Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление качеством и СМК

Подход к выбору программного обеспечения интегрированной системы менеджмента

  0 комментариев Добавить в закладки

Радэ Бошкович

Говорят, что рулетка, женщины и вино помогают человеку лишиться больших денег, но, если кому-то понадобится угробить ОЧЕНЬ крупные суммы, то без информационной системы (IS) и интегрированной системы менеджмента (IMS) не обойтись. А какие романсы запоют финансы организации в случае комбинации IS+IMS, можете только представить себе! Но:

Шутки шутками, а сегодня действительно нельзя управлять организацией без компьютера. Проблема только в том, что среднестатистическая организация использует компьютеры для автоматизации только двух процессов - бухучета (со всеми его вариантами и с ориентацией на удовлетворение требований государства) и подготовки документов. Для решения других задач компьютеры используются очень редко, преимущественно из-за того, что средний руководитель не имеет ни малейшего представления о том, как применить современные информационно-коммуникационные технологии для улучшения работы его же отдела, ни о том, каким образом автоматизация видоизменяет отдельные аспекты бизнеса. Например, мне не встречался ни один директор отдела продаж, который мог бы внятно объяснить, каким образом компьютер изменил процесс продаж (в большинстве случаев, после компьютеризации процесс не изменился, разве только количество бумаг уменьшилось, да и то не всегда). Но самая большая проблема - процессы управления организацией и принятия управленческих решений, потому что они слабо структурированы и не поддаются автоматизации. Пример совокупности таких процессов - менеджмент качества.

На помощь организациям решать проблему компьютеризации, приходят производители софтвера разного назначения, в том числе - программного обеспечения (ПО) для поддержки функционирования систем менеджмента (QMS, EMS, OHSAS, HACCP). Какие решения предлагаются и какова их ценность для организации?

Ответ на этот вопрос непростой. Все понимают, что QMS (IMS) и IS связаны между собой, но неясно, какие процессы в QMS (IMS) требуют программной поддержки и какой. Кроме того, неясно, какие задачи можно решить с ПО общего назначения (например, с программой MS Excel), а когда необходимо приобрести специализированную программу.

И еще масса вопросов и проблем:

●  будет ли ПО для поддержки QMS (IMS) использоваться для подготовки к сертификации или для дальнейшего улучшение бизнеса;

●  для какой группы сотрудников будет предназначено это ПО;

●  как впишется ПО для поддержки QMS (IMS) в единую IS организации;

●  кто будет администрировать ПО для поддержки QMS (IMS);

●  кто будет вносить данные в систему;

●  кто будет ею пользоваться и почему.

Эти проблемы и вопросы зачастую обостряются еще и потому, что ПО для поддержки QMS (IMS) покупают исключительно как помощь для менеджера по качеству при подготовке организации к сертификации (так называемый «софт для ИСО»). В то же время руководители других подразделений организации не заинтересованы применять такой продукт в своей собственной работе.

Вот несколько примеров:

Процесс

Что предлагается

Слабости предложенного решения

Управление документами и записями

ПО для управления документооборотом/делопроизводством

Управление документами и записями далеко не самое важное требование эффективного функционирования IMS. В средней организации число документов IMS (включая формы) не превышает 200, документы изменяются в среднем не чаще раза в год. Значит, объем работы по управлению документами небольшой, с этим может справиться каждая секретарша. По истечении некоторого периода времени оказывается, что ПО служит только отделу качества, другие сотрудники может быть знают о его существовании, но им не пользуются.

Часто в такой софтвер прилагают шаблоны документов СМК, якобы с целью облегчения подготовки к сертификации. Тут приходит на память «Торжественный комплект» О.Бендера, а также простая мысль, что не надо платить и за шаблоны, и за сертификацию, лучше платить только за сертификацию. Впрочем, решение имеет смысл только при условии, что ПО будет использоваться для управления всей документацией в организации.

Управление персоналом

ПО для управления персоналом

ПО такого назначения часто используют для регистрации данных о проведенном обучении (кто был преподаватель, кто были слушатели, какой был результат обучения). Проблема в том, что часто регистрируется только обучение, за которое отвечает отдел качества, но для такой регистрации вполне достаточно обыкновенной бумаги.

Решение имеет смысл только при условии что ПО будет использоваться для регистрации всех данных о всех сотрудниках организации.

Внутренний аудит (ВА)

ПО для планирования ВА, регистрации несоответствий и корректирующих действий

Среднестатистическая организация проводит внутренний аудит раз в год. Число несоответствий, выявленных во время ВА, может быть довольно велико, но число КД просто физически не может превышать пяти в год, даже при условии, что ВА проводится каждый месяц. Такое количество записей не оправдывает покупку специального ПО.
Почему пяти? Потому что, если КД предписываются в значительно большем количестве, то это свидетельствует или о недостаточной компетентности аудиторов, или о развале организации, а тут никакое ПО не поможет.

Управление корректирующими действиями (КД)

Таких примеров масса. Но значит ли что программное обеспечение IMS нам не нужно? Ни в коем случае! Это только значит, что покупка ПО, которое будет служить организации для улучшения IMS - сложная задача.

Позволю себе дать несколько советов, которые могут быть полезны при выборе такого ПО.

Приступая к решению проблемы, в первую очередь мы должны определить ее контекст и природу задач, которые будем решать при помощи ПО. Этим, в значительной мере, определим и совокупность начальных требований.

Вот несколько вариантов контекста обсуждаемой проблемы:

1. Даже если существующая информационная система состоит только из бухучета, она уже обеспечивает большое количество данных, нужных для управления IMS. Прежде чем купить новое ПО, можно использовать/улучшить существующие.

2. Если количество данных в год настолько мало, что компьютер будем нужен как электрифицированная папка для бумаг, по возможности надо обойтись без ПО.

3. Если задачу можно решить софтвером общего назначения, не покупать специализированное ПО.

4. Если вы все-таки приобретаете ПО, то по возможности всегда ориентируйтесь на ПО открытого кода и на бесплатный софтвер. Тогда не будет опасности, что ваши данные останутся «в плену» у разработчика ПО.

5. Во время переговоров с разработчиками ПО всегда помните законы Мерфи в области информатики и то, что:

●  число успешно внедренных информационных систем во всем мире сравнимо с числом космонавтов, побывавших на Луне;

●  число неудавшихся разработок сравнимо с числом начатых, но неиспользованных помад на туалетном столике вашей жены.

Наконец, если ПО будет служить только отделу качества, то лучше его не покупать.

Также необходимо помнить, что выбор каждого решения порождает новые проблемы и что всегда важно находить оптимум. К примеру, решение А значит, что руководителей всех звеньев надо обучить чтению финансовых документов; решение B значит, что не будет е-мейла; решение С требует от сотрудников повышенного знания софтвера общего назначения; решение D значит, что в организации должен появиться человек, владеющий программированием; а решение Е требует обширных знаний в области информатики.

Остановимся на решениях С и D. С решениями А, B и Е любая нормально функционирующая организация может сама справиться. Сопоставлять коммерческие разработки ПО будем с пунктами стандарта ИСО 9001. О требованиях стандарта, где софтвер не поможет, умолчим. В приведенной таблице я даю ссылки на софтвер, который есть у меня, но это не значит, что в глубинах интернета нет решений, лучше предложенных.

Если кто-нибудь сомневается, что софтвер открытого кода может конкурировать коммерческими решениями, отвечу что, во-первых, мы сами пользуемся ими, во-вторых, мы, как консультанты, не можем принуждать клиента тратить деньги на решения сомнительной ценности, либо большей цены. Лучше склонить его к типу решения, а дальше клиент сам решит: кому платить, и за что.

Требование ИСО 9001

Софтвер

Где найти

4.1 а) и б) - идентификация процессов и их взаимодействий,

Idef0Doctor

http://www.or-rsv.narod.ru/Idef0_Doctor/index.htm

flow диаграмы

Diagram Designer

OpenOffice Draw

http://meesoft.logicnet.dk/DiagramDesigner/

http://www.openoffice.org

рисунки всех видов

Inkscape

http://www.inkscape.org

4.2.1 - подготовка документации по качеству

OpenOffice

http://www.openoffice.org

4.2.3 Управление документацией

4.2.4 Управление записями

DocMGR

KnowledgeTree

LocalOff

«Регистрация документов организации»

http://wiki.docmgr.org/index.php/DocMGR

http://www.knowledgetree.com/

http://www.localoff.com http://www.araxgroup.ru

5.3 Политика в области качества 5.4 Планирование

TurboBPR2

Есть у автора статьи. Софтвер разработало Министерство обороны США, и до 2004 он был в открытом доступе, но сейчас его нет в интернете.

5.5.3 Внутренний обмен информацией

Groupoffice

eGroupware

www.group-office.com

www.egroupware.org

6.2 Человеческие ресурсы

«Сотрудники предприятия»

http://www.araxgroup.ru

6.3 Инфраструктура

PromOffice Device Registrar

http://www.promoffice.com/rus/pdr.htm

7  Процессы жизненного цикла продукции

SPA-ERP

http://www.rest-art.hr/ERP/index.php

7.2.3 Связь с потребителями

«Клиенты»

http://www.araxgroup.ru

7.3.1 Планирование проектирования и разработки

Groupoffice

eGroupware

www.group-office.com

www.egroupware.org

7.4.1 Процесс закупок

«Поставщики и товары»

http://www.araxgroup.ru

7.5.3 Идентификация и прослеживаемость

SPA-ERP

http://www.rest-art.hr/ERP/index.php

7.6 Управление устройствами для мониторинга и измерений

PromOffice Device

http://www.araxgroup.ru

8.2.1 Удовлетворенность потребителей

«Клиенты»

www.group-office.com

www.egroupware.org

8.2.2 Внутренние аудиты (проверки)

OpenOffice Calc

http://www.araxgroup.ru

8.2.3 Мониторинг и измерение процессов

OpenOffice Calc

http://www.rest-art.hr/ERP/index.php

8.2.4 Мониторинг и измерение продукции

OpenOffice Calc

http://www.promoffice.com/rus/pdr.htm

8.3 Управление несоответствующей продукцией

OpenOffice Calc

Существующая система бухучета

http://www.araxgroup.ru

8.4 Анализ данных

OpenOffice Calc

Существующая система бухучета

http://www.openoffice.org

8.5.2 Корректирующие действия

FreeMind

IHMC Cmap Tools

Compendium

http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

http://cmap.ihmc.us

http://www.compendiuminstitute.org

8.5.3 Предупреждающие действия

Заключение:

Многие задачи эффективного управления не могут быть решены без компьютера, но очень немногие требуют, чтобы за них было заплачено наличными. Один гендиректор как-то в сердцах жаловался на своего директора отдела закупок: «Он постоянно от меня требует денег. Так всякий может купить. Пускай купит что-нибудь без денег!» Я попытался показать, как это можно сделать. Но поскольку никто еще не отменил пословицу: «Бесплатного обеда не бывает», то снова напомню, что если не тратим денег, то тратим время и терпение. Значит, надо находить баланс между потребностями и затратами.

Источник: quality.eup.ru

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев