Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Операторы ЭДО: кто они и зачем нужны?

  2 комментариев Добавить в закладки

Сегодня при организации межкорпоративного электронного документооборота (ЭДО) у бизнеса есть выбор: воспользоваться услугами операторов, либо выстроить работу по обмену документами с контрагентами самостоятельно, обмениваясь напрямую. Из-за этой двойственности часто можно встретить много разных мнений, например таких: «операторы электронного документооборота абсолютно не нужны, пятое колесо в телеге», «требование законодательства об обязательном выставлении электронных счетов-фактур через операторов ЭДО не оправдано», «через операторов ФНС получит доступ ко всем документам бизнеса» и т.д. и т.п.

Что это? Незнание или просто непринятие нового, а, может быть, операторы – это надуманная потребность? Давайте разбираться, кто же такие операторы ЭДО, и какие функции они выполняют.

Начнем, пожалуй, с требований законодательства. В первую очередь, обратимся к определению понятия «оператор электронного документооборота». В Приказе ФНС от 20.04.2012 г. N MMB-7-6/253@ находим: «оператор электронного документооборота – организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи». Интересен тот факт, что это не единственное определение, содержащееся в нормах законодательства. В Постановлении Правительства от 26.12.2011 N 1137 под оператором электронного документооборота понимается организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Определения имеют некоторые различия, но абсолютно схожи в том, что операторы призваны обеспечивать электронный документооборот счетами-фактурами. Закрепить такую немаловажную функцию в определении недостаточно, в подтверждение чему, находим пп. 1.3 главы 1 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011г. N 50н, согласно которому выставление и получение электронных счетов-фактур должно осуществляться через операторов электронного документооборота. Выходит, выставлять электронные счета-фактуры напрямую запрещено требованиями законодательства. И это правильно. В данной ситуации оператор выступает третьим, незаинтересованным лицом, которое всегда сможет подтвердить факт передачи любого документа. Это бывает крайне необходимо в спорных ситуациях.

Кто такие операторы и почему законодательство требует производить обмен электронными счетами-фактурами исключительно с помощью их услуг понятно. Давайте теперь поговорим, какие преимущества получают компании, пользующиеся услугами операторов, в отличие от организаций самостоятельно выстраивающих внешний обмен.

1. Любые документы в электронном виде

Ассоциировать операторов только с электронными счетами-фактурами крайне неправильно. Сегодня разрабатываются и другие форматы электронных документов, что позволит со временем окончательно отказаться от бумаги. Так, уже есть рекомендуемые ФНС РФ форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ/услуг (Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 г. N MMB-7-6/172@). В целом, через оператора можно обмениваться любыми электронными документами, главное, чтобы у вас и ваших контрагентов были совместимые технические средства для отображения документов и электронных подписей (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

2. Подключение к Регламенту обмена

Существует ошибочное мнение, что оператор выступает исключительно в роли транспорта, и больше ничего не делает. Разумеется, это не так. Операторы ЭДО решают за абонента целый ворох забот, в том числе, организационных.

Например, подключившись к оператору ЭДО, вы один раз присоединяетесь к Регламенту обмена и можете осуществлять легитимный обмен без дополнительных соглашений. В то время, как при обмене напрямую, прежде всего, вам придется подписать договор о начале межкорпоративного взаимодействия «каждый с каждым». При наличии более 100 контрагентов такой вариант взаимодействия многократно увеличивает издержки. И это при том, что обмен еще не начат.

3. Работа из разных КИС

Каждый ваш контрагент работает в какой-то своей корпоративной информационной системе, и он бы хотел получать и отправлять документы, не выходя из нее, не меняя ее привычный вид и просто не усложнять себе жизнь. Опять неудобства, разногласия, проблемы, которые надо решать самостоятельно, что, скорее всего, потребует немалых сил и времени. Операторы готовы предоставлять интеграционные решения для разных информационных систем. Если в компании нет информационной системы, то оператор предложит работу с помощью веб-клиента, внешний вид которого очень схож с почтовым сервисом.

4. Хранение

Наладить работу отправки и приема электронных документов – полбеды, спустя некоторое время остро встанет вопрос хранения документов, и не просто, а с сохранением их юридической силы. Сегодня практически все операторы ЭДО предлагают услуги архивного хранения документов, обладающих юридической силой, на своей стороне.

5. Поддержка

При выстраивании любых процессов происходит столкновение с трудностями, возникают вопросы, которые надо решать незамедлительно. Подключаясь к оператору, по всем вопросам в любое время вы сможете обратиться в техподдержку сервиса, сотрудники которой профессионалы своего дела.

6. Взаимодействие с ФНС

Если вас кто-то пытается убедить, что ФНС РФ получит доступ к вашим документам при подключении к оператору, он сильно заблуждается. Операторы электронного документооборота не представляют документы в государственные органы, по законодательству РФ у них нет таких обязательств.

С появлением электронного документооборота порядок истребования документов не изменился, то есть инспекторы ФНС РФ, как и прежде, могут получить документы только от налогоплательщика после направления ему требования.

Порядок истребования электронных документов утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N MMB-7-2/168@. В указанном нормативно-правовом акте также содержатся нормы, регулирующие порядок представления документов в налоговые органы в электронном виде.

7. Качество

Когда говорят, что для получения и отправки электронных документов, подписанных электронной подписью, можно использовать обычную электронную почту – это правда. Но, согласитесь, если в компании понадобилось организовать телефонную связь или, например, наладить электричество, никто не стремиться сделать это самостоятельно. Все приглашают специально обученных людей, способных оказывать необходимые услуги и каждый занимается своим делом. Специалисты организовывают, настраивают, сопровождают – вы работаете.

Аналогично и с операторами ЭДО. Они предлагают вам услуги, оставляя право выбора за вами, вы пользуетесь. И совершенно понятно, что за любые услуги надо платить. Стоимость отправки электронных документов зачастую зависит от их количества. Чем больше отправлений, тем меньше цена за каждый документ. Также операторы предлагают различные тарифные планы, которые можно гибко подстроить под конкретного абонента. Некоторые, например, в рамках пилотного проекта дают возможность обмениваться документами абсолютно бесплатно.

8. Развитие технологий

При обмене напрямую вы никогда не сможете угнаться за стремительным развитием технологий и поддержкой качества связи между организациями. В то время как операторы не могут позволить себе просто стоять на месте. Постоянное развитие и улучшение качества услуг дает преимущества в конкурентной борьбе.

9. Изменения законодательства

Уследить за всеми изменениями законодательства самостоятельно тоже не так-то просто, мало следить – необходимо выполнять все требования, которые предъявляют нормативные правовые акты. Операторы всегда своевременно уведомят обо всех изменениях и в обязательном порядке выстраивают свою работу в соответствии с требованиями законодательства.

Подводя итог, хочется заметить, что число спорных вопросов и заблуждений становится все меньше. Законодательство, конкретная бизнес-практика и развитие самих операторов делают внешний электронный документооборот доступным, понятным, прозрачным. И со временем у пользователей окончательно отпадут последние сомнения в том, что операторы электронного документооборота действительно быстро и качественно решают множество организационных вопросов в области межкорпоративного взаимодействия. Это фактически целая отрасль сервисных услуг, пренебрегать которой – по меньшей мере, недальновидно.

Источник: Audit-it

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Павел Плотников 15 августа 2013 г. 16:08  

Карина,

не нельзя же так поверхностно и рекламно.

1. Ну кто будет обмениваться документами, если их форма не утверждена ФНС? Вы уверенны что потом можно будет доказать их легитимность? Думаете Налоговая во время проверки примет договор в ворде без синей печати с двух сторон? Сейчас есть только 4-5 компаний которые начали тестировать ЭДО и то пока только один hh отчитался что это работает со сторонними контрагентами.

3. О каких корпоративных системах вы говорите. Речь идет сугубо про учётки, причем пока работает только 1С. Другие системы типа SAP FI прикрутить крайне сложно и пока не у кого не получилось.

4. Карина, посмотрите правила бухгалтерской отчетности. Первичка должна храниться в организации. И никакие услуги тут не помогут. Кроме того реально никто ничего не предлагает хранить в облаке. Операторы наоборот говорят что даже если у них хранятся транзакции, то они за это никакой ответственности не несут! У нас есть 2 сертификата на интеграцию нашего хранилища с Такскомом и Диадоком, а так же готовая интеграция с Тензером - как вы думаете почему? Да потому что они сами к нам приходят и говорят "Ребята, давайте мы будем "перевозить", а вы будите хранить!

5. Ох как просто!!! А вы знаете что сейчас несколько заказчиков оператора "Большой тройки" собираются подавать на него в суд, т.к. он сменил ядро платформы и полетели все интеграции!!

А еще есть вопросы роуминга, вопросы корректировочных счет-фактур, обеспечение единообразия пакетов документов (сейчас то часть в бумаги, а часть в электронном виде) и многое другое...... 

Карина Кассис 19 августа 2013 г. 15:06  

Павел, спасибо за вопросы и эмоции ;) Постараюсь ответить по возможности полно и немного эмоционально:

1. Формы первичных бухгалтерских документов ФНС не утверждает. Согласно п. 4 ст. 9 Федерального закона № 402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», то их утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Форма документа никак не влияет на его легитимность.

Очевидно, что в вопросе речь идет все-таки о форматах электронных документов. Совершенно непонятно, почему Вы, Павел, пишите про «формы»?! Да, действительно форматы части документов утверждены ФНС, другие – нет, но это не мешает обмениваться ими в электронном виде. Среди действующих клиентов сервиса обмена также есть такие, кто использует в работе свои форматы, потому что им так удобно.

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными бумажным документам, подписанным собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 ФЗ № 63 «Об электронной подписи»). У контролирующих органов нет оснований не принять договор в электронном виде, подписанный квалифицированной электронной подписью, составленный в соответствии со всеми требованиями законодательства. Сегодня Инспекция оставляет выбор, документы можно предоставить как на бумаге, так и в электронном виде. И вообще, если Вы не знаете, то существует порядок истребования электронных документов по ТКС, закрепленный в Приказе ФНС № ММВ-7-2/168@.

3. Что касается информационных систем, сегодня у сервиса обмена Synerdocs помимо 1С, есть готовое интеграционное решение с ECM системой DIRECTUM. Также с помощью открытого API есть возможность настроить интеграцию с любой корпоративной, учетной, бухгалтерской системами. И даже с ERP системой такой, как SAP у некоторых операторов ЭДО уже есть интеграция. Мало того, есть реальные компании, которые пользуясь услугами оператора ЭДО, работают в системе SAP и у них настроена интеграция с сервисом обмена для межкорпоративного электронного обмена. Об этом можно было узнать на прошедшей в мае конференции «DOCFLOW 2013».

4. На основании п. 1 ст. 9 Федерально закона № 402 «О бухгалтерском учете» первичные бухгалтерские документы подлежат хранению экономическим субъектом, а экономический субъект – это лицо, осуществляющее экономическую деятельность. Каким образом организовать хранение первички решать только субъекту. Кто вам сказал, что первичку надо хранить в организации? Законодательство РФ не содержит таких требований. Экономический субъект вправе воспользоваться услугами архивов.

Опять же с точки зрения норм законодательства РФ в обязанности операторов ЭДО не входит хранение передаваемых через сервис документов, но как коммерческие организации они имеют право предлагать дополнительные услуги. Как будут реализованы эти услуги, операторы решают самостоятельно, будет это их собственная разработка или сторонняя компания – партнер. И совершенно понятно, что операторы ЭДО обращаются за помощью к ECM вендорам. У операторов ЭДО сейчас просто не хватит ресурсов полностью удовлетворить все желания крупного заказчика, а с помощью партнера это становится возможным. Так сервис обмена Synerdocs активно взаимодействует с вендором ECM системы DIRECTUM.

5. В любой области деятельности когда-то появляется первая судебная практика и это нормально, также всегда будут появляться новые вопросы. Да, сейчас действительно есть нерешенные вопросы, но работы идут и в перспективе они все решаемы. Все это неотъемлемые составляющие развития области. Неужели, вы думаете, что при обмене напрямую нет вопросов? Или, может, Вы активно поддерживаете бумажный документооборот?! При каком, по вашему мнению, способе обмена не возникает вопросов и не складывается судебная практика?

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев