Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Основы межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами

  5 комментариев Добавить в закладки

Иван Агапов, аналитик проекта Synerdocs.

За прошедший год межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами (далее – ЮЗЭД) между контрагентами (в области B2B) активно укрепил свои позиции, делая принцип «бизнес без бумаги» все более реалистичным. Остановимся на причинах актуальности ЮЗЭД и его основных принципах подробнее.

Юридически значимый электронный документ

Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 даёт понятие электронного документа:

«11.1) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;»

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 даёт понятие электронной подписи:

«1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;».

 А Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ содержит условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа):

«юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Электронная подпись как реквизит электронного документа решает задачу гарантии  целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа.

Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами

Межкорпоративный обмен ЮЗЭД имеет следующие основные преимущества перед бумажной формой:

●    Быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем срок доставки бумажных документов.

●    Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей ЮЗЭД между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме.

Гарантии доставки и конфиденциальности документов:

1.   Специализированные технологии:

1.1.  информационные системы операторов обмена со средствами интеграции;

1.2.  протоколирование всех действий по передаче документов;

1.3.  защищённые протоколы передачи данных и т.п.

2.   Регламенты обработки электронных документов:

2.1.  регламент обработки электронных документов служит целям разграничения между участниками оборота прав и обязанностей по обработке документов, указывает состав и порядок использования различных технических документов;

2.2.  для электронных счетов-фактур существует законодательный порядок выставления, т.е. обработки всеми участниками оборота (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»);

2.3.  для других видов документов участники оборота или оператор определяют регламент обработки (порядок действий, технологические документы, права и обязанности участников и т.п.).

Из данных преимуществ следуют выгоды:

●    Быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени.

●    Сокращение издержек на подготовку и передачу документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач.

●    Быстрый обмен ЮЗЭД и гарантии их доставки позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте.

●    Электронная форма документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Кроме очевидных плюсов электронного обмена ЮЗЭД значительное влияние на его развитие оказывает законодательство и предлагаемые на рынке продукты и решения по обмену, которые делают межкорпоративный электронный документооборот реальностью.

Основы законодательства и правовое поле обмена

Основные нормативно-правовые акты (далее – НПА), регулирующие межкорпоративный обмен ЮЗЭД:

1.   Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

2.   Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002, который ещё действует до 1-го июля 2013 года.

3.   Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей.

4.   Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).

5.   Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.11.1996 регулирует использование электронных юридически значимых первичных учетных документов (ст. 9).

6.   Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования юридически значимых электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).

7.   Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Также есть и другие НПА, регулирующие использование ЮЗЭД.

Представленное законодательство создает правовое поле для использования электронных документов наравне с бумажными, т.е. организации уже сейчас для определенных видов документов могут производить обмен электронными юридически значимыми документами.

Также для межкорпоративного обмена ЮЗЭД компаниям необходимо определить локальное правовое поле – заключить соглашения об обмене контрагент-контрагент или присоединиться к регламенту обмена, если используется оператор обмена; выпустить необходимые внутренние приказы и положения по использованию электронной подписи и ЮЗЭД, которые будут регламентировать выполнение внутри компании внешних принятых соглашений (например, Положение организации об обмене ЮЗЭД с контрагентами, Приказ о создании системы обмена ЮЗЭД и принятии регламента системы, Инструкция уполномоченного сотрудника).

Виды документов для межкорпоративного обмена

При переводе межкорпоративного документооборота в электронный вид компаниям необходимо определить, какие виды документов использовать.

Для вида документа необходимо проверить законодательные требования и сроки хранения: разрешено (или не запрещено) законом использовать электронный вид документа и электронную подпись на документ, и сможет ли организация обеспечить в электронном виде необходимые сроки хранения документов.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов:

●    письма (требующие юридической значимости);

●    договоры;

●    счета;

●    товарные накладные;

●    товарно-транспортные накладные;

●    акты выполненных работ и оказания услуг;

●    акты сверки взаиморасчетов;

●    счета-фактуры.

Электронная подпись

№63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет следующие виды электронной подписи:

●    простая электронная подпись;

●    усиленная электронная подпись, которая также подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.

№1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет вид электронной подписи: электронная цифровая подпись.

Для межкорпоративного обмена ЮЗЭД, как правило, используется усиленная электронная подпись (или электронная цифровая подпись), которая обеспечивает:

●    контроль целостности передаваемого документа;

●    защиту от изменений (подделки) документа;

●    невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа.

Электронная подпись в России на текущий момент активно используется в следующих областях:

●    сдача отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (для подписания отчетности);

●    электронные торговые площадки и государственный заказ;

●    внутренний документооборот в крупных компаниях;

●    системы интернет-банкинга с использованием банк-клиента (часто используется электронная подпись и сертификат подписи).

Активную роль в распространении электронной подписи играет государство как регулятор различных областей. Т.е. на текущий момент электронная подпись работает и успешно используется для решения различных задач бизнеса и государства.

Для межкорпоративного документооборота использование электронной подписи также не вызывает проблем, необходимые законы и технологии существуют и работают (например, для сдачи электронной отчётности в налоговые органы, пенсионный фонд, ФСС, Росстат).

Виды межкорпоративного документооборота

Обмениваться ЮЗЭД контрагенты могут по-разному, выделяются следующие основные виды обмена:

1.   Обмен напрямую контрагент-контрагент.

Основной минус данного варианта: компании необходимо с каждым из своих контрагентов заключать соглашения, настраивать порядок и технологии обмена документами и т.п. Для части компаний плюс варианта в следующем: не надо платить оператору за передачу документов; но все расходы по организации обмена компания будет нести сама.

2.   Обмен через спецоператора.

Спец.оператор - организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота юридически значимых документов между заинтересованными контрагентами.

Весомый плюс данного варианта: компании достаточно один раз подключиться  к сети спецоператора, а он, в свою очередь, обеспечивает все необходимое для обмена, но здесь отношения будут очень похожи на услуги связи (например, по аналогии с услугами телефонной связи). Для части компаний минус данного варианта в следующем: надо платить оператору за передачу документов; но расходы по организации обмена полностью или частично берёт на себя оператор.

Подробное рассмотрение плюсов и минусов представленных вариантов (и других возможных вариантов) выходит за рамки данной статьи, поэтому остановимся подробнее на некоторых особенностях 2-го варианта.

На текущий момент на рынке уже существуют различные спецоператоры, которые предлагают комплекс услуг по межкорпоративному обмену ЮЗЭД. Данные услуги можно разделить на 2 основные категории:

●    услуги по организации обмена и подключению к спецоператору – «подключение к сети»,

●    услуги по передаче документов (после подключения) – «услуги связи».

Кроме того, через спецоператоров будет производиться обмен документами с налоговыми органами (согласно приказам Минфина и ФНС –приказ Минфина РФ ФНС № MMB-7-2/168@ от 17 февраля 2011 г.), выставление счетов-фактур также должно производиться через спецоператоров согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Безопасность межкорпоративного обмена ЮЗЭД

Многие компании еще сомневаются в надежности электронного межкорпоративного документооборота, это связано с недоверием к электронной подписи и привычной бумажной формой юридически значимых документов (оригиналов документов).

Разберем некоторые часто встречающиеся сомнения:

1. Можно ли доверять электронной подписи и не подделают ли мои документы?

Технология электронной подписи очень надежна и обеспечивает целостность передаваемого документа, его защиту от изменений (подделки) документа, невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа; подделать электронную подпись при соблюдении порядка ее использования практически не возможно. По сравнению с подписью и печатью на бумажных документах, электронная подпись более надежна; подделать бумажные документы сейчас значительно проще. Технология электронной подписи использует асимметричные схемы криптосистем с открытым ключом. В отличие от асимметричных алгоритмов шифрования, в которых зашифрование производится с помощью открытого ключа, а расшифрование — с помощью закрытого, в схемах цифровой подписи подписывание производится с применением закрытого ключа, а проверка — с применением открытого. Без обладания закрытым ключом вычислительно очень сложно создать легитимную цифровую подпись, на это необходим мощный суперкомпьютер и несколько лет работы (и не факт, что в итоге получится создать легитимную подпись).

2. А если мой документ удалится или потеряется?

Современные технологии электронного обмена и установленные регламенты  деятельности специалистов компаний обеспечивают резервное копирование документов и гарантируют доставку документов до адресата; вероятность потери электронных документов существенно ниже (практически нулевая), чем бумажных документов, а своевременное резервное копирование гарантирует сохранность документов.

3. Что делать, если государственные органы запросят документы?

На текущий момент часть  государственных органов уже предусмотрела порядок предоставления электронных юридически значимых документов (например, налоговые органы – приказ Минфина РФ ФНС № MMB-7-2/168@ от 17 февраля 2011 г.); также, согласно законодательству (например, ст. 93 Налогового кодекса РФ), на требования госорганов компаниями могут предоставляться бумажные копии ЮЗЭД, заверенные печатью организации.

4. А можно ли электронные документы использовать в качестве доказательств и как их предоставлять в суд?

ЮЗЭД могут использоваться в качестве доказательств наравне с бумажными, это подтверждает судебная практика (например, Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010 – ФАС Волго-вятского округа признал юридическую значимость (силу) электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП). В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. В суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.); в случае сомнения подлинности электронного документа или электронной подписи, как и с бумажными документами, может использоваться экспертиза.

Итоги

Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами становится реальностью, есть законодательные основы и необходимые технологии, а преимущества электронной формы обмена очевидны. Также есть примеры проектов, когда между компаниями в рамках холдинга был организован и работает обмен ЮЗЭД. На текущий момент накоплен огромный опыт по автоматизации документооборота предприятий с применением электронной подписи. Теперь пришла пора переходить на новый уровень электронного взаимодействия, вовлекая партнеров по бизнесу.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", №9, 2012

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Вадим Майшев 25 октября 2012 г. 13:19  
выставление счетов-фактур также должно производиться через спецоператоров согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».
Точнее, через операторов электронного документооборота (+ приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@)
Иван Агапов 25 октября 2012 г. 16:27  
Точнее, через операторов электронного документооборота (+ приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@)
Да, верное уточнение. Через Оператора электронного документооборота. Спасибо за уточнение!
Татьяна Герасимова 25 ноября 2015 г. 10:45  

Как быть если контрагент обменивается документами через одного спецоператора, а мы через другого?

Анастасия Щепина 26 ноября 2015 г. 15:27  
Как быть если контрагент обменивается документами через одного спецоператора, а мы через другого?

Татьяна, для случаев, если Вы подключены к одному оператору ЭДО СФ, а ваш контрагент к другому, есть технология роуминга, разработанная Некоммерческим Партнерством РОСЭУ. Технология роуминга позволяет настроить обмен между разными операторами ЭДО СФ.

Список операторов ЭДО СФ, поддерживающий технологию роуминга есть на сайте НП РОСЭУ http://roseu.org/roaming . Для того, чтобы начать обмен с Вашим контрагентом через разных операторов, вам нужно обратиться к Вашему оператору ЭДО СФ и оставить заявку на подключение роуминга. Если же в списке нет Вашего оператора, то тогда тем более нужно обратиться с просьбой поддерживать технологию роуминга и настроить его.

В любом случае, всегда остается альтернативный вариант - подключиться к тому оператору ЭДО СФ, услугами которого пользуется ваш контрагент, или который поддерживает технологию роуминга.

 

 

Михаил Романов 27 ноября 2015 г. 15:28  
Список операторов ЭДО СФ, поддерживающий технологию роуминга есть на сайте НП РОСЭУ http://roseu.org/roaming

Кстати, весьма интересная страница:

  • Первая версия документа была опубликована еще в мае 2012 года (т.е. 3,5 года назад), последние обновления вносились полгода назад.
  • Технлогия, как я понимаю, предполагает только двусторонний обмен документами (пересылка через третьего оператора не поддерживается).
  • На текущий момент, практически все введенные в промышленную эксплуатацию роуминги связаны с одной единственной компанией (она же, судя по остальной части сайта - основной разработчик и двигатель стандарта)
  • Большинство пребывают в ничего не значащем состоянии "Доработка ПО"

Конечно, для ситуации может быть множество разных объяснений: картинка не актуальная, операторы используют стандарты роуминга, у всех всё готово и все только ждут своего первого клиента, которому наконец-то понадобится роуминг документов.

Однако у меня осталось впечателние, что многие операторы вняли доводам эксперта (Почему нам НЕ нужен роуминг операторов ЭДО?) и не стали торопиться (а может и вообще заморачиваться) с организацией роуминга. Такие вот у нас клиент-ориентированные операторы.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев