Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Обмениваемся финансово-учетными документами в электронном виде

  8 комментариев Добавить в закладки

Объемы финансово-учетных документов в некоторых организациях грандиозны: до 80% от общего объема. Cчета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами, готовить к налоговым проверкам.

Не секрет, что до сих пор многие работают с бумагой, но сегодня набирает обороты и тема юридически значимого обмена финансово-учетными документами в электронном виде. Это направление развивается с двух сторон:

●    со стороны государства подготовлена законодательная база и утвержден формат формализованных документов для обмена в электронном виде;

●    наблюдается достаточный интерес со стороны предприятий, у которых финансово-учетные документы составляют значительную часть.

Грамотная организация этого процесса находится на стыке нескольких систем: учетной системы, СЭД или ECM-системы, сервиса обмена.

Для того чтобы организовать обмен достаточно наличия учетной системы (например, 1С) и сервиса обмена. В этом случае документ, например, счет-фактура, формируется в 1С в формализованном виде (по формату ФНС) и напрямую передается в сервис обмена. Такой способ обмена больше подходит для небольших организаций. Но за «бортом» остаются договоры, дополнительные соглашения,  акты и т.д.

Нужен быстрый обмен актами, счетами и другими юридически значимыми документами? Воспользуйтесь специальным решением для финансовых компаний

Если требуется организовать электронное согласование, а также хранение, то связки «учетная система + сервис обмена» уже не достаточно. Связующим звеном в этом случае выступает ECM-система.

Работаем с финансово-учетными документами в электронном виде

Готовим документы к отправке

Первичные документы формируются в учетной системе. Они автоматически экспортируются в ECM-систему и отправляются на согласование. Как правило, для этого настраиваются типовые маршруты – так легче контролировать бизнес-процесс. Согласованные документы подписываются электронной подписью. Если формируемый документ является неформализованным, например «договор», то он может создаваться непосредственно в ECM-системе.

Созданные в системе документы образуют электронный архив, информацию из которого в дальнейшем можно использовать в операционной деятельности. Длительность хранения регулируется в соответствии с политикой хранения, определенной законодательством и внутренними правилами организации.

Согласованные и подписанные документы мгновенно отправляются контрагентам через сервисы обмена. По итогам рассмотрения контрагентами приходит уведомление о подписании или отказе в подписании.

Еще проще работать с входящими документами

Первичные учетные документы, поступившие от контрагента через сервисы обмена, согласовываются и утверждаются в ECM-системе. Результатом рассмотрения и обработки может быть:

●    подписание либо отказ в их подписании;

●    отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.

Подписанные документы автоматически заносятся в учетную систему.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

Электронный архив позволяет сотрудникам оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок. Все объекты идентифицируются в электронном архиве по основным реквизитам (вид, дата, номер, контрагент) – это делает поиск удобным и быстрым.

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС, что предусмотрено законодательством и стало уже обычной практикой. Так, сокращаются временные и трудовые затраты на подготовку к проверкам.

Эффективность использования

На основе данных из учетной системы, а также информации по созданию, согласованию документов, ECM-система может проводить анализ эффективности процессов и выводить информацию в виде показателей эффективности, помогать обнаруживать «узкие» места в процессах.

При переходе на электронный обмен руководители оценят:

●    сокращение прямых издержек на печать, хранение, доставку и уничтожение документов;

●    снижение стоимости процессов согласования и подписания;

●    повышенную контролируемость внутренних процессов.

Для сотрудников бухгалтерии имеет значение:

●    снижение трудоемкости подготовки к проверкам;

●    исключение доначисления НДС и налога на прибыль в связи с отсутствием или некорректным заполнением подтверждающих документов;

●    сокращение сроков доставки и получения;

●    упрощение контроля возврата;

●    быстрый доступ к данным.

В профессиональной среде принято говорить, что только лишь за счет повышения скорости документооборота по сделкам прибыль повышается в среднем на 10%. Если добавить сюда все остальное: снижение затрат на расходные материалы, оптимизацию труда делопроизводителя, сокращение расходов на пересылку и тому подобное – проценты возрастают в десятки раз.  Ниже приведена статистика по данным сервиса Synerdocs.

