Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронная цифровая подпись (ЭП)

Типовые вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами. Часть 2

  0 комментариев Добавить в закладки

Алексей Корепанов, руководитель проектов, компания DIRECTUM.

30 ноября 2011 мне представилась возможность принять участие в онлайн-семинаре «Правовые и организационно-технические вопросы юридически значимого обмена электронными документами» в качестве докладчика. На все вопросы, конечно же, в ходе семинара не было возможности ответить, поэтому я разберу часть из них в этом материале. На другие вопросы ответили мои коллеги, Ренат Габдуллин и Иван Агапов.

Как вы полагаете, произойдет ли повальный переход на электронные счета-фактуры после подписания долгожданного закона? Или это будет происходить последовательно?

На текущий момент многие компании уже ведут работы по переходу к «электронным» сделкам. После утверждения формата электронного счета-фактуры эти компании начнут полноценный обмен электронными документами, будет наблюдаться достаточно большой всплеск, затем будет наблюдаться более спокойный, постепенный рост числа компаний, участников электронного обмена.

Сразу вопрос о том, какие документы могут уже сейчас быть переведены в электронный вид. Как может быть товарная накладная переведена в электронный вид, если там необходима подпись получателя и отправителя и подпись?

Перечень видов документов был озвучен в докладе, повторюсь:

●    договорные и первичные документы, т.е. договоры, приложения, доп.соглашения, счета, накладные, спецификации, акты и т.п.;

●    информационные документы, информационные письма;

●    отчеты, графики, сводные документы;

●    внутренняя переписка.

В общем случае это документы сроком хранения до 10-15 лет, для которых нет требования формирования исключительно на бумажном носителе.

Товарная накладная может быть переведена в электронный вид. При формировании ТН с вашей стороны, Вы ее подписывайте и отправляете контрагенту. Контрагент подписывает со своей стороны и отправляет Вам. Для перевозки формируется товарно-транспортная накладная.

Если счета-фактуры в электронном виде не используются, возможно ли будет считать документооборот в электронном виде полным? (например, при предоставлении документов в налоговую для проверки)

Понятие «полный» - весьма субъективное. Такой вариант обмена, когда все договорные документы, кроме счета-фактуры, оформляются и передаются в электронном виде, возможен. Его необходимо зафиксировать в локальных нормативных актах. Информацию по порядку предоставления документов в налоговую службу можно найти в письмах МинФина № 03-03-06/1/409 и № 03-03-06/1/521.

Есть ли примеры судебной практики по межкорпоративному или внутрикорпоративному ЮЗЭДО?

Да, на текущий момент накоплена определенная судебная практика. Информация может быть найдена на сайтах судебных органов. Например, ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП (Постановление от 11 августа 2010 г. по делу N А43-5226/2010). Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Также в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.

Каких нормативных актов не хватает в нынешнем законодательстве для использования квалифицированной электронной подписи во внешнем документообороте БЕЗ локальных НПА (нормативно-правовых актов)?

Основные документы:

1.   На текущий момент законодательно не определен порядок обмена электронными документами. Такой документ существует только для счетов-фактур. Но существует вариант, когда либо участники обмена разрабатывают такой порядок сами, либо присоединяются к регламенту оператора.

2.   Нет закона об электронных архивах.

Другие аспекты работы с электронными документами и электронными подписями определены в документах удостоверяющего центра. Возможно, аналогично будут закреплен и порядок обмена электронными документами.

Какие документы нужны для развертывания УЦ внутри организации?

При использовании УЦ для внутрикорпоративного обмена, перечень документов будет такой:

●    положение об удостоверяющем центре;

●    должностные инструкции сотрудников УЦ;

●    приказ о применении ЭП;

●    регламент УЦ;

●    рекомендации по замене сертификатов ЭП;

●    рекомендации по информационной безопасности;

●    регламент обеспечения информационной безопасности ресурсов УЦ;

●    правила использования средств СКЗИ;

●    инструкция администратора безопасности СКЗИ;

●    инструкция пользователя СКЗИ.

Если в соглашении между участниками прописано, что все доверяют собственному УЦ, нужно ли его сертифицировать?

Сертифицировать УЦ необязательно. Необходимо только иметь в виду, что в этом случае такой УЦ будет выдавать сертификаты неквалифицированной ЭП.

Что такое заявление на выпуск сертификата? Это бумажный документ? Каковы условия его хранения (сроки, требования законодательства)?

Заявление на выпуск сертификата – это изъявление желания лица получить сертификат в определенном УЦ. Документ формируется на бумажном носителе и подписывается собственноручной подписью. Срок хранения определяется сроком хранения сертификата и исковой давностью для отношений, указанных в сертификате.

Максимальный срок действия ЭЦП, выданной сертификационным центром, составляет 2 года. Будут ли считаться актуальными документы, подписанные ЭЦП, если срок хранения документов в электронном архиве составляет более 2-х лет, при условии, что срок актуального действия ЭЦП закончился?

Следует уточнить, что срок действия, прежде всего, распространяется на сертификат, и в этом вопросе необходимо подразумевать под ЭЦП сертификат ключа проверки электронной подписи. Таким образом, с истечением срока действия сертификата он становится недействительным, и возникает вопрос действительности электронной подписи, которая была подтверждена данным сертификатом. Вопрос сводится к определению действительности сертификата на момент установки электронной подписи. Усиленная электронная подпись (и ЭЦП в том числе) не позволяют однозначно доказать данный факт, поэтому для доказательства можно использовать усовершенствованную электронную подпись, т.е. при подписании документа электронной подписью проставлять штамп времени и результат проверки действительности сертификата на момент установки подписи.

Практически ничего не рассказали об использовании простой ЭП. Каким требованиям должна соответствовать система, в которой осуществляется ЭДО с использованием такой подписи? есть ли какие-либо специальные требования?

Каких-либо специальных требований к системе электронного документооборота, при использовании простой подписи, нет. Есть только требования к формированию самой подписи.

Если учитывать требования бизнеса, то необходимо в системе реализовать блокировку документа от изменений после его подписания и, желательно, механизм определения факта внесения изменений в документ после подписания. Однако необходимо учитывать тот факт, что в случае реализации таких функций в СЭД, документы вне системы могут быть изменены. Это необходимо учитывать при построении бизнес-процессов с использованием простой электронной подписи.

Будет ли считаться простой подписью отсылка сообщения по корпоративной электронной почте или проставление галочки в системе электронного документооборота, нажатие кнопки с сохранением истории в автоматизированной системе, авторизация в которую осуществляется по логину и паролю?

Следует помнить об обязательных условиях:

●    в локальных актах закреплена возможность использования простой ЭП и зафиксирован метод ее установки;

●    подпись формируется на основе ключа ЭП (ключом может быть код, пароль, другой набор символов, либо иные средства, однозначно связанные с определенным лицом) и подпись содержится в документе;

●    документ содержит информацию о лице, подписавшем документ.

Вариант с электронной почтой возможен, при условии дополнения сообщения необходимой информацией. Проставление галочки необходимо фиксировать в документе, содержащем указанную выше информацию. Аналогично в случае с кнопкой, необходимо дополнять историю вышеперечисленной информацией.

Простая ЭП не обеспечивает определения факта внесения изменений. Это проблема? Разве ЕСМ сама не обеспечивает защиту от их изменения после подписания?

Вы правы, ECM-система обеспечивает защиту документа от изменения. Но существуют различные способы для несанкционированного доступа к любой системе. В таком случае, при  изменении документа, не будет возможности определить этот факт. В случае же использования усиленной электронной подписи, при проверке корректности ЭП факт изменения документа будет определен.

Ситуация: все документы по сделке с моим контрагентом находятся в электронном виде (ну кроме счет-фактуры, естественно) и подписаны ЭЦП внешнего ЦС, это все обговорено в наших ЛНА (локальные нормативные акты). Налоговая просит оригиналы документов. Мы им, что в таком случае предоставляем, просто распечатанные документы и ЛНА? Вообще, каким образом регламентированы контакты с надзорными ведомствами и проверкой ЭЦП на легитимность?

В продолжение вопроса о предъявлении документов, подписанных ЭЦП, при проверках: метод распечатывания документа и заверения руководителем организации закреплен нормативными актами или письмами ФНС?

Пояснения по предоставлению документов в ФНС можно найти в письмах МинФина № 03-03-06/1/409 и № 03-03-06/1/521.

«В соответствии со ст. 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по  установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по  телекоммуникационным каналам связи установлен Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7−2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по  требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (зарегистрирован в Минюсте России 28.03.2011 N 20303).

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью)».

Т.к. на текущий момент нет утвержденных форматов, документы предоставляются на бумажном носителе.

Требования к оформлению кадровых документов регулируются не ГК, а Трудовым кодексом, в котором ничего не указано про возможность использования ЭЦП. Поэтому наши юристы посчитали невозможным подписание кадровых документов ЭЦП. Прокомментируйте, пожалуйста

Соглашусь с вашими юристами. Действительно, в Трудовом кодексе нет никакой информации об использовании ЭП. Дополнительно можно выделить еще длительные сроки хранения кадровых документов (75 лет, постоянного срока хранения). Поэтому сейчас нельзя перевести кадровые документы исключительно в электронный вид. Можно проводить согласование, обработку документов этого вида в ECM системе, но у вас обязательно должен быть бумажный документ с собственноручной подписью.

Можно ли рассчитывать на то, что в России будет одна унифицированная ЭЦП, например, после регистрации на сайте ГОСУСЛУГИ? А то сейчас каждое ведомство навязывает свои оригинальные разработки

К сожалению, мой ответ не будет утешительным. Так исторически сложилось, что практически все ведомства разрабатывали программное обеспечение для работы с электронными документами сами, не было (и нет сейчас) какого-либо единого разработчика подобных систем. Сейчас, когда систем более десятка, привести их к одному продукту – задача нетривиальная. Возможно, она будет решаться, но точно не в ближайшем будущем. По поводу использования одного сертификата для подписания всех документов, да, это было бы удобно для пользователей. Договорятся между собой разные ведомства или нет? Время покажет.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев