Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Роль ECM-систем в управлении договорами

  10 комментариев Добавить в закладки

Автор: Микрюков Алексей, консультант отдела внедрения DIRECTUM

Особенности договорной работы

Договорная работа - это один из тех процессов, который есть на любом предприятии, не зависимо от его статуса:

●   мелком, среднем или крупном;

●   коммерческом или государственном;

●   производственном или обслуживающем.

Собственно бизнес, да и вообще любая хозяйственная деятельность состоит из заключения и исполнения договоров. В связи с этим, повышая эффективность управления договорами, за счет оптимизации и автоматизации работы с ними организации стремятся повысить свою эффективность, конкурентоспособность и защитить свои интересы (в т.ч. коммерческие).

Но, не смотря на всю свою значимость и внешнюю простоту, построение эффективной системы управления договорами – не простая задача. Это связано с тем, что задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений и разных автоматизированных систем.

В работе с договорами обычно задействовано много подразделений организации, начиная от инициаторов договоров (специалистов отдела закупок или отдела продаж) и включая специалистов юридических служб, экономистов, службу безопасности, бухгалтерию, логистов и т.д. (зависит от структуры и особенностей организации). При этом у каждого специалиста свои интересы и соответственно он предъявляет свои требования к системе, которая должна максимально соответствовать этим требованиям, но в то же время  должна обеспечивать «сквозной» бизнес-процесс.

Договорная работа включает в себя не только работу с документами, но и всю систему отношений между исполнителем и заказчиком. При этом требования к системе управления договорами со стороны исполнителя/продавца и со стороны заказчика/покупателя могут отличаться. Для продавца важным является выстроить процесс на этапе предшествующем непосредственной продаже, соответственно его система должна обладать кроме всего прочего функциями CRM-системы. Покупатель уделяет большее значение функциям учета и контроля (например, контроля бюджетов), поэтому для него важно, чтобы в системе управления договорами присутствовали функции систем бюджетирования и ERP-систем. В связи с этим возникает необходимость работать как с неструктурированной (тексты договоров, приложений, писем и т.д.) так и со структурированной информацией (справочники для контроля по статьям бюджетам, проверка текущей задолженности и т.д.) «Пограничные задачи. Управление договорами». Как следствие необходимость задействования в системах управления договорами функционала различных классов систем (CRM, ECM, ERP и т.д.).

Как уже отмечалось ранее, договорная работа это, по сути, основа деятельности практически любой организации. Соответственно от того насколько эффективно будет выстроена система управления договорами в организации во многом зависит и эффективность работы самой организации. И здесь также есть противоречия, которые необходимо учитывать. С одно стороны важно как можно быстрее принимать решения и реагировать на изменения, иначе можно просто потерять партнера. С другой стороны не менее важно ответственно подходить к каждому этапу договорной работы, взвешивать все риски, документировать все договоренности, защищать собственные интересы, соблюдать требования и регламенты договорной работы, иначе возможна не только потеря денег, но более серьезные последствия.

Исходя из вышесказанного, попробуем сформулировать требования к системе управления договорами. Система должна:

●   поддерживать все этапы договорной работы (от переговоров до закрытия);

●   соответствовать требованиям регламентов работы с договорами, установленными в организации;

●   обеспечивать потребности сотрудников различных подразделений организации, предоставлять необходимую информацию, помогать в принятии решений;

●   обеспечивать сохранность и защиту информации;

●   обладать достаточной гибкостью для возможности организации работы со всем многообразием типов договоров.

Существует три принципиальных подхода к реализации системы управления договорами:

1. Разработка системы непосредственно под требования конкретной организации. Этот подход достаточно дорог и подходит далеко не любой организации.

2. Разработка системы, когда за основу берется и дорабатывается система какого-либо класса (например, ECM или ERP). При этом в системе реализуются функции систем других классов. Этот подход выглядит на первый взгляд менее затратным, но в связи с тем, что специфичны требования к системам различных классов, специфичны и требования к архитектуре этих систем. Соответственно итоговое решение очень сильно может ограничиваться архитектурой той системы, на базе которой оно было построено.

3. Несколько тесно интегрированных между собой систем различных классов. Это наиболее часто реализуемый подход, позволяющий с одной стороны использовать специфический функционал каждой из систем, а с другой стороны организовать единое информационное пространство внутри организации. Наиболее часто используемая комбинация, это взаимодействие ECM и ERP систем.

В любом случае, при разработке систем управления договорами важно понимать, функции каких классов систем наиболее полно удовлетворяют требованиям организации и где проходят «границы» между функционалом этих систем. При этом важно отметить, что для того чтобы построить эффективную систему работы вовсе не обязательно внедрять в организации сразу несколько систем. Большинство современных систем, вне зависимости от того к какому классу они относятся «умеют» выполнять и смежные функции.

