Особенности организации ввода данных во фронт-офисе и бэк-офисе

В зависимости от специфики деятельности и задач компании выделяют два основных подхода к организации потокового ввода данных: обработка форм по мере их поступления, либо по мере накопления. Данная статья рассматривает оба подхода более детально с рассмотрением ключевых требований к системам ввода данных.

Система автоматизированного ввода может использоваться во фронт-офисе (от англ. front-office) – отделе, где собирают входящую документацию от клиентов и поставщиков. Такими подразделениями являются секретариат, операционные отделения обслуживания клиентов в банках и страховых компаниях, контакт-центры, отделы продаж и др. Вторым способом является использование потокового ввода данных в бэк-офисе (от англ. back-office), то есть во внутреннем операционно-учётном подразделении, например, в бухгалтерии, юридической службе, казначействе и др.

Ввод данных во фронт-офисе

Подобные сценарии актуальны для отраслей, ориентированных на работу с большим количеством клиентов в том случае, когда процесс работы с контрагентом накладывает требования немедленной обратной связи по предоставленной в организацию документу.

Типичными примерами могут служить банковская и страховая отрасли, оптовая и розничная торговля. Клиенты заполняют документы: анкету на получение кредита, заказ на покупку, либо заявление на получение страхового полиса, в котором указывают, какой именно товар или услугу хотели бы получить. В подобных компаниях эффективность бизнеса во многом зависит от скорости обработки каждой клиентской заявки. Поэтому рабочее место оператора оборудовано для проведения полного цикла операций ввода (сканирование, распознавание, верификация, сохранение и передача полученных различные информационные системы). Все операции, как правило, осуществляются непосредственно там, где клиент заполняет и/или сдаёт документ. Там же обычно проводятся все вспомогательные операции, не связанные напрямую с вводом данных (формирование и распечатка счёта, утилизация или помещение в архив бумажной формы, и т. п.).

Ввод данных в бэк-офисе

Второй подход можно проиллюстрировать на примере работы централизованной службы бухгалтерии крупной компании. Все финансовые документы из различных подразделений отправляются в централизованную бухгалтерскую службу, где их обрабатывают и направляют в информационную систему учета. Ежедневно бухгалтерская служба может обрабатывать несколько тысяч документов. При этом существуют жёсткие ограничения по времени обработки и ввода, связанные с финансовыми обязательствами компании и требованиями контролирующих органов. Очевидно, что для решения подобных задач необходима система автоматизированного ввода данных, однако так как в этом случае нет непосредственного контакта с контрагентом в момент обработки документа, то процессы обработки документов можно консолидировать и разнести во времени по отношению к моменту прихода документа в организацию.

Рекомендации по определению ключевых требований к системам автоматизации ввода данных:

●   высокая точность и качество распознавания: от этого зависит качество исходного текста, над которым будут выполняться процедуры ввода данных и чем выше качество исходного материала, тем меньше возможных ошибок появится на последующих этапах обработки данных, таких как индексирование и верификация;

●   возможность масштабирования: так как объём поступающей информации может сильно меняться под влиянием различных факторов (сезонной динамики, увеличения точек обслуживания клиентов, проведения различных рекламных компаний и пр.), важно обеспечить возможность быстрого и гибкого расширения системы автоматизированного ввода данных;

●   высокая производительность и скорость ввода данных; Автоматизированная обработка документов со сложной структурой: чтобы внедрение системы было эффективным, решение должно обеспечивать корректное извлечение данных и обработку разных типов документов в одном потоке;

●   поддержка распределенного процесса обработки: в случае централизованной модели ввода, каждый оператор должен иметь чёткую специализацию и на всём протяжении процесса обслуживать только одну рабочую станцию;

●   отказоустойчивость, эффективное распределение нагрузки и резервное копирование данных: архитектура решения должна обеспечивать непрерывность рабочего процесса, доступность и сохранность важной информации даже при самых серьезных отказах оборудования и ПО;

●   возможности оперативной настройки системы в связи с появлением новых типов документов: так как документы могут существенно меняться, например, в связи с изменениями в законодательстве, в систему должны быть заложены гибкие возможности и удобные инструменты настройки системы для обработки измененных (новых) документов;

●   интеграция с различными информационными системами: ERP-системами, электронными архивами и т. д.

Вывод

При выборе того или иного решения необходим тщательный анализ рабочих процессов организации. Это позволяет оптимально настроить систему, наладить и продумать необходимые логические связи, исходя из специфики конкретной организации.

Источник: Docflow