Вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами. Часть 1.

30 ноября 2011 года компания DIRECTUM провела онлайн-семинар «Правовые и организационно-технические вопросы юридически значимого обмена электронными документами», информационным партнером которого выступил ECM-Journal. Тема юридически значимого документооборота вызвала большой интерес среди участников семинара, подтверждением чего стало большое количество вопросов, заданных экспертам. По просьбе редакции, ответы на наиболее интересные и актуальные вопросы специально для читателей ECM-Journal подготовили специалисты DIRECTUM, представившие свои доклады на мероприятии:

Ренат Габдуллин, руководитель направления, компания DIRECTUM.

Иван Агапов, бизнес-аналитик, компания DIRECTUM.

В некоторых положениях Минфина указывается, что для юридически значимого документооборота должна использоваться не только значимая ЭЦП, но и определенный провайдер электронного документооборота. Речь идет о приказе Минфина РФ от 25 апреля 2011 г. N 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи" и приказе Федеральной налоговой службы от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/169@ "Об утверждении Порядка представления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, а также о внесении изменений в некоторые нормативные правовые акты Федеральной налоговой службы". Существуют ли уже такие провайдеры охватывающие все регионы? И можно ли обойтись без такого оператора?

Иван Агапов: Указанный приказ Минфина РФ предусматривает обязательность использования спецоператора (провайдера электронного документооборота) в случае необходимости выставления счетов-фактур в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

Также только через спецоператора, согласно Приказу Федеральной налоговой службы от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/169@, налоговая служба может выставить требования на предоставление налогоплательщиками  электронных документов. Аналогично, их предоставление осуществляется только через спецоператора.

Для других видов документов, к которым не предъявляются специальные требования законодательства, можно не использовать спецоператора, но в любом случае потребуется корректно создать правовое поле для обмена электронными документами.

Т.е. согласно данным приказам есть определённые ситуации, когда обязательно использовать обмен юридически значимыми электронными документами только через спецоператора.

На текущий момент есть несколько спецоператоров, предоставляющих услуги на территории РФ, информацию по действующим спецоператорам можно найти в сети интернет.

Если наша компания организует систему ЮЗЭДО с контрагентами (с использованием серверов и клиентских приложений), то считаемся ли мы Оператором Связи? И требуется ли нам в этом случае заключать с нашими контрагентами Соглашения о присоединении к системе ЮЗЭДО?

Иван Агапов: В данном случае вам необходимо определить корпоративную информационную систему (КИС) и её оператора, далее обеспечить правовое поле, т.е. подготовить регламент обмена и договор присоединения. В частности, регламент должен регулировать порядок деятельности оператора КИС и её участников.  Ваши контрагенты должны подписать договор присоединения к КИС.

Обязательно ли разрабатывать локальные НПА (нормативно-правовые акты), если мы планируем использовать только сторонние УЦ и только специализированных операторов? Если да, то какие из них?

Иван Агапов: Для обмена электронными документами между контрагентами, в случае использования услуг сторонних УЦ и спецоператоров, необходимые заявления и соглашения будут вам предоставлены сторонними организациями, останется только их подписать. Для осуществления внутреннего юридически значимого  электронного документооборота и хранения юридически значимых электронных документов вам необходимо будет разработать свои локальные нормативно-правовые акты.

Как подтверждать факт передачи информации контрагент-контрагент?

Иван Агапов: Порядок подтверждения факта передачи информации контрагент-контрагент необходимо определить в соглашении между контрагентами.

С технической точки зрения это может быть реализовано по-разному, например, при получении документа контрагент формирует и отправляет подтверждение о получении документа. Данное подтверждение может быть сформировано автоматически и подписано электронной подписью контрагента для обеспечения достоверности. В случае, если у контрагента есть замечания к документу, можно предусмотреть формирование уведомления.

Каковы основания (нормативные акты), разрешающие хождение ТОРГ12 и ТТН в электронном виде?

Ренат Габдуллин: Данная информация отражена в Письме Минфина РФ от 26.08.11 N 03-03-06/1/521.

Вопрос по ТТН (товарно-транспортной накладной). На ней требуется простановка подписи водителя, перевозящего груз. Понятно, что у водителя на руках должен быть бумажный документ для ДПС, речь идет только о электронном документообороте с контрагентом, у которого груз был куплен. Каким образом обеспечить юридически значимый документооборот? Вариант выдачи всем водителям ЭЦП и доступ к системе не рассматриваем :)

Ренат Габдуллин: ТН может быть переведена в электронный вид (еще раз сошлюсь на Письмо Минфина РФ).

ТТН – пока будет только на бумаге. Это продиктовано не требованиями законодательства, а простым удобством, или, если хотите, ограничением существующих технологий.

Мы планируем организовать перемещение ТМЦ между подразделениями (около 400) в рамках одного юридического лица без бумажных документов (Торг-13). Правильно понимаю, что мы можем использовать простую или неквалифицированную ЭЦП. что для этого нужно и какой вариант предпочтительнее? Какие документы, подтверждающие юридическую значимость, предоставляются в налоговую в случае проверки?

Ренат Габдуллин: Да, Вы можете использовать любой вид электронной подписи, если корректно описать использование ЭП в локальных нормативных актах. Какой вид ЭП использовать – зависит от Ваших требований. Но в этом случае вероятнее всего Вы будете предоставлять документы на бумаге, заверенные подписью руководителя. В случае же использования квалифицированной подписи, согласно пояснениям по предоставлению документов в письмах МинФина № 03-03-06/1/409 и № 03-03-06/1/521, можно предоставлять документы в электронном виде.

Все же непонятно, вы рекомендуете переводить в электронный вид документы длительного или временного хранения?

Ренат Габдуллин: Вообще переводить документы в электронный вид можно в независимости от его срока хранения, т.е. подготавливать и согласовывать документ можно полностью в электронном виде. А вот хранить в электронном виде мы рекомендуем документы сроком хранения до 10-15 лет.

На каких физических носителях Вы рекомендуете хранить информацию, и каковы рекомендации по периодичности резервирования и способам архивирования (и резервирования)?

Иван Агапов: При выборе физических носителей для хранения информации и периодичности резервирования следует исходить из следующих критериев:

●    указанные производителем сроки использования и хранения носителей;

●    условия хранения;

●    информация для хранения и её важность;

●    сроки хранения информации.

Для надёжности хранения информации следует использовать разного вида физические носители. Например, мастер-копии данных хранятся на жёстких дисках, а резервные копии хранятся на магнитных лентах и оптических носителях. Также следует периодически выборочно проверять состояние носителей и информации на них и в случае обнаружения проблем производить замену носителей и копирование информации на новые носители.

Пенсионерам будет необходимо ежегодно обновлять Универсальную электронную карту для использования Госуслуг?

Иван Агапов: Универсальная электронная карта согласно официальной информации будет являться одновременно документом и программно-аппаратным средством, при этом не предполагается частая замена карты. Планируется, что одной из возможностей универсальной электронной карты будет хранение сертификатов ключей проверки электронной подписи и формирование электронной подписи непосредственно на карте по российским стандартам. В случае использования данной карты для формирования электронной подписи, может потребоваться периодическое обновление информации на карте (например, ключей и сертификатов), но не замена карты. Подробнее ознакомиться с возможностями универсальной электронной карты можно на её официальном сайте.

Другие вопросы, заданные слушателями вебинара, рассмотрены в материале Алексея Корепанова По следам онлайн-семинара о юридически значимом обмене документами. Часть 2, а вопросы, касающиеся системы DIRECTUM, в материале сайта DIRECTUM Club.

Редакция ECM-Journal благодарит экспертов за развернутые ответы и надеется на продолжение дискуссии.