Жизненный цикл договора

Для того чтобы правильно распределить функции между системами и определить их роли нужно проанализировать жизненный цикл договора (см. Рис. 1).

Рис.1. Жизненный цикл договора

1.   «Переговоры». Данный этап предшествует непосредственному заключению договора, он связан с проведением встреч, переговоров согласованием предварительных условий и формированием предварительных договоренностей. Соответственно на первый план здесь выходят функции управления взаимодействием с клиентами (управление контактами, планирование встреч и т.д.). Все эти функции имеют непосредственное отношение к CRM-системам. Но при этом также важно учесть, что на этом этапе может появляться большое количество разнообразной неструктурированной информации (протоколы переговоров, письма, предложения, тендерная документация и т.д.), которой нужно уметь управлять, хранить, согласовывать и т.д. А это уже функционал ЕСМ-систем «ECM (Enterprise Content Management)».

2.   «Подготовка проекта договора». Договоры можно разделить на три группы:

●    «Неизменные». Договоры (публичные оферты), которые содержат ограниченный и заранее предопределенный набор условий (параметров договора), которые, как правило, не подлежат корректировки. Таких договоров в организации может быть достаточно много, но они не требуют больших затрат времени на составление согласование.

●    Типовые. Договоры, составленные на основе шаблонов. Для подготовки таких договоров часто используется механизм автоматического или полуавтоматического создания, когда текст документа формируется за счет подстановки в шаблон определенных инициатором условий.

●    Произвольной формы. Договоры, для которых нет разработанных шаблонов в силу их уникальности или редкости.

Для автоматизации подготовки и предварительного согласования договорных документов можно использовать функционал ECM-систем, но при этом, как правило, на данном этапе также возникают дополнительные задачи:

●    необходимость контроля сделки, по статьям бюджетам:

●    проверка контрагента службой безопасности;

●    и т.д.

Для автоматизации этих задач используется функционал специализированных систем (бюджетирования, ERP, и т.д.).

3.   «Согласование» и «Подписание». Как правило, для согласования договорных документов в организации разрабатываются специальные регламенты, в которых маршрут согласования определяется в зависимости от условий договора (вид сделки, сумма, контрагент и т.д.). На этих этапах, кроме непосредственно движения документов, важно организовать:

●    возможность работы с версиями документов (их может появляться очень много, особенно по документам произвольной формы);

●    обеспечить доступ к документам всем специалистам, участвующим в согласовании (при этом сохранить требуемый уровень конфиденциальности);

●    обеспечить возможность отправки и получения документов контрагентам.

Все эти требования в полной мере покрываются функционалом ECM-систем.

4.   «Исполнение». Данный этап, как правило, самый протяженный по времени. Здесь важно контролировать сроки и движение денежных средств и других ресурсов, но не только это. На этом этапе формируется сопроводительная (заявки на отгрузку, накладные и т.д.) и бухгалтерская документация (акты, счета), кроме того не редки случаи оформления дополнительных соглашений и приложений к ранее согласованным договорам. В связи с этим на данном этапе, пожалуй, как ни на каком другом важно выстроить качественную взаимосвязь между системами (если управление договорами реализуется посредством нескольких систем). Для того чтобы изменения вносимые в одну систему могли оперативно отображаться в других системах.

5.   «Закрытие» и «Хранение». Часто этим этапам не уделяют должного внимания. В результате могут возникать ситуации, когда, например, услуги оказываются после истечения сроков договора и т.п. После выполнения обязательств или после истечения сроков договора необходимо отразить эти факты в используемых системах:

●    оповестить исполнителей;

●    выполнить предусмотренные регламентом мероприятия;

●    передать договорные документы для архивного хранения.

6.   «Пролонгация». Если договор содержит опцию пролонгации, то при достижении сроков продления договора важно уведомить всех заинтересованных лиц. Это позволит снизить риск потерь связанных с изменением условий договора и изменением ситуации на рынке (возможно на данный момент появились более выгодные предложения).

Пример автоматизации бизнес-процесса

Как уже отмечалось ранее, наиболее часто, для автоматизации процесса управления договорами используется связка ECM-систем или системы электронного документооборота (СЭД) с ERP-системами. Это позволяет организовать сквозной процесс работы с договором (см. Рис. 2).

Рис. 2. Система управления договорами

Для большинства организаций, с учетом того что в ECM-системе или в СЭД может быть реализован модуль, поддерживающий взаимодействие с клиентами, то такая комбинация позволяет эффективно покрыть требования к системе управления договорами и удовлетворить всех заинтересованных лиц.

Рекомендации экспертов и разбор практических кейсов по управлению договорами вы можете увидеть в записи вебинара Договор на раз, два, три, или как упростить сложный договорной процесс.

Источник: PCWeek

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (10)
Альвина Мартынова 20 сентября 2013 г. 11:34  

Полезная статья. Многие организации торговые и производственные сейчас действительно стоят на пороге принятия решения по автоматизации договорной работы. Дополнительным плюсом является возможность согласования документов с внешними контрагентами с помощью интеграции с сервисами межкорпоративного обмена юридически значимыми документами.

Данная возможность позволяет в рамках единого решения согласовать и подписать документ с внешним контрагентом не имеющим доступ к Вашей ECM системе. Сокращаются сроки согласования документов, расходы на курьеров и почту, а самое главное процесс согласования становится прозрачным, унифицированным и не теряются договора, акты и счета.

Михаил Романов 20 сентября 2013 г. 16:05  
Дополнительным плюсом является возможность согласования документов с внешними контрагентами с помощью интеграции с сервисами межкорпоративного обмена юридически значимыми документами

А зачем для согласования документов использовать какой-то внешний сервис, чем не устраивает обычная электорнная почта?

а самое главное процесс согласования становится прозрачным, унифицированным и не теряются договора, акты и счета

 Т.е. без ECM-системы да еще и внешнего сервиса обмена документами решить проблему унификации и контроля нельзя?

Альвина Мартынова 26 сентября 2013 г. 11:30  

Исполнительская дисциплина вообще вопрос сложный и собрать договора порой задача не из легких) ECM - удобный инструмент. Часто когда начинаешь разговаривать с сотрудниками отдела занимающимися договорами(юридический, договорной отдел и т.д.) многие говорят, что у них и так порядок, однако сколько времени уходит на наведение данного порядка? Договора регистрируются в тетради, реже в виде файла с реестром, в тетради ищут часами, а уж историю согласования поднять или найти на чьем столе он сейчас....ECM несколько упрощает жизнь и дисциплинирует.

1) Система вынуждает соблюдать регламент(сроки и порядок согласования) 

2) Наличие шаблонов и макетов типовых документов позволяет сократить время на их разработку. А ещё на рынке есть замечательные решения позволяющие создавать типовые документы с помощью мастеров

3) Создание в электронном виде реестра договоров, возможность связывания с допами, актами и счетами. Комплект собрать очень легко. При этом весь комплект с образами документов, а не просто список.

 

Внешний сервис оператора с необходимыми сертификатами гарантирует безопасность канала связи, чего не гарантирует эл.почта, а так же обеспечивает создание из учетной системы юр.значимых(правильно структурированных) первичных финансовых документов и хранение фактов передачи документов,гарантирует целостность и подлинность переданных документов.

Связь внешнего сервера с ECM системой и учетной системой (например 1С), позволяет создать непрерывный контролируемый цикл. Можно без лишних движений увидеть сроки согласования, проплаты и тд.

 

Михаил Романов 26 сентября 2013 г. 12:00  
Система вынуждает соблюдать регламент(сроки и порядок согласования)

Как? Бьет по рукам если пользователь не успевает вовремя?

Не подменяйте понятия: вынуждает соблюдать регламенты руководство компании! ECM только упрощает контроль за их соблюдением. И работает все только при условии, что после каждого нарушения идет оповещение руководству о нарушении регламента сотрудником X.

Наличие шаблонов и макетов типовых документов позволяет сократить время на их разработку. А ещё на рынке есть замечательные решения позволяющие создавать типовые документы с помощью мастеров

Я вас умоляю... Таких решений воз и маленькая тележка и никакой ECM им не нужно.

И даже специальных решений не нужно - офисные пакеты умеют делать все что вам нужно сами.

Создание в электронном виде реестра договоров, возможность связывания с допами, актами и счетами. Комплект собрать очень легко. При этом весь комплект с образами документов, а не просто список

Это работает при одном условии - вы заносите документы в систему аккуратно: с заполнением всех атрибутов и связей. Если вы этого не сделали, вся удобная система накрывается медным тазом.

 

Да, в ECM системе можно добиться того, что некоторые операции будут делаться удобнее, чем без нее (в первую очередь, это принуждение пользователей работать по определенной схеме). Но для того, чтобы наступило счастье, когда

самое главное процесс согласования становится прозрачным, унифицированным и не теряются договора, акты и счета

 нужно:

  • вложить много средств и усилий на создание такой системы (сказки про "нужно только поставить, а дальше все заработает само" оставим сказочникам)
  • вкладывать почти столько же сил для того, чтобы система продолжала работать и далее

Как показывает практика мнгих внедрений, это удается далеко не всем компаниям.

Михаил Романов 26 сентября 2013 г. 12:18  
Внешний сервис оператора с необходимыми сертификатами гарантирует безопасность канала связи, чего не гарантирует эл.почта

Вы о каком канале? Между кем?

И о каких сертификатах идет речь? Как сертифицируется деятельность Операторов ЭДО?

а так же обеспечивает создание из учетной системы юр.значимых(правильно структурированных) первичных финансовых документов

Операторы не обеспечивают создание документов. Они обеспечивают только передачу по каналам связи. И только нескольких типов документов.

Я спрашивал зачем этим платным сервисом пользоваться для согласования документов?

 

Альвина Мартынова 26 сентября 2013 г. 12:24  

Михаил, не впадайте в крайности, мы рассматриваем "правильные" проекты с "правильным" руководством:) Тех кто бросает деньги на ветер и не контролирует своих специалистов, давайте не будем брать в расчет. Вынуждает, так как если в "правильной" организации Х, есть регламент и в системе автоматизирован некий БП, то никто этот договор не оплатит, пока к нему не придет по системе задание с согласованным по всем правилам счетом, и тд...опять же тех кто любит в последний момент с вытаращенными глазами бегать с бумагами "ну, подпишите" тоже становится меньше..... И оповещение тоже будет при необходимости)

Офисные решения могут, но покажите такую организацию, где все рядовые пользователи ПК умеют ними пользоваться. 

Про медный таз, см. 1 строчку...Понимаю, что "правильных" мало, но стремиться к этому и воспитывать персонал можно и руководство убеждениям поддается. И если ничего не вести, ECM в принципе не нужна, любой процесс в ней связан с введением данных и сканированием, к сожалению ПК, пока ещё плохо читают наши мысли)). 

Конечно, бывают заказчики, которые верят в сказки. Но изначально Заказчика нужно настроить на работу и допустим делопроизводителям и другим сотрудникам, работа которых связана с вводом больших массивов информации сразу говорится, что легче не станет и работы не убавится, а возможно и больше станет, система предназначена не сколько для облегчения их труда, а для удобства руководства и повышения эффективности работы предприятия в целом. А когда система станет привычной и они научатся с ней работать, их труд станет системным и при накоплении контента увидят результат при поиске информации и формировании отчетности. Есть Заказчик, делопроизводители которого стонали целый квартал, их напрягало сканирование и ввод информации, но когда они начали делать отчетность за квартал, то что требовало недельного труда 3 человек, с многократными повторными сверками, заняло всего 2 часа , вместе с проверкой результатов, мнение очень изменилось об удобстве системы.

Михаил Романов 26 сентября 2013 г. 13:11  
Вынуждает, так как если в "правильной" организации Х, есть регламент и в системе автоматизирован некий БП, то никто этот договор не оплатит, пока к нему не придет по системе задание с согласованным по всем правилам счетом, и тд...опять же тех кто любит в последний момент с вытаращенными глазами бегать с бумагами "ну, подпишите" тоже становится меньше

Наличие в системе "некого БП" никак не гарантирует, что "договор никто не оплатит", гарантируется это только одним - за соблюдением регламента следят и за отступление от него наказывают. ECM система здесь ничем не поможет.

Офисные решения могут, но покажите такую организацию, где все рядовые пользователи ПК умеют ними пользоваться.

Встречный вопрос - а в какой организации сотрудники умеют априори пользоваться произвольной ECM-системой (т.е. до того, как их этому обучили)?

В чем разница?

Елена Питомцева 26 сентября 2013 г. 13:54  

"офис + электронная почта + другие ИС" вполне возможный варинат для управления документами. Кто-то из него "вырастает", кто-то нет. В любом случае для реальной работы нужен консалтинг или хорошее внедрение. Это важно и для других вариантов реализации. СЭД/ECM-системы имеют спецализированные решения для многих типовых задач по управлению документами, поэтому есть большой пласт компаний и организаций, для которых внедрение специализрванных систем выгоднее.

Андрей Подкин 26 сентября 2013 г. 14:06  
Вынуждает, так как если в "правильной" организации Х, есть регламент и в системе автоматизирован некий БП, то никто этот договор не оплатит, пока к нему не придет по системе задание с согласованным по всем правилам счетом, и тд...

В правильной организации людей, которые ради соблюдения формальностей не оплачивают договор вовремя и тем самым подставляют компанию на штрафные санкции, наоборот - не хвалят, а наказывают. 

 
Внешний сервис оператора с необходимыми сертификатами гарантирует безопасность канала связи, чего не гарантирует эл.почта

К счастью, мы живем в 21 веке и у нас есть способы построения защищенных каналов связи поверх незащищенных.

 

Офисные решения могут, но покажите такую организацию, где все рядовые пользователи ПК умеют ними пользоваться. 

А разве существуют ECM системы, для эффективного использования которых не нужно уметь грамотно пользоваться офисными приложениями?

 

 

Андрей Подкин 26 сентября 2013 г. 14:08  
В любом случае для реальной работы нужен консалтинг или хорошее внедрение.

Именно так. Консалтинг и внедрение зачастую имеют даже большее значение, чем конкретные внедряемые инструменты.

 

 

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев