Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные архивы

Особенности архивного хранения юридически значимых электронных документов

  6 комментариев Добавить в закладки

Иван Агапов, бизнес-аналитик Synerdocs

 

В конце февраля 2013 года в интернете появилась информация о том, что техническим комитетом ISO/TC 154 «Документы и информация в правлении, торговле и промышленности» был разработан новый стандарт ISO 14533. Соответствие требованиям ISO 14533 позволит представителям бизнеса гарантировать долгосрочную подлинность электронной подписи, все чаще используемой в приложениях электронной коммерции. А также обеспечит совместимость электронных подписей при проверке подлинности документов, передаваемых и обрабатываемых с помощью разных информационных систем.

Попробуем разобраться, что сегодня происходит в России в сфере долгосрочного хранения электронных документов с использованием электронной подписи. Чего ждать представителям бизнеса в связи с новым стандартом, и есть ли твердая законодательная основа по вопросам электронного архивирования.

Сегодня все чаще возникает потребность переводить в электронный вид документы не только временного пользования, но и длительного или даже постоянного срока хранения. Дело в том, что электронный документооборот позволяет работать с документами без их дублирования на бумагу. Поэтому и количество таких электронных документов постоянно растет. Особенно важно хранить так называемые юридически значимые документы – счета-фактуры, договоры, акты, накладные и пр.

При организации хранения юридически значимых электронных документов происходит столкновение с рядом проблем. В первую очередь возникает вопрос о физическом месте хранения документов. При выборе носителей информации (сменных или локальных) следует учитывать, что срок их годности ограничен. Также очень важны условия эксплуатации. Например, такие факторы, как – температура помещения, влажность, УФ-лучи и пр. А для организации хранения большого корпоративного объема информации требуются серверы. Логично, что требования, выдвигаемые к серверным помещениям, будут еще серьезнее, чем к повсеместно употребляемым локальным носителям информации. Это не только отсутствие окон в помещении и наличие фальшпола, но и ряд других существенных ограничений. Исходя из этого, хранимую информацию необходимо периодически резервировать, перезаписывать, производить замену носителей и т.д.

Выходом из сложившейся ситуации могут стать специализированные электронные архивы. К примеру, в марте 2002 года в РФ была запущена федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 г.)», в рамках которой был реализован проект «Электронный архив Президента РФ». Общий объем архива составил, примерно, 15 млн. документов. Однако в конце 2010 года эффективность исполнения программы оценивалась как низкая: в полной мере электронный документооборот между государственными органами, а также электронные коммуникации между государственными органами и гражданами так и не функционировали. Эффективность государственного управления в России, по оценке Всемирного банка, за эти годы практически не изменилась. Очень жаль, что на сегодняшний день этот проект приостановлен, и говорить о повсеместном и широком распространении подобных программ не приходится. В частности этому способствовало отсутствие в РФ нормативно-правовой базы, которая могла бы регулировать отношения в области электронного архивирования, но старт целевой программы все же дает надежды на развитие этого направления.

Вторая и, пожалуй, самая главная проблема при длительном хранении электронных документов – обеспечение их юридической значимости. Последнее достигается использованием электронной подписи (ЭП). На сегодняшний день отношения в этой области регулируют: Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и Федеральный закон от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ФЗ №63 различают два вида ЭП: простая и усиленная.

Все подписи отличаются друг от друга характерными для них признаками, которые четко отражены в указанных Федеральных законах. Но, к сожалению, существуют некоторые ограничения в использовании каждой из видов подписей при обеспечении юридической значимости. Дело в том, что сертификат ключа проверки электронной подписи, как правило, выдается на один год, а подписанный документ, следуя требованиям законодательства, необходимо хранить не менее пяти лет. Возникает вопрос, как через три года доказать действительность ЭП, которая подтверждалась данным сертификатом? Значит перед нами стоит задача определения действительности электронной подписи и сертификата на момент подписания документа.

Данный вопрос решается при помощи использования усовершенствованной электронной подписи (УЭП). В ее формат добавлены признаки доказательств подлинности – таких, как штамп времени, данные об отзыве сертификата и др.

УЭП позволяет обеспечить:

●    доказательное подтверждение момента создания подписи;

●    доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент ее создания;

●    архивное хранение юридически значимых электронных документов.

Как видим, современные разработки и технологии позволяют обеспечить хранение юридически значимых электронных документов.

Еще одним немаловажным аспектом в вопросе архивного хранения ЮЗЭД является быстрое развитие техники и технологии. Стремительный прогресс не дает нам заглянуть в будущее больше, чем на 10-15 лет. Чтобы понять, о чем идет речь, давайте вернемся в прошлое на несколько лет, и что мы увидим? Для хранения информации активно используют дискеты 3½ дюйма. Но уже в марте 2011 г. фирма Sony ставит точку в истории дискет, официально прекратив их производство и продажу. И сейчас ПК просто не предполагают наличия флоппи-дисковода. Современные производители оптических дисков гарантируют работу накопителей не больше 10 лет. Срок службы flash-накопителей зависит от количества процессов перезаписи данных. Все это говорит о том, что мы просто вынуждены спустя некоторое время перезаписывать информацию на всё более современные накопители. Таким образом, у нас должны быть определены гарантии того, что через 10-15 лет, мы без проблем сможем произвести проверку ЭП хранимых документов, ну и, конечно, «прочитать» формат текстового редактора, в котором был создан электронный документ 10 лет назад (например, формат Лексикона). Для этого нам понадобится воспроизводящее устройство, операционная система и средства работы с ЭП, которые будут поддерживать формат хранимого электронного документа.

***

Все это предполагается возможным?

Да. На сегодняшний день мы имеем все необходимые инструменты для организации архивного хранения ЮЗЭД. Использование усовершенствованного формата подписи гарантирует юридическую значимость вашим документам. Организовать рабочее место, позволяющее проверить ЭП спустя 10-15 лет, при соответствующей организации процессов, тоже не вызывает серьезных трудностей. Создание электронных архивов не заставит себя ждать при увеличении спроса на них.

Немного сложнее дело обстоит с законодательной базой РФ в области электронного архивирования, но, может, чем быстрее бизнес откажется от бумаги, тем скорее в нашей стране в законе «Об электронных архивах» появится развернутая информация об электронных документах? Появление первых прецедентов в малоизученной пока области просто заставит государство вплотную заняться этим вопросом.

Все взаимосвязано и в большинстве случаев зависит от нас самих. Пустые ожидания не приведут к результату – пора начинать действовать!

Источник: PC Week

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (6)
Михаил Романов 30 апреля 2013 г. 15:39  
Чего ждать представителям бизнеса в связи с новым стандартом, и есть ли твердая законодательная основа по вопросам электронного архивирования.

После такого вступления, я ожидал разбора именно юридических аспектов, а их-то и не нашлось...

Данный вопрос решается при помощи использования усовершенствованной электронной подписи (УЭП).

А можете вы прояснить юридический статус усовершенствованной ЭП? Ни первый, ни второй из приведенных ваами законов таким термином не оперируют.

Кроме того, вы почему-то не указали, что УЭП, это не просто "пара дополнительных полей" в структуре подписи, а еще и нехилая инфраструктура в виде серверов штампов времени, которые требеют сертификации, обновления сертификатов самих серверов штампов, с которыми нужна постоянная связь и еще куча разных ограничений.

Т.е. решая одну проблему, УЭП создает ворох новых.

Иван Агапов 07 мая 2013 г. 18:27  
После такого вступления, я ожидал разбора именно юридических аспектов, а их-то и не нашлось...

Да, действительно статья рассматривает общие принципы, подробности последуют.

А можете вы прояснить юридический статус усовершенствованной ЭП? Ни первый, ни второй из приведенных ваами законов таким термином не оперируют.

Да, такого понятия в указанных законах нет, законы определяют типы подписей. Усовершенствованная ЭП - это определённый, расширенный формат ЭП, до данного формата может быть доведена как ЭЦП, так и квалифицированная ЭП, при этом, законодательство не нарушается.

Зачем нужна усов.ЭП? - Закон требует проверки действительности сертификата ЭП на момент подписания ЭД, а сертификат имеет срок действия, соответственно спустя данный срок действия необходимо как-то доказать действительность сертификата ЭП на момент подписания. Вот для решения данной задачи и предназначена Усовершенствованная ЭП, она состоит из штампа времени и доказательств действительности сертификата ЭП.

Т.е. решая одну проблему, УЭП создает ворох новых.

Да, создание усов.ЭП очень не простая задача, но решаемая! И для решения данной задачи существуют свои хитрости, например, сертификат для службы штампов времени можно использовать со сроком действия 5 лет. Кроме того, значительная доля УЦ уже сейчас предоставляет OCSP-сервисы и всё постепенно идёт к тому, чтобы решать данную задачу можно было гораздо легче, чем есть сейчас. У себя в сервисе Synerdocs мы эту задачу решаем.

К тому же, это не УЭП создаёт ворох новых проблем, это сама существующая технология ИОК изначально все эти сложности в себе содержит и решаться они должны в рамках создания единого пространства доверия в нашей стране с предоставлением доверенных сервисом штампов времени, OCSP и т.п. С началом полномасштабного использования квалифицированной ЭП, эта задача должна быть решена в рамках всей страны, посмотрим, что будет :)  Ещё есть вариант изменения самой технологии, но этого пока в нашем государстве не предвидится.

 

Михаил Романов 08 мая 2013 г. 08:11  
Вот для решения данной задачи и предназначена Усовершенствованная ЭП, она состоит из штампа времени и доказательств действительности сертификата ЭП

Это предположение, или у вас есть примеры реального применения УЭП при рассмотрении дел, например, в судах?

например, сертификат для службы штампов времени можно использовать со сроком действия 5 лет.

А документы есть с неограниченным сроком действия.

У себя в сервисе Synerdocs мы эту задачу решаем.

Внутри одной системы можно обходиться вообще без использования усиленной ЭП. Интересен случай передачи между независимыми системами.

Например, как будет происходить перевод документов от Synerdoc в Diadoc (или любой другой конкурирующий сервис)?

Иван Агапов 08 мая 2013 г. 09:43  
Это предположение, или у вас есть примеры реального применения УЭП при рассмотрении дел, например, в судах?
Здесь работает принцип: всё что не запрещено, то разрешено. Т.е. мы можем использовать данную технологию, т.к. она не противоречит закону и даже наоборот позволяет нам обеспечить требования закона. Естественно использование данной технологии мы закрепляем в наших регламентирующих документах.
Что касается судов, то как правило, суды до разбора технологии даже не доходят, основное, что их интересует по текущей судебной практике - было или нет соглашение об использовании между сторонами ЭП и начали ли стороны реально исполнять данное соглашение. По вопросам доказывания и использования УЭП в качестве доказательств в суде: применимость любого доказательства в судебном процессе оценивает сам суд, используя действующее законодательство, соглашения сторон, заключение экспертов и т.п. Для УЭП, в случае необходимости,  предоставить необходимые данные не проблема.
А документы есть с неограниченным сроком действия.

Да, и именно поэтому мы рекомендуем переводить в электронный вид документы со сроками хранения не более 10-15 лет. Естественно переводить документы с неограниченными сроками хранения в электронный вид сейчас НЕ стоит!

Например, как будет происходить перевод документов от Synerdoc в Diadoc (или любой другой конкурирующий сервис)?

С точки зрения форматов и используемых технологий задача решаемая, т.к. стандарты используются одни и те же (как правило). Здесь более значимы вопросы:

а) доверия ЭП - это должно решаться в рамках использования единого пространства доверия в РФ и квалифицированной ЭП;

б) орг.вопросы взаимодействия Операторов и их зон ответственности - решается соглашениями между Операторами.

 

Михаил Романов 08 мая 2013 г. 13:39  
По вопросам доказывания и использования УЭП в качестве доказательств в суде: применимость любого доказательства в судебном процессе оценивает сам суд, используя действующее законодательство, соглашения сторон, заключение экспертов и т.п. Для УЭП, в случае необходимости, предоставить необходимые данные не проблема.

Собственно, мой вопрос был о наличии состоявшейся правоприменительной практики. Когда в суде использовались электронные документы с ЭП и сроками существования более года

 

 

Михаил Романов 08 мая 2013 г. 13:44  
Да, и именно поэтому мы рекомендуем переводить в электронный вид документы со сроками хранения не более 10-15 лет

Но даже для этих документов возникает вопрос технического подтверждения достоверности.

орг.вопросы взаимодействия Операторов и их зон ответственности - решается соглашениями между Операторами

И это серьезный вопрос! На текущий момент, как я понимаю, операторы не обязаны (закон не принуждает) вступать в какие-либо соглашения. Надеяться на то, что "все будет как в телекоме - где все рано или поздно друг с другом договариваются", тоже не стоит - там ровно обратная ситуация: если на рынке появляется оператор с преобладающей долей абонентов ему просто не выгодно идти на соглашения с более мелкими и терять свою базу.

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев