Олег Седов
На смену бумажному документообороту пришла автоматизация.
Решила ли она проблему бумажного хаоса, в котором еще недавно тонули
организации? Прокомментировать этот вопрос мы попросили профессора Михаила
Ларина, директора Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела.
- В чем отличие
современного документооборота от состояния дел советского периода?
- На мой взгляд, бумажного хаоса во вселенском масштабе в
нашем государстве раньше не было, поскольку имелась хорошо выстроенная
государственная система документационного обеспечения и управления. Архивное
ведомство при Совете Министров имело право контролировать состояние
делопроизводства различных учреждений. К концу советской истории нам удалось
добиться того, что все учреждения в нашей стране стали вести делопроизводство
единообразно. Однако техническая база делопроизводства морально устарела.
В 90-е годы, с переходом страны на рыночные рельсы началась
массовая поставка персональных компьютеров для офисов. В это же время произошла
смена кадрового состава в государственном аппарате. Наиболее квалифицированная
часть чиновников нашла себе применение в других структурах, поэтому приход
новых технологий, сопровождавшийся изменением организационных и технологических
аспектов документооборота, совпал с общим снижением уровня квалификации
служащих, что, конечно же, отрицательно сказалось на качестве работы с
документами.
Сейчас ситуация улучшается. Иначе и быть не должно, потому
что без качественно организованной работы с документами невозможно нормально
управлять ни государством, ни бизнесом.
- Каким образом
проблемы, касающиеся государственной регламентации документооборота, оказывают
влияние на бизнес-сегмент?
- Для того чтобы эффективно работать, любая компания в той
или иной степени контактирует с государственными структурами (таможенным,
налоговым, финансовыми ведомствами, органами социального обеспечения и пр.).
Взаимодействие граждан с государственными организациями также происходит по
определенным правилам посредством документов. И если государство не может четко
определить эти правила для всех своих структур и субъектов финансовых и
правовых отношений, то компании, обладающие своими внутрикорпоративными
системами документооборота, вынуждены подстраиваться под правила, которые
разрабатывает каждое ведомство. Эффективность такого взаимодействия зависит от
того, насколько четко обеспечена взаимосвязь «входа» и «выхода» документов, что
напрямую обусловлено технологичностью и прозрачностью взаимодействия
участвующих в нем сторон.
Поскольку в стране нет единых норм, то процесс улучшения
документационного обеспечения в России происходит очень медленно и неравномерно
по различным ведомствам. Позади несколько административных реформ. Каждая из
них влечет за собой метаморфозы внутренних регламентов, и любое
административное изменение влияет на систему документооборота, к сожалению, не
лучшим образом. Нечеткая организация обмена информацией при взаимодействии
различных ведомств приводит к тому, что их работа оказывается недостаточно эффективной
для решения стоящих перед ними задач.
- Что предстоит
предпринять для улучшения сложившейся ситуации?
- Борьба
с бумажными документами насчитывает долгую историю. Еще в 70-х годах в Америке
началось движение за «безбумажный» офис, но и по сию пору привычные документы
не вышли из обращения. Более того. Практика показала, что внедрение компьютеров
со всеми дополнительными периферийными устройствами в несколько раз увеличило
объемы бумажного документооборота. Технологически произвести и размножить документы
стало невероятно легко. В результате некоторые организации начинают «порождать»
столько копий документов, что делопроизводственная служба и архив не в
состоянии с ними справиться. Использование техники нуждается в контроле и
создании системы работы с документами.
Проблема также в том, что ИТ-директора и управляющие делами
редко находят общий язык. Специалисты, «исповедующие» ИТ, используют совершенно
другие термины, нежели архивисты. Им трудно понимать друг друга. В результате
решения по автоматизации делопроизводства не принимаются совместно, что,
безусловно, снижает эффект от внедрения новых технологий. Политику в этом
вопросе определяет ИТ-департамент, поскольку соответствующие бюджеты обычно
находятся в их руках. Но идеология автоматизации делопроизводства должна
исходить от тех, кто реализует эти задачи на практике.
Есть еще одна серьезная проблема: уже давно у нас де-факто
существует электронный документооборот, но нет законодательного решения
проблемы такого документа. Соответствующий закон жизненно необходим для
документационного обеспечения управления.
