Почему нельзя перевести в электронный вид 100% документов в органах власти?

В настоящее время российскими вендорами систем электронного документооборота реализовано множество проектов в региональных органах исполнительной власти, у многих компаний есть отраслевые компетенции в области создания безбумажного документооборота. Однако, перевести в электронный вид 100% документов без дублирования на бумаге до сих пор нельзя.

Вопрос: В каких нормативных документах для региональных органов исполнительной власти указаны ограничивающие требования по срокам хранения электронных документов (электронных документов не имеющих дублирования на бумаге)?

Отвечает Дмитрий Старков, исполнительный директор компании «ФИНЭКС Качество»:

Требования по срокам хранения определены для документов в независимости от "носителя", т.е. нет различий по срокам хранения для бумажных и электронных документов. Сроки хранения документов организация устанавливает самостоятельно в номенклатуре дел, при этом руководствуясь соответствующими «Перечнями..» (для отдельных документов сроки хранения еще предусмотрены ФЗ и подзаконными актами). Важное «НО» – организация не может сокращать сроки хранения документов – только увеличивать.

Неофициальные рекомендации Росархива говорят следующее: для документов со сроком хранения 3-5 лет, т.е. таких, которые не передаются в ведомственный/муниципальный и, тем более, государственный архив – делайте что хотите. При сроках хранения 15-20 лет – четкой позиции до сих пор нет, при длительных сроках и необходимости постоянного хранения – только «бумага» (странно, что не пергамент или каменные таблички).

Перевести 100% нельзя на текущий момент в принципе. Причины:

●   некоторые виды документов по закону должны быть исключительно на бумажном носителе;

●   для ряда документов, хоть формально запрета нет, но косвенные требования (например номерной бланк, экземплярность и т.д.) фактически не позволяют их вести исключительно в электронном виде;

●   конфиденциальные документы и «выше» вообще по закону не могут оформляться на компьютере – им печатную машинку подавай;

●   ну и главное – отправка документов «во вне» – хоть прогресс в межведомственном ЭДО есть, но еще очень не скоро 100% отправляемых документов получатели будут готовы принимать исключительно в электронном виде. Даже юридические лица, а уж граждане и подавно.

По нашей практике, цифра 70% – это пока теоретически достижимый верхний предел. Больше – уже изменение законодательства + готовности ВСЕХ участников процесса, в.т.ч. власти (ОИВ, судов, прокуратуры и т.д.), бизнеса и граждан.

И  это не касаясь вопросов трансграничного документооборота.

Источник: club.directum.ru