Основные направления развития ECM

Антон Шмаков, старший консультант по направлению ЕСМ, Oracle СНГ

Классическое определение ЕСМ

Концепция Enterprise Content Management (ЕСМ) является частью ИТ, которая помогает людям сделать из набора неструктурированных данных связанную информацию в контексте бизнеса. На сегодняшний день она представляет собой комплексное решение, включающее стратегическую инфраструктуру и технологическую платформу для поддержки единого жизненного цикла неструктурированных данных. Она объединяет различные компоненты, обеспечивающие накопление, систематизацию и управление контентом, поддержку бизнес-процессов, а также средства анализа и совместной работы.

Основные направления развития ЕСМ

Параллельно существуют две точки зрения на природу ЕСМ. Первые считают, что ЕСМ - это отдельное приложение, которое работает с определенным видом контента и решает определенные бизнес-задачи. Другая точка зрения: ЕСМ - это платформа для реализации любых контент-ориентированных бизнес-процессов. Ценность идеи ЕСМ как единой платформы для управления всеми источниками информации в организации неоспорима, но хорошо работает только там, где процветает унифицированный сервис-ориентированный подход. Тем не менее, крупные поставщики ЕСМ-систем стараются предложить полный набор сервисов для управления кон-тентом, постоянно расширяют их функционал.

Также стоит отметить, что важ-ным трендом является движение в сторону интеграции ЕСМ с бизнес-приложениями. С одной стороны, ЕСМ может выступать как сервис хранения и управления документами, которые используются в конечных бизнес-приложениях. С другой стороны, ЕСМ может быть инструментом сканирования и оцифровки бумажных документов и созданием электронных карточек в приложениях в контексте определенных бизнес-процессов.

Мировой рынок ИТ постоянно развивается и прогрессирует. На сегодняшний день можно выделить следующие глобальные тенденции:

●   технологии Web 2.0 и Enterprise 2.0;

●   социальные сетевые сервисы;

●    «облачные» вычисления;

●   программное обеспечение как услуга;

●   мобильные решения;

●   процессный подход к управлению.

Рассмотрим каждую из указан-ных тенденций и проследим ее влияние на развитие концепции ЕСМ.

Технологии Web 2.0 и Enterprise 2.0

Современный Интернет невозможно представить без таких сервисов, как электронная почта, социальные сети, обмен мгновенными сообщениями, блоги, вики, тэги, поиск и многое другое. Это все примеры сервисов Web 2.0 (W2.0). Вообще говоря, точного определения для данного понятия не существует, поскольку оно является виртуальной конвергенцией многих технологий, подходов и методик. Можно попытаться объяснить его следующим образом - если любой интернет-сайт рассматривать как инструмент, предоставляющий услуги или сервисы для своих пользователей, то W2.0 - это наиболее вы-годный и удобный, с точки зрения конечных пользователей, комплекс технологий и подходов для реали-зации данного инструмента.

Фундаментальные технологические и социально-культурные изменения сделали Интернет неотъемлемой частью жизни людей. Массовое использование стало основой W2.0, которая обеспечивает дальнейшее развитие и улучшение конечных сервисов.

С другой стороны, сегодня очень популярной стала концепция Enterprise 2.0 (Е2.0). Быстрое и успешное развитие сегмента W2.0 открыло предприятиям новые возможности для инновационного развития и управления бизнесом. Концепция Е2.0 предлагает компаниям новые подходы и инструменты для управления корпоративными знаниями. Главный принцип - сотрудники компании, заказчики и партнеры получают новые современные интерактивные инструменты для накопления и обмена информацией, общения и коллективной работы. Таким образом, Е2.0 - это больше применение идеологии W2.0 в рамках корпораций, нежели просто использования инструментов W2.0. Благодаря такому подходу компании могут разрабатывать и распространять товары и услуги совершенно новыми способами.

Влияние концепций W2.0/E2.0 на развитие систем ЕСМ, очевидно, будет только усиливаться, причем движение пойдет в двух направлениях. С одной стороны, в интерфейсах ЕСМ систем будут активно исполь-зоваться технологии W2.0, с другой ЕСМ станет основной для хранения контента для решений Е2.0.

Социальные сетевые сервисы

К интересным трендам относятся и социальные сетевые сервисы. Хотя социальные сервисы и являются частью концепций W2.0/E2.0, думаю, стоит уделить им больше внимания. Социальный сервис - виртуальная площадка, связывающая людей в сообщества, позволяющая общаться, искать, хранить, редактировать и классифицировать информацию, выполнять другие коллективные задачи. При этом, как мне кажется, основной приоритет социальных сервисов в Интернете - массовость, а корпоративных - качество и полнота информации.

Социальные сервисы, ставшие популярным в последнее время, оказывают свое влияние на развитие всей отрасли. ЕСМ-системы должны концентрироваться на функциях совместной работы над контентом, предоставляя пользователям рабочие пространства. При этом всегда существуют некоторые виды контента, скажем приказы или официальные документы, которые не каждому сотруднику можно доверить. Производители инструментов совместной работы осознают, что организация взаимодействия внутри периметра компании и за ее пределами строится на разных моделях безопасности, обеспечения производительности и опыта пользователей. Поэтому ЕСМ-системы не должны брать на себя функции социальных сетей. Развитие должно идти в сторону интеграции с социальными сервисами.

«Облачные» вычисления и SaaS

Еще одним новым и очень модным трендом современного мира является концепция «облачных» вычислений. Как и предыдущие концепции, «облако» - это метафора удаленного вычислительно центра, доступ к которому предоставляется через сеть. За пользование таким «облаком» может взиматься плата как на регулярной основе, так и путем оп-латы за фактическое использование сервиса. Пользователям «облачных» вычислений не нужно заботиться ни о физической реализации, ни о

фактическом программном обеспечении. У концепции «облачных» вычислений есть множество очевидных плюсов, среди которых высокий уровень виртуализации, возможность масштабируемости системы, кругло-суточная техническая поддержка, а главное - отсутствие затрат на покупку оборудования и ПО.

В части концепции ЕСМ наиболее интересным примером «облачных» вычислений является технология «программное обеспечение как услуга» (Software as a Service) - это модель развертывания приложения, которая подразумевает предоставление приложения конечным пользователям как «услуги по требованию». Очевидно, что у «облачных» вычислений и модели SaaS есть множество плюсов для концепции ЕСМ. Если говорить о модели SaaS вообще, то основная группа потребителей, на которую рассчитана услуга - это компании малого и среднего бизнеса. Если рассмотреть полный жизненный цикл документа, то для каждой его стадии существуют соответствующие SaaS-решения.

Еще пять лет назад MS Office был обязательным элементом программного обеспечения каждого офисного компьютера. Создание практически всех документов осуществлялось именно в этом продукте. Но ситуация изменилась, появились альтернатив-ные продукты, такие как OpenOffice или SlarOffice, но главное - были созданы офисные Web-приложения Google Docs или InternetOffice.biz.

На следующей стадии жизненного цикла документ попадает к своему адресату. Документ регистрируется, его читают, редактируют, передают дальше по инстанции, на него ссылаются, он служит руководством к действию или результатом совершения каких-либо действий. Если в компании нет ЕСМ-системы, то можно воспользоваться готовым программным обеспечением, поставляемым по модели SaaS. Такие решения рассчитаны на массового потребителя, функционал существующих систем можно оценить как базовый. Но если бизнес-процессы компании более или менее стандартны, ЕСМ-система, поставляемая по модели SaaS, может быть неплохой альтернативой «традиционной» системе, решающей те же задачи.

Немалоловажной является и проблема доверия поставщику услуг. Не все могут представить себе ситуацию, когда документы организации находятся не на корпоративном сервере, а непонятно где во Всемирной Сети. Что сейчас происходит с ними, кто еще имеет к ним доступ, - далеко не праздные вопросы. В качестве примера можно взять CRM-системы. Появление Salesforce.com вызвало широкие дискуссии, и многие не скрывали своего скепсиса, но система развивается, компания регулярно рапортует об увеличении прибыли.

Развитие ЕСМ по модели SaaS, очевидно, будет идти вперед. Будут подниматься вопросы безопасности, производительности, стандартизации, интеграции с приложениями. Это замедлит рост популярности «облачных» решений, но не остановит его. Кроме того, поставщики «облачных» ЕСМ-сервисов будут ближе к бизнесу. Они будут предлагать не базовую платформу, а готовые решения для различных отраслей и задач.

Мобильные решения

Бурное развитие мобильных сетей с начала 1990-х годов привело к тому, что сегодня практически у каждого человека есть мобильный телефон. Кроме голосовой связи операторы предоставляют услуги мобильного доступа в Интернет. Количество смартфонов и коммуникаторов постоянно воз-растает. В течение последних лет применение мобильных устройств в деловой сфере стало стандартом работы де-факто. Корпоративные пользователи используют устройства на базе мобильных платформ Symbian OS, Apple IPhone OS, Windows Mobile и Google Android для выполнения своих ежедневных бизнес-функций, начиная от банальной отправки почты и работы в календаре и заканчивая работой в корпоративных системах класса CRM, ERP и т. д.

Производители ЕСМ не могут обойти эту область вниманием и будут активно продвигать мобильные решения. Они могут быть реализованы в виде «толстого» или «тонкого» клиентов, но обычно обладают значительно меньшим функционалом по отношению к своим «на-стольным» собратьям. Главным же их достоинством являются мобильный доступ к корпоративному контенту и возможность выполнения работником своих функциональных ролевых обязанностей удаленно от офиса без внесения задержек в бизнес-процессы организации.

Процессный подход к управлению

Любая организация имеет иерархическую структуру, при которой для каждой структурной единицы определен ряд функций, описана область ответственности и сформулированы критерии успешной деятельности. Как правило, горизонтальные связи между структурными единицами слабы, а вертикальные, включая линию «начальник - подчиненный», - сильны. Подчиненный отвечает только за порученные ему функции и, возможно, за деятельность своего подразделения. Функции и результаты работы параллельных структурных единиц его не очень интересуют.

С другой стороны, практически любую деятельность организации можно представить в виде совокупности бизнес-процессов, а следовательно, управление организацией -как управление бизнес-процессами. Соответствующий подход к управлению называется процессным. При подобном подходе каждая структур-ная единица обеспечивает выполнение конкретных бизнес-процессов, в которых она участвует. Таким образом, горизонтальные связи между единицами сильнее, а вертикальные слабее. Сотрудник отвечает не только за свои функции, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован.

С помощью процессного подхода можно построить как оперативное, так и стратегическое управление предприятием, например, на базе ключевых показателей эффективности (KPI), в том числе с применением системы сбалансированных показателей (BSC).

Для современных предприятий характерна сложная организационная структура, в рамках которой ответственность за выпуск конечного продукта или услуги распределяется между многими структурными единицами. В этом случае преимущества процессного подхода становятся | очевидными, особенно в условиях рынков с высоким уровнем конкуренции. С помощью процессного подхода можно построить не только оперативное, но и стратегическое травление предприятием.

Процессный подход для систем ЕСМ заключается в том, что управление контентом и управление бизнес-процессами объединяются между собой. Такой подход позволяет обеспечить, с одной сторо ны, быстрый доступ к контенту, с другой - гибкость включения его в бизнес-процессы организации. Интеграция ЕСМ и ВРМ имеет очень большой потенциал и перспективы. Многие производители, такие как Oracle, EMC, IBM, OpenText, готовы уже сегодня предложить соответствующие решения. С другой стороны, существуют различные нормативные акты, регламенты и стандарты, в частности, американский DoD или европейский MoReq2. Данные стандарты регулируют вопросы разработки программных приложений для управления электронными документами, требования к автоматизированным системам электронного документооборота, а также распределение полномочий и ответственностей в СЭД.

Но кроме стандартов внутреннего устройства систем ЕСМ существуют стандарты внешнего взаимодействия, такие как пакет стандартов Content Management Interoperability Services (CMIS), состоящий из набора веб-сервисов для совместного использования информации, хранимой в несвязанных между собой хранилищах контента. Предлагаемый набор стандартов, а точнее технических спецификаций модели предметной области для взаимодействия с репозитариями ЕСМ-систем посредством веб-сервисов, позволит сделать хранилища контента прозрачными для внешних систем. Многие поставщики ЕСМ-систем, например EMC, IBM, Oracle, Microsoft, Alfresco и другие, готовы поддерживать и развивать данный стандарт.

Для производителей ЕСМ-систем принятие стандарта CMIS несет одновременно и угрозы и новые возможности. Угроза заключается в том, что CMIS ослабит позицию ЕСМ как полноценного готового решения и переведет его в разряд инфраструктурных компонентов. С другой стороны, появится возможность с меньшими затратами консолидировать мелкие приобретения или ослабить конкурентов. Использование CMIS открывает новые горизонты и для независимых производителей программного обеспечения и интеграторов - они смогут использовать решения других вендоров и адаптировать их на разные ЕСМ-платформы.

При этом электронные документы все шире и шире используются в корпоративной среде и в государственном управлении, вытесняя бумажные аналоги. В связи с быстрым увеличением объема электронной информации, ужесточением требований регулирующих органов и ограниченной емкостью запоминающих устройств перед предприятиями встает проблема производства и хранения данных. Несмотря на возможность подлога, умышленной неясности изложения и физического повреждения, написанная или напечатанная информация во всех случаях является в определенной степени неизменной, чего нельзя сказать о содержимом электронного документа - его легко можно изменить. Мало того, такой документ можно просто уничтожить, не оставив никаких признаков его существования. Возникает серьезная проблема, потому что доказательство подлинности документа и уверенность в его неизменности после считывания особенно важны для соблюдения юридических и регулирующих требований. В таких условиях все большее значение приобретают технологии защиты электронных документов от внешних и внутренних угроз. Для защиты документов используются специальные средства защиты, такие как цифровая подпись, цифровые отпечатки и другие технические и организационные методы, учитывающие специфику жизненного цикла электронных документов и их носителей.

Таким образом, на развитие концепции ЕСМ оказывают существенное влияние, с одной стороны, современные реалии и тенденции ИТ, с другой - требования регулирующих органов и очевидная необходимость в стандартизации ЕСМ-решений. Многие организации в последние годы успешно автоматизировали свою деятельность с помощью систем класса ERP, CRM, SCM и т. д. Теперь, как нам представляется, важным приоритетом для них станут системы класса ЕСМ и Enterprise 2.0, которые позволяют автоматизировать контент-ориентированные бизнес-процессы и накапливать корпоративные знания и совместно работать с ними.

Источник: Журнал "Connect!" 7,2010