Описание: C:\Users\Pitomtseva_EV\Desktop\Synerdocs.png

 

Подробнее о решении для межкорпоративного финансово-учетного документооборота 

Источник: DIRECTUM

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Максим Кайнер 22 августа 2014 г. 15:19  

Лена, спасибо за отличный материал!

А приведенная ниже статистика -- это только гипотетический расчет или усредненная реальная статистика, собранная на проектах? 

Михаил Романов 22 августа 2014 г. 16:01  
Ниже приведена статистика по данным сервиса Synerdocs.

Лен, а можно ссылку на конкретную статью? А то я уже второй раз вижу одну и ту же картинку, но никто не может сказать КАК она получена.

Елена Дмитриева 22 августа 2014 г. 17:22  

Миша, статьи по расчету эффективности нет. Данная статистика взята по итогам проведенного анализа коллегами из Synerdocs и по итогам проектов.

Михаил Романов 22 августа 2014 г. 17:38  
Данная статистика взята по итогам проведенного анализа коллегами из Synerdocs и по итогам проектов

Не пойми меня не правильно, Лен, но я бы не стал ссылаться на данные какого-то неясного анализа, (результаты которого, к тому же не опубликованы) и проектов про которые даже на сайте самого сервиса нет практически никакой информации (я с ходу нашел всего 1 пресс-релиз и всё).

 

С таким же успехом ты могла бы написать "из своего опыта могу сказать" (и скажу откровенно, у меня было бы куда больше доверия)...

 

 

Альвина Мартынова 26 сентября 2014 г. 16:04  
Михаил, я думаю не нужно быть великим математиком, чтоб понять выгодность данного решения. Можновзять в любой организации журнал почтовых отправлений и увидеть стоимость отправки. Потом то же кол-во умножить на тариф оператора. Выгода очевидна не только на стоимости отправки экономим, но и на трудозатратах. Сами несколько лет пользуемся Synerdocs с одним контрагентом и видим в сравнении на сколько это удобнее почты или курьера. Первая и самая большая сложность-это не доверие к подобным сервисам или не желание пробовать новое. Боятся люди при всей очевидной пользе довериться электронным документам. Хотят в руках ощущать нечто материальное. Один из наших клиентов попытался перейти на электронное взаимодействие со своими контрагентами, но уперся в то что из 200 приглашенных согласились 2 организации всего, на том всё и умерло.
Не пойми меня не правильно, Лен, но я бы не стал ссылаться на данные какого-то неясного анализа, (результаты которого, к тому же не опубликованы) и проектов про которые даже на сайте самого сервиса нет практически никакой информации (я с ходу нашел всего 1 пресс-релиз и всё).   С таким же успехом ты могла бы написать "из своего опыта могу сказать" (и скажу откровенно, у меня было бы куда больше доверия)...

Альвина Мартынова 26 сентября 2014 г. 16:06  

Думаю нужна отдельная статься "Что такое страх перед электронным документооборотом и как с этим бороться")))

Михаил Романов 26 сентября 2014 г. 19:01  
Михаил, я думаю не нужно быть великим математиком, чтоб понять выгодность данного решения.

Ну так продемонстрируйте.

Боятся люди при всей очевидной пользе довериться электронным документам.

Значит польза не на столько очевидна.

Виктор Золотов 26 сентября 2014 г. 21:20  
Думаю нужна отдельная статься "Что такое страх перед электронным документооборотом и как с этим бороться")))

Была такая, лет 10 назад. Стабильность, однако...

А ответ один... вот я боюсь высоты. И никакими аргументами, типа "так путь короче", "да никто не падает", "будь мужиком!" меня не убедить. А вот если за мной побегут, ну, пускай волки, вот тогда я однозначно преодолею свой страх.

Короче нужны объективные обстоятельства рынка. 

А рассуждения в стиле "всем очевидно, что то-то, и на этом основании я делаю следующие выводы", "ну вам то как профессионалу понятно, что то-то, и поэтому..." ни о чем. Нет, не очевидно и не понятно. Числа давайте )

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев