Мобильные СЭД – новый интерфейс и новая функциональность

Системы электронного документооборота уже достаточно плотно (последние 15–20 лет) вписались в свою рыночную нишу: автоматизацию процедур документооборота. Функционально разрастаясь, за этот период СЭД также стали автоматизировать и процессы управления предприятием: сначала директивного менеджмента, а в последствии и процедур регулярного и проектного менеджмента, а также иных моделей управления организацией. Таким образом, из систем управления документацией предприятия СЭД фактически переродились в системы автоматизации процедур управления организацией, в которые в зависимости от профиля компании могут входить различные модули СЭД, отвечающие за все многообразие процессов управления документно-ориентированной информацией (корпоративного контента). При этом учитывается модель управления, принятая в организации.

Изменение роли системы электронного документооборота в компаниях привело к изменению и роли руководителей делопроизводственных подразделений как основных методологов этих изменений и подчиненных им секретарей, а также зачастую и консультантов и помощников руководства. В организациях, систему управления которых автоматизирует современная СЭД, работникам подразделений ДОУ теперь приходится выполнять задачи, связанные с надлежащей работой системы управления, поддерживаемой СЭД. В связи с этим специалистам служб ДОУ важно следить за развитием систем электронного документооборота.

Системы продолжают бурно развиваться, учитывая новые требования бизнеса и организации деятельности компаний. В частности, в силу увеличения мобильности топ-менеджеров и руководителей среднего звена все более востребованной становится возможность ознакомления этих специалистов с поступившей на их имя корреспонденцией не на стационарном компьютере, а на ноутбуке, смартфоне, планшетном устройстве, ставших сегодня неотъемлемыми средствами коммуникации для деловых людей.

Значительное расширение спектра задач, решаемых специалистами подразделений ДОУ, а также постоянное делегирование им руководством организации обязанностей, связанных с работой руководителей с СЭД, приводит к тому, что этим специалистам необходимо искать новые подходы во взаимодействии различных категорий сотрудников (топ-менеджеров, руководителей среднего звена, профильных специалистов) с корпоративной СЭД – информационной системой, обеспечивающей управление корпоративной информацией, документооборотом и системами менеджмента. Об одном из таких решений, позволяющих сделать взаимодействие руководства с СЭД непосредственным, и будет рассказано в этой статье.

Мобильная СЭД – взгляд через призму классической автоматизации

Последние годы эволюции СЭД привели к массовому созданию решений, построенных в рамках сервисно-ориентированной архитектуры (СОА) – одним из наиболее эффективных способов автоматизации бизнес-процессов на предприятии.

СОА является в настоящее время самым прогрессивным подходом к расширению функциональности СЭД, качественному управлению лицензиями на программное обеспечение, а также иными менее значимыми факторами. Обсудим появление мобильной СЭД для руководства как части именно этого процесса с максимальным сохранением его сильных сторон.

Архитектуру СЭД, построенную на основе СОА, можно представить в виде следующей пирамиды элементов: Рассмотрим структуру современной СЭД более детально.

1.   Уровень аппаратного взаимодействия. Первый уровень такой системы включает в себя программные механизмы СЭД, ответственные за непосредственное хранение информации – системы управления базами данных, механизмы обеспечения безопасности (использование электронной подписи документов, шифрование и дешифрование данных и т. д.).

Эта функциональность обычно реализуется программно аппаратным взаимодействием элементов системы и аппаратной части ее серверных компонентов. В целом это самая неизменная часть системы и, будучи единожды заложенной на этапе проектирования и (или) внедрения, эта структура сохраняет свою функциональность на протяжении всего жизненного цикла информационной системы.

2.   Уровень системных сервисов. Второй уровень содержит универсальные, функциональные стандартные элементы (сервисы, службы), используемые любой системой управления корпоративным контентом и (или) системой электронного документооборота.

Основная задача этого уровня – работа со сведениями о пользователях системы: поддержка иерархии пользователей, разграничение прав их доступа к возможностям и объектам (документам, папкам, базам и т. п.) системы и пр.

3.   Уровень функциональных модулей. Это модули, ответственные за реализацию непосредственно процедур делопроизводства и документооборота. В этот уровень входят модули, обычно именуемые по названиям автоматизируемых ими процедур документооборота:

●    обработка входящих сообщений;

●    подготовка исходящих сообщений;

●    работа с обращениями граждан и др.

Также функциональность этого уровня обеспечивает информационную поддержку принятых в организации моделей управления:

●    при директивном менеджменте СЭД автоматизирует процессы подготовки проектов документов, их согласования, утверждения, регистрации, ввода в действие, актуализации документов, обладающих прямой распорядительной функциональностью, например приказов, распоряжений и т. д., а также процедуры контроля исполнения поручений руководства организации;

●    при коллегиальном директивном менеджменте СЭД автоматизирует процессы, аналогичные директивному менеджменту, но тем не менее присущие именно этому методу управления: в противовес единоличному исполнительному органу в рамках директивного управления в этой модели в принятии решений участвует коллегиальный орган управления, т. е. решения принимаются группой работников, входящих в коллегиальный исполнительный орган – комиссию, заседание, совещание, собрание и т. д.;

●    при регулярном (регулируемом) менеджменте, предполагающем, что право принятия управленческих решений по регулярным, периодически повторяющимся процедурам организации может быть закреплено в соответствующем документе (структуре документов) – регламенте, с помощью которого эти решения и вводятся в действие, что позволяет освободить руководство организации от систематического принятия однотипных решений. Поддержка такого механизма силами СЭД обычно реализуется в виде поддержки жизненного цикла регламентирующего документа: разработки, согласования и утверждения проекта регламента, ввода его в действие, вывода и архивации, а также актуализации представленной в нем управленческой информации;

●    при процессном менеджменте СЭД с минимальными затратами автоматизирует документоориентированные потоки работ, что фактически является автоматизацией процедур процессного менеджмента;

●    при проектном менеджменте используется редко встречаемая СЭД, позволяющая с помощью поддержи матричной организационной структуры формировать проектную команду и реализовывать на ее основе решения, не относящиеся к процессным.

Обычно такая СЭД сочетает в себе функциональность планирования ресурсов проекта, учета фактических затрат, управление проектом и обеспечение его качества и т. д. Самый верхний уровень такой системы включает в себя функциональность взаимодействия пользователя с СЭД.

4.   Уровень интерфейсов пользователя. Четвертый уровень обеспечивает представление всего функционала СЭД пользователю в доступной для него форме, т. е. в виде интерфейса системы, отображающего ее возможности. В зависимости от широты доступных в рамках того или иного интерфейса функций, а также от технических средств реализации интерфейса все его варианты можно представить в виде схемы:

Именно к уровню интерфейсов пользователя относятся мобильные СЭД: не являясь отдельной информационной системой, мобильная СЭД является отдельным мобильным интерфейсом системы электронного документооборота, адаптированным для постоянного взаимодействия с информационной системой руководителя.

Рабочие места в мобильных СЭД

Рассмотрим эту тенденцию более детально: рабочие места в системах электронного документооборота на мобильных устройствах (смартфонах, планшетных персональных компьютерах и пр.). Действительно ли необходимы рабочие места в СЭД на мобильных устройствах? Конечно, тысячи пользователей уже на протяжении нескольких лет успешно работают с СЭД на стационарных компьютерах как в государственных структурах, так и в коммерческих организациях. Тем не менее, многие руководящие сотрудники таких компаний часто самоустраняются от взаимодействия с СЭД, перекладывая задачи обработки документов на плечи своих помощников, секретарей, консультантов, что позволяет им избавиться от изучения и использования во многом усложненного интерфейса СЭД с избыточной функциональностью.

Функциональность «мобильного» интерфейса значительно отличается от функциональности «стационарного» интерфейса – она более простая. Причина этого кроется в целевой аудитории пользователей «мобильных» рабочих мест, т. е. в личностных особенностях той группы должностных лиц организации, которая эксплуатирует мобильный интерфейс системы. В основном таких групп две.

Во-первых, это менеджеры среднего звена, часто работающие вне офиса. Мобильная СЭД должна обеспечить их участие в процедурах организационного документооборота. В настоящее время доля СЭД, обеспечивающих работу в СЭД на мобильных устройствах менеджеров среднего звена, относительно невелика, а сами системы, имеющие мобильный интерфейс на телефонах и смартфонах, пока слабо распространены вследствие специфичности и ограниченности функционала, а также низкой экономичности разработки таких интерфейсов.

Во-вторых, это топ-менеджмент организации. Руководители являются непременными участниками документооборота, поэтому им необходим оперативный доступ к поступившим на их имя документам вне зависимости от местоположения. С этой задачей успешно справляются мобильные СЭД.

Какая же основная функциональность, доступная высшему руководству компании, должна быть реализована в рабочих местах СЭД на мобильных устройствах?

Прежде всего, такое рабочее место должно обеспечивать возможность участия должностного лица в процессах управления, в том числе в качестве члена коллегиального органа управления и (или) единоличного исполнительного органа. Также мобильное рабочее место топ-менеджера должно реализовывать оперативный доступ должностного лица к полным, актуальным и достоверным сведениям, позволяющим на их основе принимать важные управленческие решения надлежащего уровня. Наконец, мобильное рабочее место топ-менеджера должно обеспечивать надежную связь и необходимый уровень информационной безопасности при работе в СЭД.

Рабочие места в СЭД, реализованные на мобильных телефонах, смартфонах, КПК, в настоящее время практически не используются сотрудниками компаний-клиентов и не развиваются специалистами компаний-разработчиков в силу того, что слишком маленький геометрический размер экранов подобных устройств мало пригоден для комфортной работы с текстом. В связи с этим наиболее перспективными техническими устройствами, поддерживающими мобильные СЭД, являются планшетные компьютеры, работающие на адаптированных для мобильного применения операционных системах Apple iOS, Android, Google и т. д. Достаточно интересным является применение планшетного компьютера BlackBerry.

Рассмотрев функциональность и технические характеристики мобильных устройств, под которые разрабатываются мобильные рабочие места в СЭД, остановимся на том, какие управленческие процедуры и в каком объеме реализует такой мобильный интерфейс, для того чтобы обеспечить максимально эффективное его использование. В целом, если проанализировать все разработанные разными производителями модули СЭД под iPad, можно выделить модули, обеспечивающие:

●    рассмотрение, согласование и утверждение организационной и распорядительной документации;

●    формирование поручений и контроль их исполнения;

●    информационную поддержку работы коллегиальных органов управления;

●    доступ как к общим информационным потокам предприятия, так и к частным потокам, создаваемым для руководства секретарями, референтами и профильными консультантами.

Несмотря на общую схожесть в представлениях документации для руководства, на мобильных рабочих местах есть все же и принципиальные отличия, позволяющие сделать работу менеджера максимально эффективной за счет высокой степени структурированности подаваемой ему информации и фильтрации «информационного мусора». К примеру, мобильное рабочее место модуля под iPad для автоматизации коллегиальной управленческой деятельности обладает следующей функциональностью:

●    ознакомление пользователя с последовательной очередью или календарем-планом заседаний;

●    предоставление сведений о повестке дня коллегии, перечне рассматриваемых вопросов, докладчиках и документах по каждому из рассматриваемых пунктов;

●    имеются механизмы согласования и утверждения проекта повестки заседания;

●    обеспечивается участие в формировании протокола, его дальнейшем согласовании и утверждении;

●    есть возможность знакомства с ходом работ по поручениям, поставленным по каждому из протоколовоснований.

Во многих документоориентированных процедурах функциональность мобильного рабочего места становится более упрощенной, ориентированной исключительно на использование такой системы руководителем.

К примеру, в рамках мобильной СЭД функциональность, доступная пользователю, во многих вопросах может быть сведена к реализации механизмов согласования и утверждения, так как именно эти процедуры наиболее часто применяются топ-менеджерами практически любой более-менее крупной компании.

Что положительного можно отметить в использовании мобильных интерфейсов СЭД специалистами современной организации?

Это, прежде всего, освобождение руководящих работников от избыточной информационной загруженности с подачей им только той информации и в том объеме, которые необходимы для выполнения их непосредственных обязанностей. И в этом процессе важную роль играют секретари и помощники руководителей, часто специалисты служб ДОУ, которые берут на себя предварительную обработку поступающей на имя руководителя документации, передаваемой затем в СЭД на iPad.

Другая выгода заключается в том, что с момента начала эксплуатации мобильного рабочего места его пользователи, особенно топ-менеджмент, обеспечиваются возможностью непрерывно и своевременно получать актуальную и достоверную информацию, что позволяет им как принимать более качественные управленческие решения, так и осуществлять непрерывный мониторинг деловых процессов организации.

Таким образом, внедрение в организации мобильной СЭД (совокупности мобильных рабочих мест системы электронного документооборота) позволит вашему руководству быть своевременно и достоверно информированным, а значит – принимать максимально качественные управленческие решения, затрачивая на это минимум ресурсов.

А.А. Назаренко, директор по качеству, компания «ИнтерТраст»

Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота №10, 2011