Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Обмениваемся финансово-учетными документами в электронном виде 

Елена Грозова22 августа 2014 г. 13:40

Объемы финансово-учетных документов в некоторых организациях грандиозны: до 80% от общего объема. Cчета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами, готовить к налоговым проверкам.

Не секрет, что до сих пор многие работают с бумагой, но сегодня набирает обороты и тема юридически значимого обмена финансово-учетными документами в электронном виде. Это направление развивается с двух сторон:

●    со стороны государства подготовлена законодательная база и утвержден формат формализованных документов для обмена в электронном виде;

●    наблюдается достаточный интерес со стороны предприятий, у которых финансово-учетные документы составляют значительную часть.

Грамотная организация этого процесса находится на стыке нескольких систем: учетной системы, СЭД или ECM-системы, сервиса обмена.

Для того чтобы организовать обмен достаточно наличия учетной системы (например, 1С) и сервиса обмена. В этом случае документ, например, счет-фактура, формируется в 1С в формализованном виде (по формату ФНС) и напрямую передается в сервис обмена. Такой способ обмена больше подходит для небольших организаций. Но за «бортом» остаются договоры, дополнительные соглашения,  акты и т.д.

Нужен быстрый обмен актами, счетами и другими юридически значимыми документами? Воспользуйтесь специальным решением для финансовых компаний

Если требуется организовать электронное согласование, а также хранение, то связки «учетная система + сервис обмена» уже не достаточно. Связующим звеном в этом случае выступает ECM-система.

Работаем с финансово-учетными документами в электронном виде

Готовим документы к отправке

Первичные документы формируются в учетной системе. Они автоматически экспортируются в ECM-систему и отправляются на согласование. Как правило, для этого настраиваются типовые маршруты – так легче контролировать бизнес-процесс. Согласованные документы подписываются электронной подписью. Если формируемый документ является неформализованным, например «договор», то он может создаваться непосредственно в ECM-системе.

Созданные в системе документы образуют электронный архив, информацию из которого в дальнейшем можно использовать в операционной деятельности. Длительность хранения регулируется в соответствии с политикой хранения, определенной законодательством и внутренними правилами организации.

Согласованные и подписанные документы мгновенно отправляются контрагентам через сервисы обмена. По итогам рассмотрения контрагентами приходит уведомление о подписании или отказе в подписании.

Еще проще работать с входящими документами

Первичные учетные документы, поступившие от контрагента через сервисы обмена, согласовываются и утверждаются в ECM-системе. Результатом рассмотрения и обработки может быть:

●    подписание либо отказ в их подписании;

●    отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.

Подписанные документы автоматически заносятся в учетную систему.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

Электронный архив позволяет сотрудникам оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок. Все объекты идентифицируются в электронном архиве по основным реквизитам (вид, дата, номер, контрагент) – это делает поиск удобным и быстрым.

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС, что предусмотрено законодательством и стало уже обычной практикой. Так, сокращаются временные и трудовые затраты на подготовку к проверкам.

Эффективность использования

На основе данных из учетной системы, а также информации по созданию, согласованию документов, ECM-система может проводить анализ эффективности процессов и выводить информацию в виде показателей эффективности, помогать обнаруживать «узкие» места в процессах.

При переходе на электронный обмен руководители оценят:

●    сокращение прямых издержек на печать, хранение, доставку и уничтожение документов;

●    снижение стоимости процессов согласования и подписания;

●    повышенную контролируемость внутренних процессов.

Для сотрудников бухгалтерии имеет значение:

●    снижение трудоемкости подготовки к проверкам;

●    исключение доначисления НДС и налога на прибыль в связи с отсутствием или некорректным заполнением подтверждающих документов;

●    сокращение сроков доставки и получения;

●    упрощение контроля возврата;

●    быстрый доступ к данным.

В профессиональной среде принято говорить, что только лишь за счет повышения скорости документооборота по сделкам прибыль повышается в среднем на 10%. Если добавить сюда все остальное: снижение затрат на расходные материалы, оптимизацию труда делопроизводителя, сокращение расходов на пересылку и тому подобное – проценты возрастают в десятки раз.  Ниже приведена статистика по данным сервиса Synerdocs.

Описание: C:\Users\Pitomtseva_EV\Desktop\Synerdocs.png

 

Подробнее о решении для межкорпоративного финансово-учетного документооборота 

Источник:  DIRECTUM

Тип: Статьи

 (5,00 - оценили 6 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр