По следам конференции «Без бумаги к 2020»

23-го октября я был на очередной конференции «Без бумаги к 2020», которая была посвящена переходу на обмен электронными документами в B2B- и B2G-секторах. Сегодня я поделюсь с вами интересной информацией с этой конференции. О самой конференции и о том, какие доклады были можно посмотреть тут.

Как подключить контрагентов к обмену?

С этим вопросом сталкивается практически каждая компания, которая решила перейти на обмен электронными документами со своими контрагентами. Вот и в каждом докладе конференции прозвучала эта тема. Количество подключенных компаний насчитывает от нескольких штук до 20% от общего числа контрагентов абонента. Цифры не впечатляют, правда?

Само подключение к Оператору ЭДО достаточно простое и прозрачное, но есть связанные проблемы, например:

• контрагенты не хотят работать по-новому;
• от контрагента требуется решить организационные вопросы старта работы (электронная подпись, соглашения об обмене и т.п.);
• контрагенту интересно работать не только с одной компанией, но и со своими контрагентами;
• отсутствие распространённого роуминга и другое.

Значительная часть проблем решается сразу, но это необходимо донести до контрагентов. Для этого организуется массовое подключение контрагентов, типовые мероприятия по их подключению:

• размещение информации о проекте ЭДО на сайте (портале) компании и Оператора ЭДО;
• обучение сотрудников компании по вопросам ЭДО и взаимодействию с клиентами;
• обзвон контрагентов силами компании или Оператора ЭДО. Контрагентов может обзванивать и консультировать колл-центр Оператора ЭДО;
• информационные письма в конвертах с бумажными документами;
• рекламная продукция Оператора ЭДО в конвертах с бумажными документами.

Сейчас скорость подключения контрагентов к ЭДО может быть медленной, но упорство в этом вопросе приносит свои результаты, и доля компаний, работающих с ЭД, постоянно растёт.

Что делать если мои отраслевые документы необходимо передавать в бумаге?

В различных отраслях существуют специфические документы, которые согласно отраслевым НПА необходимо передавать в бумажном виде. Это «лечится» внесением изменений в данные НПА, для инициации таких изменений можно воспользоваться помощью соответствующих сообществ, например, 0paper или АСИ, они реально помогают с переводом отраслевых документов в электронный вид.

О таких примерах рассказали на конференции:

1. Максим Тюремских из «Протек» рассказал о переводе в электронный вид протокола согласования цен. Данный документ актуален для фармацевтической отрасли. Сейчас его можно использовать в электронном виде.
2. Анна Климова из «Проктэр энд Гэмбл» рассказала о переводе в электронный вид документов валютного контроля, данные документы создаются и используются в рамках контроля за внешнеэкономической деятельностью. С августа текущего года данные документы в полной мере можно использовать в электронном виде.

Когда будет роуминг?

В рамках одной из сессий конференции обсудили актуальный для клиентов вопрос роуминга.

Дискуссия на тему роуминга была очень живой, и все клиенты сходятся, что нужен роуминг, и его отсутствие мешает им масштабировать обмен ЭД по контрагентам. Сначала операторы, представленные на круглом столе, начали рассказывать, что они ждут реальных обращений контрагентов и т.п., но аудитория с этим не согласилась, т.к. реальная потребность есть и обращения есть. Клиенты уже слышали обещания Операторов ЭДО о том, что роуминг будет, им необходим роуминг сейчас или конкретные сроки его реализации, потребность у клиентов есть.

По опыту нашего оператора (Synerdocs) роуминг реален, но его запуск в продуктивную эксплуатацию в части случаев затягивают сами Операторы ЭДО. Реальную ситуацию по роумингу можно посмотреть тут. Рынок должен в ближайшее время «выдавить» ситуацию в сторону увеличения количества продуктивных каналов роуминга, ждём и делаем со своей стороны всё от нас зависящее.

Можно ли хранить не бумажный оригинал документа, а его электронную копию?

Множество различных видов документов сейчас можно перевести в электронный вид, но как быть с теми документами, которые уже созданы на бумаге и их очень много. Например, у крупных компаний возможна ситуация, что накопилось несколько миллионов бумажных оригиналов документов и их необходимо хранить, это вызывает проблемы:

• документы занимают огромное количество мест и единиц хранения;
• у документов различные сроки хранения и их необходимо отслеживать;
• сложно найти необходимые документы (единицы хранения);
• сложно обеспечить защиту данных, содержащихся в этих документах.

По действующему законодательству нельзя все эти документы перевести в электронный вид с сохранением их юридической значимости, а бумажные оригиналы уничтожить. Такая возможность позволила бы заинтересованным компаниям сэкономить много миллионов рублей (например, телеком отрасль, со слов одного из докладчиков, тратит порядка 0,5 млрд.руб в год на хранение бумажных договоров с клиентами). А пока остаётся инициировать и ждать изменения в законодательстве РФ, чтобы обрубить этот бумажный «хвост». Подробнее смотрите доклад от Вымпелкома

Вместо заключения вот вам ролик от «Без бумаги к 2020», который нам показали на конференции.