Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Платформы построения ECM

Мобильный клиент для СЭД: пользователи, требования и реализация

  2 комментариев Добавить в закладки

На сегодняшний день под «мобильностью» понимается не просто тренд, а повседневная необходимость. Рассмотрим особенности мобильных приложений для бизнес-систем, в частности для СЭД. Требования складываются из аудитории, сценариев и данных, которыми приложение будет оперировать. При чем нужно учесть, что бизнес-пользователи существуют в четкой иерархии и регламентированных процессах, а данные имеют большой объем и разнообразие (документы, бизнес-процессы, люди).

Пользователи и сценарии

Высшее руководство

Спрос на приложения для этой группы пользователей обусловлен частым отсутствием руководителя в офисе и необходимостью принимать управленческие решения за рамками рабочего времени. Как следствие, потребность иметь доступ к корпоративной информации в любом месте и в любое время. Главным требованием данной категории пользователей к мобильному приложению является удобство выполнения своей основной функции – принятие решений. Для топ-менеджеров преимущественно необходим такой функционал и интерфейс, которые бы позволяли легко просматривать документы и выносить резолюции.

Руководители среднего звена

Руководителям среднего звена также нужен инструмент для принятия решений на своем уровне во время отсутствия на рабочем месте – будь то командировка или совещание. Помимо доступа к документам и постановки задач, вынесения резолюций своим подчиненным, пользователям данной категории требуется возможность редактирования документов, например, отправленных им на согласование. На этом уровне появляется необходимость в горизонтальных связях, например, отправка запроса в другое подразделение.

Рядовые сотрудники

Среди рядовых сотрудников есть группа, мобильных пользователей. Для примера рассмотрим менеджера отдела материально-технического снабжения, в чьи обязанности входит работа с поставщиками. Для заключения контракта он может выезжать к поставщику, при этом требуется доступ к базе данных, например, к контрактам с этим поставщиком за прошлые годы или к контрактам на аналогичные материалы с другими поставщиками. Пользователям этой категории требуется запрашивать и передавать информацию, анализировать данные, и оперативно фиксировать результаты своей работы – отчитываться по задачам.

Требования и особенности релизации

Как уже говорилось выше, у каждой категории пользователей свои потребности, соответственно встает вопрос делать одно универсальное приложение для всех пользователей или несколько специализированных по категориям?

Под универсальным будем понимать приложение с развернутым функционалом, покрывающим требования всех категорий пользователей, то есть обеспечивающим выполнение задач и руководящего состава и рядовых сотрудников. Специализированные приложения для различных категорий пользователей – приложения, «заточенные» под выполнение непосредственно их типовых задач/сценариев работы и соответственно имеющие определенные ограничения.

Есть общие особенности работы с мобильными устройствами, которые выдвигают требования к приложениям.

Малые габариты мобильных устройств.

Следовательно, для пользователя необходимо максимально эффективно использовать предоставленное пространство:

●    информация (документ) должна использовать все пространство экрана;

●    панель или кнопки для выполнения действий не должны занимать много места.

Пример: топ-менеджеру ежедневно приходит масса документов, писем для рассмотрения. Если при получении каждого такого письма придется отдельно открывать документ, в отдельном окне писать комментарии к тексту документа и отдельно выносить резолюцию, то это серьезно затруднит использование или вообще станет причиной отказа от него.

В специализированных приложениях подразумевается ограниченное количество кнопок и действий, соответственно, есть возможность расположить их таким образом, чтобы с одной стороны не мешать пользователю знакомиться с документом, а с другой стороны оставить на виду. Для нашего примера становится возможным просмотреть документ и вынести резолюцию в одном окне.

Если делать универсальное приложение, то возникает риск, что развернутый функционал будет занимать рабочее пространство. В качестве решения этой проблемы можно предложить вынесение действий, кнопок в отдельное окно или список. Но тогда встает вопрос об удобстве использования, речь о котором пойдет в следующем пункте.  

Обстановка использования мобильных устройств – «на ходу».

Следовательно, необходим:

●    быстрый поиск нужной информации;

●    выполнение действий в пару касаний – если для поиска или вынесения резолюции необходимо затратить много времени, то приложение уже будет недееспособным.

Пример: специалисту необходимо занести отчет по выполнению задания от своего руководителя. Если у специалиста будут настроенные фильтры для поиска поручения в перечне всех поручений и возможность за одно действие составить отчет – например, набрать при помощи голосового набора текст и отправить его, то это повышает привлекательность использования приложения для пользователя.

Пример: на встрече менеджеру потребовалось обратиться к договору с заказчиком. При попытке поиска в приложении оказалось, что нигде не отображаются недавно редактированные документы. Поиск можно было сделать по дате создания и автору документа, но их менеджер не знал, а по названию контрагента поиск был настолько неудобен, что это бы заняло слишком много времени.

Удобный интерфейс, позволяющий пользователям решить свои задачи за минимум действий, является одним из главных требований к приложению. Делая универсальное приложение необходимо помнить, что покрытие всех задач зачастую излишне нагружает интерфейс и усложняет работу пользователя.

Делая специализированные приложения, необходимо хорошо исследовать сценарии работы для разработки максимально удобного интерфейса.

* * *

Исходя из вышеперечисленного, нецелесообразно делать одно универсальное приложение для всех категорий пользователей, поскольку разнообразие выполняемых ими действий будет нагружать приложение и лишит его простоты. А значит, приложение перестанет соответствовать прямому требованию – удобству использования в движении. Специализированные же приложения, хоть и имеют ограничения по функционалу, однако за счет покрытия конкретных сценариев не ограничивают работу пользователя.

В этом выводе виден отпечаток специфики корпоративных систем, и в частности СЭД, где есть четкая иерархия пользователей и циркулирует большой объем информации. Консьюмерские приложения имеют другую специфику и другие требования. И законы популярности приложений и спроса у этих двух разных рынков будут тоже разными.

Источник: ИКС-Медиа

Похожие записи
Комментарии (2)
Андрей Подкин 18 августа 2016 г. 09:44  
Пример: топ-менеджеру ежедневно приходит масса документов, писем для рассмотрения. Если при получении каждого такого письма придется отдельно открывать документ, в отдельном окне писать комментарии к тексту документа и отдельно выносить резолюцию, то это серьезно затруднит использование или вообще станет причиной отказа от него.

Т.е. вы хотите уместить письмо, документ, ввод комментариев и вынесение резолюции на одном экране, скажем, iPhone SE? Серьезно?

 

 

Ксения Иванова 18 августа 2016 г. 14:18  

Я лишь описывала требования клиента на своем проекте. Другой вопрос: действительно ли они необходимы реализуемы ли и каким образом? Абсолютно все вмещать на окно, скорее, и самим пользователям не нужно, а вот, скажем, открыть письмо в новом окне и уже оттуда обработать документ - более реальное желание. Например, с помощью всплывающих или раскрывающихся меню вместе с использованием голосовой набор и т.п. Конкретно в этом случае, главное, чтобы во время работы руководителя с документом, документ был перед глазами. А суть примера и требования сводится к увеличению полезного пространства и минимизации действий пользователя.

Комментарии закрыты
Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 16:33  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:45  
Вадим Майшев 10 февраля 2017 г. 13:39  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:27  
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 11:28  
Больше комментариев