Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Проблема подключения: уговорить или заставить?

  0 комментариев Добавить в закладки

Эксперты: Александр Лымарь, Владимир Бакин, Максим Соловьев, Иван Агапов.

Наряду с прикладными проблемами обмена электронными документами (ЭДО) существует одна серьезная методическая задача – подключение к обмену контрагентов. Выводим мы ее как отдельную тему для разговора не просто так: от того, насколько полноценно крупные компании будут переходить на ЭДО, зависит в целом развитие практики обмена. Поэтому и крупные генераторы трафика и сами операторы ЭДО значительно заинтересованы в поиске эффективных методов подключения.

Мотивация или ультиматум?

Перед началом подключения необходимо понимать, по какому принципу будет строиться общение с контрагентами. Практика предлагает нам несколько вариантов.

Александр Лымарь,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Nokian Tyres

Требования Nokian Tyres к сервису не переносились на контрагентов. То есть контрагентам была дана возможность выбирать из тех операторов, с кем уже работает компания, или же инициировать обмен в роуминге. В проекте были важны комфортные условия подключения и приобретения электронных подписей.

Подключение контрагентов начали силами отдела продаж Nokian Tyres при поддержке специалистов Synerdocs. На этапе подключения были организованы рассылка и обзвон, также запланированы вебинары. Партнеров по закупкам подключали уже с помощью сотрудников соответствующего подразделения.

То есть вопрос выбора оператора был оставлен контрагентам.

Владимир Бакин
Wildberries

В свое время мы отмечали определенную степень незаинтересованности поставщиков в переходе на ЭДО. Этот момент необходимо было обрабатывать совместно с Synerdocs, привлекать его ресурсы для мотивации и создания процесса обмена электронного документа. Одним из ключевых мотивационных факторов стала наша жесткая позиция, донесенная до контрагентов с помощью рассылки.

Правильным решением для мотивации было проведение совместных обучающих вебинаров, в рамках которых была охвачена большая часть контрагентов интернет-магазина. Наш опыт показал, что ультимативная форма может принести результат.

Непосредственно подключением поставщиков полностью занимался оператор, многие из компаний впервые осваивали электронные документы и работу с электронной подписью. Также для всех сторон нужно было обеспечить интеграцию с корпоративными и учетными системами.

Как упростить переход?

Крупной компании, переходящей на ЭДО, важно понимать, что вместе с ней на обмен перейдут и ее контрагенты. Поскольку их может быть очень много – десятки тысяч – то и подключение, как процесс, может стоить довольно дорого по ресурсам. Потому значительное внимание генератор трафика уделяет возможностям оператора по подключению. Какую позицию в этом вопросе должен занять оператор?

Иван Агапов,
Synerdocs

Подключать – задача и оператора и абонента, который должен занимать проактивную позицию. Вопрос «Как подключать?» должен быть одним из первых, который вы обсудите с вашим оператором. Он должен четко объяснить вам, как будет организован запуск обмена для вашей компании, как вам приглашать контрагентов.

А для контрагентов часто одного только приглашения не бывает достаточно. Тут важно понять, по какой причине игнорируют приглашение перейти на ЭДО. Причин может быть несколько: руководство не доверяет электронной подписи, бухгалтеры боятся проблем с контролирующими органами или контрагентами, не верят, что такие документы принимают в ФНС или судах и т.п. Грубо говоря, ваш контрагент может мало знать об ЭДО, но при погружении в тему, изучении практики и законодательства многие вопросы снимаются сами собой. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация – льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как он сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Максим Соловьев,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Ингосстрах

Проект в СПАО «Ингосстрах» был во многом уникален, поскольку к сервису подключались агенты страховой компании, поэтому главной задачей была отработка возражений.

Нами была организована качественная информационная поддержка. Специально для агентов СПАО «Ингосстрах» на сайте сервиса www.synerdocs.ru была создана закрытая страница, попасть на которую можно было только по прямой ссылке. Здесь кратко и емко с помощью видеоинструкций был представлен весь алгоритм действий, которые нужно совершить агенту, чтобы подключиться к сервису Synerdocs и начать работать в нем.

Подключением поставщиков полностью занимался оператор, многие из компаний впервые осваивали электронные документы и работу с электронной подписью. Также для всех сторон нужно было обеспечить интеграцию с корпоративными и учетными системами.

Запуск обмена электронными документами может оказаться нетривиальной задачей для крупной компании, в то время как подключение каждого отдельно взятого контрагента происходит довольно просто и не занимает много времени. Многие вопросы решаются простым информированием и мотивационными приемами:

  • Скидки и вознаграждения. Крупные компании часто предлагают разнообразные программы лояльности. Например, некоторые поставщики делают скидку на продукцию торговым компаниям, принявшим приглашение к обмену. Кредитное учреждение или страхования компания могут повысить сумму агентского вознаграждения для тех партнеров, кто перешел на ЭДО. И вариантов множество.
  • Возьмите расходы на себя. Часто встречается вариант, когда крупная компания берет на себя оплату трафика контрагентов. В качестве примера можно привести практику энергосбытовых компаний (в частности, вам может быть интересен опыт ОАО «Белгородэнергосбыт»), контрагенты которых, по сути, получают электронные документы бесплатно. Для компании, которая отправляет 50 000 актов в месяц, это в десятки раз выгоднее, чем составлять документы на бумаге.
  • Перенос издержек на партнера. Другой мотивирующий фактор – повышение стоимости услуг или платежей для тех, кто не перешел на ЭДО. В нашей практике есть пример, когда ИТ-компания, поставщик ПО, фактически включила в стоимость лицензий расходы по пересылке заказных писем, повысив тем самым средний чек каждой поставки на несколько сотен рублей для тех дилеров, кто продолжил обмен на бумаге. Разумеется, партнеры в ЭДО эти расходы не понесли.

Вкупе с четким пониманием проекта подключения данные приемы могут помочь быстро перевести большую часть контрагентов на обмен электронными документами.

Похожие записи
Комментарии (0)
Комментарии закрыты
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев