Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Повышение эффективности внедрения и эксплуатации СЭД 

Артем Пермяков16 сентября 2014 г. 13:20

На сегодняшний день, на российском рынке СЭД сложилась ситуация, когда большинство крупных и средних компаний уже используют ту или иную систему или пробовали таковую внедрять. Естественно, такие компании представляют общий эффект, который достигается за счет работы в  корпоративной СЭД. При этом они ставят перед собой задачи развития и достижения еще большей эффективности от использования имеющейся информационной системы. Представлю свое видение крупных направлений оптимизации работы СЭД.

Самое большое препятствие для максимально эффективной работы СЭД появляется еще на этапе первоначального внедрения. Речь идет о самой управленческой модели российских предприятий и о том, как эта модель проецируется на систему электронного документооборота. Сложность заключается в том, что большинство, например, входящих документов на наших предприятиях проходят через руководителя высшего звена, после чего спускаются по вертикали вниз до конечного исполнителя с последующим возвратом по этой же вертикали вверх, для контроля исполнения со стороны руководства.

Воспроизведение этой модели работы с помощью СЭД имеет очевидное количество недостатков: высокая загруженность руководителя «текучкой», потребность в большом количестве человеческих ресурсов, участвующих в процессе, затягивание процессов согласования и многое другое. Естественно, изменить годами сложившуюся управленческую модель практически невозможно, это вызывает отторжение у пользователей, которые обычно аргументируют невозможность изменений «потерей контроля над ситуацией с документами» и «отсутствием исполнительской дисциплины». Тем не менее, на мой взгляд, именно глобальные изменения подобных моделей управления и готовность сотрудников принимать эти изменения является одним из важнейших шагов к повышению эффективности работы СЭД. Я считаю, что эта готовность все чаще появляется у коммерческих организаций, зачастую перенимающих опыт западных коллег и партнеров. Госсектор в этом отношении более консервативен и подобные изменения могут произойти там еще очень не скоро.

Естественно, если глобальные изменения процессов не возможны, всегда остаются средства, которые позволяют повысить эффективность сложившихся практик работы с документами. И именно эти способы и их экономический эффект  вызывают заинтересованность большинства заказчиков.

Как уже говорилось выше, у крупных заказчиков есть понимание того, что внедрение системы электронного документооборота позволит достигнуть как организационных, так и экономических эффектов. Среди них:

●   сокращение материальных затрат на печать документов и их копий;

●   сокращение трудоемкости поиска информации в СЭД;

●   сокращение трудоемкости контроля исполнения поручений;

●   сокращение трудоемкости регистрации и передачи документов контрагенту и т.д.;

●   повышение исполнительской дисциплины;

●   обеспечение постоянного контроля процессов и документов;

●   снижение вероятности возникновения репутационных рисков;

●   снижение рисков и убытков за счёт брака в процессе работы с организационно-распорядительными документами и их сопровождения;

●   обеспечение безопасности за счет исключения несанкционированного доступа к документам, а также предотвращения их потери;

●   повышение конкурентных преимуществ, так как вложение средств в высокотехнологичные инновационные проекты – это инвестиции в будущее компании;

●   укрепление авторитета руководства и полного подтверждения статуса передовой организации.

При этом, немаловажным фактором является окупаемость как системы в целом, так и узкого бизнес-решения. То есть для скорейшей окупаемости, а значит максимальной эффективности с экономической точки зрения, затраты на сами проекты внедрения и развития должны минимизироваться.

Концепцией, которая позволит минимизировать затраты на внедрение и сопровождение системы может стать, так называемая «система без обучения». То есть система содержит максимально возможный набор подсказок и справок, при первом запуске новых объектов системы пользователь имеет возможность просматривать заранее подготовленные обучающие видеоролики. Наличие максимально полной справочной и обучающей информации в базовом функционале системы позволит существенно сократить время проектной команды на обучение пользователей азам работы с СЭД. В среднем, обучение пользователей может составлять до 20 % затрат на внедрение или развитие системы Соответственно, при участии в автоматизируемых процессах большого числа пользователей и использовании вспомогательных средств обучения, инвестиции заказчика в проект будут заметно сокращены.

При развитии системы важно не только охватить все процессы целиком, как это делается при первоначальном внедрении, но и сфокусироваться на более узких бизнес-задачах, этапах больших процессов, с целью детального анализа этих бизнес-задач на предмет оптимизации и повышения эффективности. Возможно, это будут задачи, которые не были охвачены при первоначальном внедрении по причинам ограничений бюджета проекта. Тем не менее реализация таких узких задач позволит повысить эффективность  процессов в целом.

Еще один фактор, который оказывает влияние на эффективность используемой системы – максимальное вовлечение руководителей высшего звена в работу с документами в электронном виде. Часто руководители не могут проводить достаточное количество времени за стационарными компьютерами, поэтому использование мобильных решений поможет сократить сроки рассмотрения документов вне зависимости от местонахождения руководителя. При этом сокращается не только общее время обработки документа внутри предприятия, но и повышается значимость самой системы электронного документооборота на предприятии. Если руководитель работает в системе, то и подчиненные не могут отказаться от работы в ней, а значит, продуктивность взаимодействия сотрудников всех уровней также растет.

Зачастую при внедрении СЭД не уделяется внимание процессам создания (занесения) новых документов и процессам передачи документов контрагентам. Существенно повысить эффективность можно за счет правильной организации потокового сканирования и распознавания скан-образов поступающих бумажных документов. Подобные сценарии позволят значительно сократить время на массовую обработку документов. При этом речь может идти как о переводе в электронный вид бумажного архива предприятия с целью повышения доступности документов для пользователей, так и о занесении документов, которые поступают на предприятие ежедневно.

Вообще, для всех, кто интересуется темой развития СЭД, рекомендую запись вебинара «Поствнедрение: что на десерт?»

И еще один относительно новый момент, теперь законодательство позволяет выйти на новый уровень эффективности не только во внутренних процессах, но в процессах с вашими контрагентами! Использование сервисов для передачи электронных документов, подписанных ЭП, дает возможность не только сократить прямые издержки на печать и отправку этих документов, но и повысить оперативность обмена информацией между контрагентами. Рассмотрим пример работы с исходящими официальными письмами. Если предприятие не обменивается со своими контрагентами электронными документами через сервисы юридически значимого документооборота, то после прохождения документом этапа согласования необходимо будет распечатать и подписать официальное исходящее письмо у ответственного руководителя, занести скан образ в систему, зарегистрировать и отправить документ почтой.

При использовании сервисов обмена достаточно подписать документ в системе квалифицированной электронной подписью, зарегистрировать и передать его в сервисы обмена с помощью средств интеграции. При этом документ не распечатывается, сокращаются как прямые затраты на печать бумажной версии документа, так и затраты времени сотрудника, ответственного за печать документа.

И в качестве итога хотелось бы подчеркнуть, что важным моментом является и грамотная организация высвобождающихся после автоматизации человеческих ресурсов. Без перераспределения ресурсов после их высвобождения экономический эффект просто не будет достигнут.

Источник:  PCWeek

Тип: Статьи

 (3,99 - оценили 2 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр