Потеряла Маша кассу, или Что делать, если пропали документы?

Для подобного события могут быть вполне уважительные причины – наводнение, землетрясение, цунами или пожар в офисе, но чаще документы пропадают из-за безалаберного к ним отношения. Однако, какова бы ни была причина, но восстанавливать бумаги придется. Постараемся разобраться, каким образом можно вернуть канувшую в небытие документацию, и при этом желательно сохранив свою репутацию и деньги.

Договор – это деньги компании, документ, устанавливающий права и обязанности сторон, его заключивших. В нем также содержится ряд соглашений, которые стороны обязаны выполнить. Когда подобный документ теряется, огромной трагедии в данном событии может и не быть, но репутация компании подвергается серьезному испытанию. Первое, что можно сделать в такой ситуации, обратиться ко второй стороне и оформить дубликат. Чаще всего копия текста договора вновь подписывается сторонами и можно считать, что инцидент исчерпан. Ан, нет! Инцидент исчерпан лишь до тех пор, пока стороны, его заключившие, довольны его положениями и тем, как он выполняется. В случае если возникшие разногласия перерастут в судебное разбирательство, дубликат, оформленный таким образом, может быть признан недействительным, так как экспертиза покажет, что подписи и печати на договоре проставлены значительно позже той даты, что на нем значится. А это значит, что документ составлен задним числом и юридической силы не имеет, контрагент же может в суде не предъявить свой экземпляр договора и все…

Юридически верным и более обоснованным подходом к делу в данном случае будет распечатка текста договора с указанием на его лицевой стороне (титульной странице) в любом верхнем углу отметки «Дубликат», а на обратной стороне последней страницы излагаются основания и причины составления дубликата договора. После этого договор подписывается обеими сторонами, подписи необходимы и на последней странице, где указаны причины составления дубликата. Нелишним будет приложить к дубликату копию оригинального документа.

Не менее надежен вариант заверки имеющейся копии договора в присутствии заинтересованных лиц у нотариуса. В данном случае нотариально заверенная копия приобретает статус оригинальной.

Данный вариант развития событий возможен лишь в случае, если контрагент в равной мере заинтересован в исполнении обязательств с вашей стороны. Если же контрагент не в восторге от некоторых пунктов договора или между договорившимися сторонами имеются разногласия или спорные вопросы по исполнению обязательств, то вполне вероятно, что второй стороне будет выгодно заявить, что никакого договора с вашей компанией не было. В таком случае можно попытаться получить копию или оригинал договора из других источников. Если это был договор купли-продажи или долгосрочной аренды недвижимости, то оригинал документа в обязательном порядке должен был зарегистрирован у государственного регистратора и в регистрационной палате хранится третий экземпляр договора. Кроме того, закон от 7 августа 2001 года № 115-ФЗ в целях противодействия отмыванию незаконно полученных доходов требует предоставления копий договоров в банк – это еще одна возможность получения копии, заверенной у нотариуса. И таких вариантов защитить свои интересы и не потерять лицо в глазах партнеров вполне достаточно.

В случае же если единственный оставшийся экземпляр договора имеется только у второй стороны, а обращение к ней или невозможно, или не желательно, то восстановлением документа придется заниматься самостоятельно. Сначала идем путем, описанным выше: распечатываем текст договора с пометкой на первой странице «Дубликат», излагаем причины и основания для его составления на последней странице, проставляем дату и ставим подписи. В данном случае можно обойтись без подписей других сторон-участников договора. На последней странице указываются другие документы, которые бы прямо или косвенно свидетельствовали о действительном существовании договора: счета-фактуры, накладные, платежные поручения и многое другое. В некоторых из перечисленных и других документах, подписанных другой стороной, может содержаться указание на договор, по которому выполнялись работы, оказывались услуги или переводились деньги, и указан номер и дата его составления. В случае возникновения разногласий между сторонами дело будет разбираться в суде. Договор, который имеет подписи только одной стороны, а его подлинность подтверждают лишь «вторичные» документы, может лечь в основу как положительного, так и отрицательного решения суда.

«Нет, ты не кассу потерял! Ты совесть потерял!» Это самое мягкое, что может услышать кассир от босса, если канула в небытие вся груда кассовых бумаг. Слово «совесть» можно заменить на «премию», «работу», «свободу» - варианты возможны, но, что делать, если такое произошло? Проблема – не проблема, если использовался электронный метод ведения документации, а если ручной – времени на восстановление уйдет уйма. Кассовую книгу, приходные и расходные ордера, отчеты, журнал учета можно восстановить на основании бумаг, предоставленных банком, на основании заключенных договоров и кассовых документов контрагентов, актов сверки платежей и других документов.

Особенное внимание следует обратить на документы, подтверждающие получение денег сторонними лицами или фирмами и содержащие их подписи. В случае если данные физические и юридические лица не претендуют на повторные выплаты, можно составить дубликаты документов с отметкой о статусе документа. Дубликаты подписываются лицом, получившим деньги, руководителем, главным бухгалтером и кассиром. Если человек, получавший деньги, не хочет или не может проставить второй раз подпись под документом, то бумага подписывается только сотрудниками предприятия, а сам факт получения денег подтверждается сторонними документами: счетом-фактурой, накладной и др.