.

5.3.1.1.                       При формировании пакета для отправки Автор:

●   проверяет наличие на исходящем документе регистрационного номера, подписи, печати (если на документе должна быть проставлена печать), всех необходимых приложений;

●   упаковывает отправляемые документы в конверт, на который наносит адресные данные получателя (адресата);

●   передает сформированные для отправки пакеты в ПД под роспись в реестре.

5.3.1.2.                       Документы должны быть отправлены в день их получения ПД или на следующий рабочий день, в случае предоставления документа для отправки во второй половине рабочего дня.

5.3.1.3.                       Необходимость отправки документов с использованием конкретного вида доставки (почта, заказная почта, служба срочной доставки, нарочным и др.) определяется Автором.

5.3.1.4.                       Отправка документа осуществляется в соответствии с использованием следующих видов связи:

●   через почтовые отделения;

●   фирмами, оказывающими сервисные услуги по экспресс-доставке;

●   по факсимильной связи;

●   курьерами внешних организаций;

●   по электронной почте;

●   непосредственно должностными лицами и сотрудниками Общества.

5.3.1.5.                       В случае отправки документа по факсимильной связи, электронной почте, как правило, адресату осуществляется досылка оригинала документа на бумажном носителе.

5.3.1.6.                        В случае возврата ранее отправленной корреспонденции ПД обязано информировать Автора о фактах и причинах возврата документов.

5.3.1.7.                       Копия отправленного исходящего документа подшивается в соответствующее дело.

5.3.1.8.                       Результатом выполнения этапа отправки исходящего документа является отправленный в соответствии с требованиями настоящего Процесса документ.

 

Приложение № 1

К Описанию процесса подготовки, регистрации и
отправки исходящей корреспонденции

Полномочия сотрудников Общества
по согласованию и утверждению проектов исходящих писем в СЭД

1.      Настоящие Полномочия распространяются на все виды исходящих писем, проходящих согласование в СЭД.

2.      Проект документа должен в обязательном порядке визироваться следующими должностными лицами:

Список обязательных Визирующих

Тематика

Функциональная роль / должность

Предмет визирования

По вопросам:

гарантийных обязательств Общества;

организации  конкурсов и тендеров.

Финансовый директор

Подтверждение  соответствия исходящего документа принципам экономической политики Общества

Все исходящие документы Общества

Руководитель юридической службы

Соблюдение требований действующего законодательства;

Оценка  и минимизация правовых рисков;

Подтверждение соответствия сути исходящего документа принципам политики Общества в области права.

По вопросам:

постановки и ведения бухгалтерского и налогового учета;

проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, документальных ревизий.

Главный бухгалтер

Подтверждение соответствия процедур по учетной политике Общества требованиям законодательных актов, контролирующих и регулирующих органов по бухгалтерскому и налоговому учету

Все документы

Непосредственный административный руководитель Автора

Подтверждение целесообразности и корректности оформления документа

По вопросам:

-  корректности оформления документа;

-  полноты и корректности списка визирования (электронный лист согласования).

 

Руководитель ПД

Отсутствие орфографических и иных ошибок;

Подтверждение правильности и полноты реквизитов;

Подтверждение полноты и корректности списка визирования.

3.      Проект исходящего письма может визироваться дополнительными (профильными) визирующими в соответствии с тематикой документа:

Тематика

Функциональная роль

Предмет визирования

По вопросам:

- социального обеспечения;

- пенсионного обеспечения;

- медицинского страхования;

- воинского учета;

- кадрового учета.

 

Руководитель подразделения по работе с персоналом

Подтверждение  соответствия содержания документа требованиям трудового законодательства и другим законодательным актам, регулирующим вопросы социального, пенсионного обеспечения, медицинского страхования, воинского учета и пр.

 

Осуществление взаимодействия со средствами массовой информации по вопросам освещения деятельности Общества в печатных изданиях.

 

Пресс-секретарь

Корректность содержания и характер информации об Обществе, размещаемой в информационных источниках.

 

 

4.      Все исходящие письма в СЭД утверждаются Генеральным директором Общества вне зависимости от того, кто является подписантом.

 

Приложение № 2

К Описанию процесса подготовки, регистрации и
отправки исходящей корреспонденции

Виды документов,
на которые распространяется действие настоящего процесса

Служебное письмо:

●   Сопроводительное письмо,

●   Письмо-просьба,

●   Письмо-запрос,

●   Письмо-ответ,

●   Письмо-сообщение,

●   Письмо-подтверждение,

●   Информационное письмо,

●   Гарантийное письмо,

●   Письмо-извещение,

●   Письмо-приглашение,

●   Письмо-предложение,

●   Письмо-напоминание,

●   Письмо-требование,

●   Письмо-благодарность,

●   Письмо-поздравление;

o    Телеграмма;

o    Телекс;

o    Факсограмма (факс);

o    Телефонограмма;

o    Электронное сообщение.

                                                                      

Приложение № 3

К Описанию процесса подготовки, регистрации и
отправки исходящей корреспонденции

 

Тематика исходящих документов, подлежащих обязательному согласованию

 

Подлежат обязательному согласованию следующие документы:

- ответы на запросы и запросы в контролирующие и регулирующие организации;

- документы, затрагивающие компетенцию двух и более подразделений;

- документы, адресатом которых является особо значимое лицо или государственный деятель;

- документы, подразумевающие гарантийные обязательства, а также включающие цены, тарифы, прочие финансовые вопросы;

- документы, содержащие сведения о маркетинговой политике, аналитику, отчеты.

 

Приложение № 4

К Описанию процесса подготовки, регистрации и
отправки исходящей корреспонденции

 

Перечень документов, на которые проставляется круглая печать Общества

 

1.      Справки и характеристики с места работы.

2.      Выписки из приказов.

3.      Гарантийные письма.

4.      Командировочные удостоверения.

5.      Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

6.      Договоры о полной материальной ответственности.

7.      Гражданско-правовые договоры и акты.

8.      Представления и ходатайства.

9.      Грамоты и свидетельства, выдаваемые работникам.

10.  Служебные удостоверения.

11.  Архивные копии и архивные справки.

12.  Доверенности.

13.  Штатные расписания.

14.  Инструкции, положения, правила и другие локальные акты Общества.

15.  Трудовые книжки.

16.  Отчетные документы, предоставляемые в регулирующие и проверяющие организации.

Рекомендуем

Узнайте больше про ECM из вебинаров

 

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", №3, 2011

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Людмила Рубцова 02 мая 2011 г. 12:21  

п.4. приложения 1 - сомнительно. Такой вид документа,  как письмо не требует наличия грифа утверждаю.  Созданный в СЭД проект письма м.б. утвержден, а точнее одобрен, как окончательный, Подписантом (в роли которого может выступать и генеральный директор, в том числе)  для инициации начала  процесса работы с исходящим документом в ПД. Для чистоты терминологии СЭД, предлагаю различать процедуру утверждения и одобрения проекта документа. Резолюцией "утверждаю" генеральный директор берет на себя всю ответственность за документ, а в чем тогда роль Подписанта?

Сейчас обсуждают
Больше комментариев