Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление записями и НСИ

Почему именно управление документами?

  4 комментариев Добавить в закладки

Присцилла Эмери,

основатель и президент e-Nterprise Advisors

Priscilla EmeryНекоторые полагают, что управление документами – скучная, рутинная работа, которую может выполнить любой сотрудник организации. Конечно, большинство людей даже не представляют, что именно стоит за понятием «управление документами», возводя напраслину на деятельность, которая и так недооценена.

Вообще-то, управление документами пересекается с множеством дисциплин. Вы, например, разве знали, что…

●     Классификация и индексирование документов являются главными составляющими успеха любой программы управления документами? Отчасти звучит как управление знаниями.  

●     Сохранение наиболее важной документации – один из ключевых шагов в разработке плана экстренного восстановления данных. Звучит уже как управление инфраструктурой.

●     Пренебрежение управлением документами теоретически может привести сотрудников и их компании к уголовному наказанию. Звучит как юриспруденция.  

●     Что привело Arthur Andersen к краху? (Это аудиторская компания, в течение 10 лет обслуживающая Enron. В рамках программы уничтожения ненужной информации уничтожила документы, впоследствии затребованные федеральными органами). Уничтожение документов – уничтожение «не тех» документов – уничтожение как раз тех документов, что вообще-то следовало бы сохранять в соответствии с регламентами, установленными как для Arthur Andersen, так и для концерна Enron.

Вопреки распространенному мнению, то, чего вы не знаете, может навредить вам. А в случае управления документами то, чем вы хотите  пренебречь, может нанести непоправимый ущерб вам и вашей организации.

Недавние скандальные газетные заголовки ясно свидетельствуют о том, что управление документами (либо его отсутствие) это очень важное направление деятельности предприятия, призванное удостоверять и подтверждать достоверность многих бизнес-операций  и правительственных действий. Рост общей массы электронных документов, в особенности электронной почты, и потенциальные судебные иски, которые могут быть вызваны этими документами, все больше становится истинным проклятием для юрисконсультов и менеджеров-делопроизводителей многих корпораций и правительственных организаций. Microsoft, Texaco и другие компании, входящие в рейтинг 500 крупнейших компаний, публикуемых журналом Fortune, уже пострадали от утечки электронных сообщений, использованных как улики в громких судебных разбирательствах.

Однако для менеджеров-делопроизводителей электронное сообщение – это лишь один из видов документов в общей системе документооборота (причем не какой-то там малозначительный, а такой же важный, как и другие виды документов). Они то знают, что явные улики (буквально «дымящийся пистолет» в руке убийцы) могут скрываться под разными «личинами», как то бумага, электронные изображения, видеопленка, голосовая запись и т.д. Все это может стать потенциальными уликами и, следовательно,  может быть приобщено к материалам дела. Кроме того, менеджер-делопроизводитель несет ответственность и за то, чтобы все необходимая информация могла быть оперативно доступна, на случай если компании придется защищать себя в суде.

Работа менеджера-делопроизводителя сегодня далека от скуки, и во многих организациях их числа уже недостаточно для того, чтобы справиться с неуклонно возрастающим в последние месяцы объемом законов и предписаний, регулирующих работу организаций.  

Поэтому неудивительно, что многие компании возлагают огромные надежды на программы управления документами как на средство повышения эффективности работы с возросшим объемом документов всех типов. Это правильный подход. Однако прежде чем выбрать программный продукт, требуется базовое понимание сути управления документами и сопутствующих операций. Если в вашей компании нет четкой политики управления документами и правил хранения и уничтожения документов, программное обеспечение окажется бесполезным.

Что такое управление документами?

Почему именно делопроизводство? DIRECTUM-Journal.ruСуществует множество различных определений управления документами, но мне больше всего нравится вот это:  

«Управление документами – это профессиональная дисциплина, которая главным образом касается управления системами документооборота (документо-ориентированными информационными системами). Применение систематической и научно обоснованной системы контроля хранимой информации, необходимой для ведения бизнес-процессов внутри организации. Систематический контроль всех организационных документов на протяжении всего их жизненного цикла: от их создания или получения, последующей обработки, рассылки, хранения и использования до конечной утилизации.  Цель управления документами – внедрение принципа экономичности и эффективности в систему ведения учета документов, обеспечивающее систематическое уничтожение ненужных документов и одновременно защиту ценной информации с сохранением ее в таком виде, который бы облегчал доступ и использование этой информации».

У некоторых людей сложилось ошибочное впечатление, что управление документами связано с затариванием всех бумаг, что попадают на рабочий стол в процессе ведения бизнеса. В некоторых особо жестко регулируемых отраслях промышленности может показаться, что так оно и есть. Однако в большинстве случаев задача менеджера-делопроизводителя заключается не только в том, чтобы сохранить тот документ, который должен быть сохранен, но и определить, как долго его нужно хранить, где его нужно хранить, кто будет иметь к нему доступ и когда его нужно будет уничтожить (если вообще это нужно).   

Существует даже стандарт ISO по разработке программ управления документами (ISO 15489) (есть и русский переводПрим. ред.). Однако, несмотря на то, что действия, направленные на сохранение документов, считаются систематическими и научно обоснованными, вопрос «что считать документом и как долго его хранить?» должен решаться с учетом установленных правил и с определенной долей субъективности, в зависимости от самого документа. Порой даже само понятие «документ» может показаться несколько запутанным.

Что такое документ?

По определению Закона о федеральных документах (Federal Records Act), документ – это «записанная информация вне зависимости от способа записи и ее характеристик, созданная или полученная организацией в качестве подтверждения ее деятельности и имеющая ценность, которая требует сохранения этой информации в течение определенного периода времени».

По определению, используемому Национальными архивами США (NARA), понятие «документ» включает в себя «все книги, газеты, карты, фотографии, машиночитаемые материалы, а также другие материалы документального характера независимо от их формата и других физических характеристик, созданные или полученные правительственной организацией США в соответствии с Федеральным законодательством или в связи с осуществлением публичной деятельности, сохраненные, либо рекомендованные к сохранению этой организацией или его правопреемником в качестве доказательства факта существования организации, ее функций, политики, принятых решений, процедур, операций и других действий правительства, либо в связи с информационной значимостью данных, содержащихся в данном документе».

Понятно?

Возможно, для неправительственных организаций это звучит слишком запутанно, поскольку они не считают, что данные определения обязательно применимы к ним. Поэтому более обобщенное определение понятия «документ» будет звучать так: «документ – это записанная в любой физической форме информация, созданная или полученная в процессе осуществления организацией своей деятельности, сохраненная в силу своей информационной ценности и являющаяся свидетельством выполняемых организацией функций, проводимой политики, принятых решений, процедур, операций, миссии, программ, проектов и других видов деятельности».    

Вот почему не существует унифицированного подхода к определению программы по сохранению документов для каждого его типа – каждая компания должна рассмотреть характер своих бизнес-процессов и решить, что считать документом и какие правила хранения документов необходимо применять. Опять же, правительство и другие регулирующие органы, работающие в данной сфере деятельности, могут помочь в принятии данного решения, точно сформулировав, что они ожидают увидеть при проведении аудиторской проверки или расследования. Вместе с тем, аудит или расследование – далеко не  единственный повод к внедрению  программы управления документами.

Есть другие способы определить, будет ли данное информационное сообщение считаться документом или нет:

●     Является ли данная информация отражением ваших ежедневных бизнес-процессов?

●     Является ли данная информация входящей для процесса принятия жизненно важного для вашей организации решения?

●     Является ли данная информация доказательством, почему было принято то или иное решение?

●     Необходима ли данная информация для юридических, финансовых, аудиторских или налоговых целей?

«Особо важные документы» содержат уникальную или незаменимую информацию и требуют специальной защиты, например, учредительный договор, годовые отчеты и акционерные документы. Этот тип документов является неотъемлемой частью плана экстренного восстановления данных.

Программные продукты управления документами

Основные элементы программы управления документами включают регламент хранения документов и набор процедур их классификации, определения сроков их хранения и описания механизма уничтожения документов. Классификация документов и их последующее сохранение с соответствующими метаданными необходимы для того, чтобы потом было возможно оперативно найти эту информацию в случае, когда она будет затребована.     

Целостность документов зависит от трех составляющих: содержания, контекста и структуры исходного документа. Подлинность документа является важной характеристикой при определении, является ли данная информация достоверным отражением какого-либо события или сделки. Вот почему управление электронными документами, в особенности электронной почтой, веб-страницами и интерактивными сообщениями сопряжено с таким количеством  трудностей. Способность создавать большее количество документов за более короткий срок повысило производительность во многих организациях, но этот прирост производительности может быть потерян, если в процессе ведения бизнеса, а тем более в такие критические моменты как, проведение аудиторской проверки или при необходимости предоставления вещественного доказательства, невозможно найти ключевые документы компании. Поиск утраченных документов стоит денег, что подразумевает собой потерю производительности и - в большей степени – появление штрафных санкций и судебных издержек.

Отсюда вытекает необходимость использования программы управления документами, которая способна облегчить процесс обработки и архивации документов для многих организаций.

Эти продукты призваны помочь пользователям:

●     управлять планами хранения документов,

●     сохранять документы в соответствующей классификационной группе вместе с заданными метаданными,

●     при необходимости осуществлять поиск документов,

●     уничтожать документы согласно предписанному расписанию,

●     отложить уничтожение документов, когда в компании проводится аудит или расследование,

●     отслеживать доступ к документам на протяжении их активного и пассивного жизненного цикла.  

Во многих случаях эти системы отслеживают не только электронные документы, но также другие типы источников информации, например, бумажные документы, содержимое сейфов, магнитные ленты и т.д.

При акцентировании внимания на ключевых характеристиках управления документами, таких как описание документа и сертификация стандартов, один немаловажный фактор часто упускается из виду. Управление документами – это процедура, лежащая в основе различных бизнес-процессов внутри организации. Само по себе оно не является отдельным независимой задачей. Подобно тому, как работа с документами и папками является для сотрудника лишь вспомогательной задачей при осуществлении им основной деятельности, управление документами, чтобы быть воистину эффективным, так же должно «вписываться» в основные бизнес процессы данной организации.

Таким образом, при выборе программы не стоит обращать внимание исключительно на ее технологическую «элегантность», так как гораздо более важным фактором является ее совместимость с ключевыми бизнес-процессами. Способность поддерживать основные бизнес-приложения и удачно «вписываться» в общую схему документооборота в конечном счете должно стать самым важным критерием оценки подобных систем.

Перевод компании DIRECTUM.

Источник: http://www.cmswatch.com (Why Records Management?)

Похожие записи
Комментарии (4)
Наталья Храмцовская 31 мая 2007 г. 20:48  
Хорошая статья, качественный перевод. Мне кажется, перевод был бы ещё лучше,  если принять во внимание следующее:
1) "...делопроизводство (или, в буквальном переводе с английского, управление записями)": "Делопроизводство", на мой взгляд, не самый удачный термин, поскольку отдает бумагой и прошлым веком. В нашей литературе и даже в стандартах уже прижился термин "управление документами", как раз и являющийся (вопреки мнению переводчика), буквальным переводом английского термина.
2) Federal Records Act правильнее переводить как "Закон о федеральных документах"
3) NARA (National Archives and Records Administration) лучше переводить неформально, а именно, как Национальные Архивы США.
4) Перевод термина vital records  как
«жизненно необходимые документы» звучит как-то чересчур пышно. Мне кажется, калька "важнейшие документы" - лучше.
5) "Записи" в тексте статьи - явно чужеродное явление, разве это не чувствуется? Документы - они документы и есть.
(прим. Модератора - замечания учтены в переводе)
Сергей Бушмелев 01 июня 2007 г. 10:42  
Согласен с Натальей практически по всем замечаниям. Но если мы оставляем в прошлом веке "делопроизводство", и для "record management" используем "управление документами", то как быть с бедным record manager'ом, как лучше "обозвать" его по русски? Менеджер-делопроизводитель (как предложено в данной статье), менеджер по управлению документами, менеджер по работе с документами, документ-менеджер, "рекорд-менеджер" ?
Наталья Храмцовская 01 июня 2007 г. 11:15  
У нас даже общественная организация такая есть - "Гильдия Управляющих Документацией", членами которой состоят многие видные специалисты в области делопроизводства и документооборота. "Гильдия" известна своими обучающими семинарами и конференциями. - Так что русскоязычный вариант термина "records manager" не только существует, но уже несколько лет как "на слуху". Лично мне название должности "управляющий документацией" или "управляющий документами" нравится - оно ставит специалиста наравне, например, с "управляющим делами" :)
Сергей Бушмелев 01 июня 2007 г. 11:52  
Термин "управляющий документацией" звучит несколько непривычно, но кажется интересней в том плане, что термин "управляющий документами" слабо отражает специфику должностных обязанностей этой роли. Большинство сторудников офиса "управляют" документами: создают, подписывают, отправляют на согласование и т.д. Скажем, менеджер по закупкам постоянно управляет целым ворохом документов (счета, накладне, платежные документы), однако в названии его роли это не отражается, а ключевая фраза "по закупкам" четко отражает круг егодолжностных обязанностей.
Да и термин "документация" чаще употребляется для документов, представляющих собой конечный продукт разработки, документов, сопровождающих какую либо деятельность (документация по продукту, проектная документация, конструкторская документация). Тогда как слово "record" (один из вариантов перевода - "запись") обозначает скорее свидетельство осуществления деятельности, принятия решения, выражения своей позиции по какому либо вопросу. И не случайно это слово лишено привязки к носителю информации (это может быть голосовая запись, сообщение электроной почты или внутреннего чата, электронный документ), тогда как термин "документация" чаще всего ассоциируется с бумажными документами.
А хотелось бы чего-то, что однозначно указывало на роль занятий, как, например, бухгалтер, секретарь-референт, кадровик... Или это просто вопрос времени?
Сейчас обсуждают
Больше комментариев