Вопрос: Как рационально осуществить ввод документов в систему электронного документооборота?

Руководитель Секретариата, г. Мурманск

На вопрос читателя отвечает Елена Дмитриева, руководитель проектов DIRECTUM.

При внедрении СЭД нужно учитывать не только новые возможности в управлении документами для руководителей организации, но и удобство работы конкретного пользователя, от которого будет зависеть степень удовлетворенности системой в целом. В связи с этим немаловажную роль при работе в системе играют процессы ввода документов, которые нуждаются в исключительно эффективном построении, особенно при активном взаимодействии с внешними организациями. Именно руководители и сотрудники делопроизводственных подразделений должны уделять особое внимание этим процессам при покупке и внедрении системы в организации.

Для примера предлагаем вам рассмотреть стандартные ситуации работы пользователей системы.

Ситуация 1

Мария – делопроизводитель крупного промышленного предприятия, занимается регистрацией входящих документов для генерального директора и его заместителей.

Порядок выполняемых действий, как правило, следующий:

Каждое утро Мария получает корреспонденцию с почты. Вскрывает конверты, сортирует корреспонденцию по значимости, регистрирует. На каждый документ создает регистрационно-контрольную карточку (РКК).

Раскладывает документы по бумажным папкам руководителей, передает корреспонденцию  руководителям на рассмотрение через секретаря.

После того как документы возвращаются с резолюциями, Мария должна найти в системе РКК, занести в нее резолюцию руководителя, отсканировать документ, связать его с РКК и отправить эти документы уже в электронном виде исполнителям согласно резолюции.

Согласитесь, если поток входящих документов достаточно велик, то сканирование и привязка документа к РКК будут занимать значительную долю времени.

Какие варианты работы мы могли бы предложить Марии?

Прежде всего, для облегчения последующего поиска документов я бы предложила использовать технологию штрих-кодирования. Суть данной технологии в том, что при регистрации документа ему присваивается уникальный штрих-код. Через принтер штрих-кодов делопроизводитель распечатывает его, наклеивает на документ.

При дальнейшем поиске не нужно вводить никаких параметров, а достаточно лишь поднести документ к сканеру штрих-кодов и система автоматически найдет нужную РКК.

Итак, Мария получила стопку документов с резолюциями руководителя. Последовательно по каждому документу она находит РКК (автоматически по считыванию штрих-кодов с документов). В РКК заносит резолюцию руководителя, указывает исполнителей. Далее она кладет документ в сканер, запускает процесс сканирования, связывает документ с РКК и отправляет его исполнителям.

Как развитие этой ситуации есть еще более удобный механизм занесения документов в систему.

Делопроизводитель также после возврата документов от руководителя находит их регистрационные карточки путем считывания штрих-кодов, заносит резолюции, но не сканирует документы. Далее делопроизводитель кладет эту же «пачку» документов в сканер и запускает процесс сканирования. Документы проходят через сканер и автоматически заносятся в систему (штрих-коды при этом выступают в роде разделителей файлов), далее система привязывает электронные документы к регистрационным карточкам и автоматически отправляет задания исполнителям согласно резолюции.

Таким образом, мы облегчили рутинный труд делопроизводителя по сканированию и занесению документов в систему.

Ситуация 2

Рассмотрим ситуацию с приемом и отправкой факсимильных сообщений. Постепенно факсимильные аппараты, выдающие рулоны бумаги, отходят в прошлое. Все больше организаций начинают использовать специализированное программное обеспечение для приема и отправки факсов.

Каким же образом мы можем облегчить труд по занесению в систему документов, пришедших по факсимильным каналам связи?

Допустим, что все полученные факсы сохраняются в специальную папку на локальном компьютере пользователя. СЭД периодически проверяет файлы, появляющиеся в этой папке. Для этого достаточно настроить агента или сценарий. Сценарий заносит документы в систему и создает проекты регистрационных карточек. Таким образом, делопроизводителю уже не нужно сканировать документы и заносить их в систему.

Ситуация 3

Антон – менеджер по работе с корпоративными клиентами, ведет обмен документами с заказчиками/поставщиками, как правило, по электронной почте: получает или отправляет проекты договоров и сопутствующих договорных документов. Таким образом, ему необходимо регулярно экспортировать документы из СЭД и импортировать их обратно.

Если взять традиционную работу с электронной почтой, то Антону необходимо, прежде чем занести полученный документ в СЭД, сохранить его на локальный диск и лишь потом начать процедуру занесения документа в СЭД. Что мы можем предложить Антону?

Например, система DIRECTUM позволяет непосредственно из Outlook сохранить вложенные в письмо документы, а также отдельным документом текст самого письма. Кроме того, текст письма можно сразу направить на согласование задач или сохранить контакт с новым заказчиком в справочники системы, например в «Контактные лица организаций».

Кроме того, Антон может открыть полученный документ в Word или Excel, ознакомиться с ним, при необходимости внести изменения и, не закрывая документ, сохранить непосредственно из приложения-редактора в СЭД. Удобно и быстро!

Ситуация 4

Представим, что у нас есть специалист по кадрам Наталья Михайловна и бухгалтер Ирина Леонидовна. Они, как правило, работают с учетной системой. Наталья Михайловна формирует в учетной системе кадровые приказы, а Ирина Леонидовна – счета, акты и т.д. В ходе прописанных бизнес-процессов им необходимо сохранять документы в СЭД: для ознакомления работников с приказами либо для формирования пакета договорных документов.

Стандартная организация процесса: сохранение документа из учетной системы на локальный диск, далее занесение документа в СЭД. Учитывая, что таких документов в день бывает очень много, то процесс получается достаточно трудоемким и отнимает массу времени.

Для того чтобы избежать промежуточного сохранения документа на локальный диск компьютера, существует возможность автоматически сохранять документы из учетной системы в СЭД. Кроме того, на документы также могут быть сгенерированы штрих-коды, и после того как оригиналы документов будут подписаны, можно заложить «пачку» документов в сканер, запустить процесс сканирования в определенную папку, а СЭД подхватит их и свяжет с ранее занесенными электронными документами аналогично ситуации 1.

Занесение документа в систему – это ежедневный и рутинный труд, а использование современных технологий позволяет добиться в нем эффективности и уменьшения количества ошибок.