Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

СЭД: во что обходится автоматизация хаоса?

  0 комментариев Добавить в закладки

Виктор Сенкевич

Совершенствование бизнес-процессов предприятия часто начинается с автоматизации, с введения электронного документооборота. Именно компании с несовершенными бизнес-процессами в первую очередь нуждаются в СЭД, служащей толчком к началу данного процесса. От выбора типа СЭД, определения качественных и количественных оценок ее эффективности зависят сроки внедрения и окупаемости всей системы.

Плохой системе заказчики мешают

Выбрав плохую систему автоматизации, заказчики часто в результате получают не работающую систему, а стандартный набор претензий поставщика к заказчику: "У вас на предприятии не сделан реинжиниринг, бизнес-процессы не оптимизированы", "ваши сотрудники недостаточно квалифицированы" и т.п. Затем следует соответствующий вывод: "В таких условиях автоматизировать вас невозможно". Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо правильно подойти к оценке существующих на рынке систем. Ответ на этот вопрос очень прост - автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы размыты и неструктурированы. Поэтому система электронного документооборота должна быть настолько гибкой, чтобы позволить предприятию начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами в первую очередь нуждаются в СЭД, служащей толчком к началу данного процесса. Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность проследить в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее исполнение договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.

Чаще всего отсутствие устоявшихся бизнес-процедур свидетельствует не о застое и упадке компании, а именно о развитии бизнеса, отмечает Тимур Аитов, директор по развитию бизнеса РБК СОФТ. Удачно выбранная СЭД должна быть одновременно гибкой и масштабируемой для того, чтобы покрыть потребности развивающегося бизнеса. Также важно, чтобы процесс изменения процедур СЭД был простым и наглядным, с тем, чтобы его могли поддерживать непосредственно ключевые пользователи системы.

Автоматизация позволяет оценить меру хаоса

Реинжиниринг бизнес-процессов без их автоматизации дает результаты худшие, чем автоматизация хаоса. Реинжиниринг на бумаге (даже если эти бумаги и готовятся в электронном виде), создание описаний бизнес-процессов вне рамок самих бизнес-процессов приводит к тому, что эти описания и сами процессы существуют отдельно и независимо друг от друга. Нет гарантии адекватности описаний реальным бизнес-процессам, а с учетом того, что реальные бизнес-процессы имеют тенденцию с течением времени изменяться, эти описания и вовсе бесполезны. Если же и сотрудники предприятия, участвовавшие вместе с консультантами в описании и реинжиниринге бизнес-процессов, в результате реорганизации переходят в другие подразделения или увольняются, то через некоторое время следы этой бурной деятельности можно обнаружить только в архиве.

Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом

Если компания планирует внедрение стандартов управление качеством ISO 9000 или CMM, то наличие на предприятии СЭД является необходимым условием - только электронный документооборот позволит получать количественные оценки эффективности работы сотрудников, обеспечит поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.

Если компания планирует внедрение полномасштабной ERP-системы управления, то внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP и поможет достичь первых реальных результатов существенно раньше за счет своевременной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом. СЭД по определению имеет глобальный характер для предприятия и устанавливается практически на всех компьютерах сотрудников – ведь с документами работают все. Поэтому внедрение СЭД позволяет осуществить как глобальную первичную автоматизацию предприятия, так и подготовку всего персонала к работе с информационными системами – и то и другое крайне важно для последующего внедрения ERP.

В некоторых случаях автоматизация полностью завершается запуском СЭД, потребностей дальнейшего внедрения автоматизированных управленческих систем не возникает, отмечает Тимур Аитов, подобные ситуации типичны для различного рода министерств, ведомств и других подобных структур.

СЭД «традиционные» против СЭД нового поколения

СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными наборами документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время. «Традиционные» СЭД все еще тяготеют к автоматизации узкой сферы «канцелярского» документооборота. Делая выбор СЭД, необходимо избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями. «Канцелярская» СЭД, конечно, выдаст вам список счетов с истекающими сроками исполнения, но если вам захочется получить отчет по проданным товарам или услугам в разрезе товарных позиций из тех же счетов, то обычная «канцелярская» СЭД это сделать не сможет – такие системы не хранят всю информацию о документе, а только очень ограниченный набор реквизитов документа.

Подтверждением, что системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой «канцелярского» документооборота является то, что практически все западные системы перестали называть себя системами класса «Document Management», а позиционируют себя гораздо более емкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (предполагается управление любым контентом, а не только содержанием документов), или «Smart Enterprise Suite» (SES), т.е. интеллектуальные корпоративные системы с широким набором необходимых каждому предприятию функций. Термин «Document Management» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированную с остальными функциями системы. Российские СЭД пока не очень активно следуют этой тенденции, о чем свидетельствует позиционирование многих СЭД российской разработки как систем «канцелярского» делопроизводства.

На возможность СЭД нового поколения быть инструментом структурирования корпоративной информации хотелось бы обратить особое внимание. Сколь ни важны возможности обработки неструктурированной информации (например, текстов в произвольном формате), пропагандируемые как ключевые для многих «традиционных» СЭД, корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации (т.е. представления ее в виде записей в базе данных), чем на совершенствование методов обработки неструктурированной информации. Реализация наиболее эффективных технологий обработки возможна именно для структурированной информации, более того, критически важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со 100%-й достоверностью, могут быть представлены только в структурированной форме. А ведь почти любая информация, содержащаяся в корпоративных документах, циркулирующая в электронном документообороте предприятия (наименования товаров, их количество, цены, имена и фамилии, должности, адреса и номера телефонов и т.п.) является такой критически важной информацией.

Вряд ли кого-то устроит, если цена товара будет извлекаться из системы с 90%-й достоверностью. Обработка неструктурированной информации нужна. Но фокусировать усилия только на этом - уподобляться древним собирателям лесных грибов и ягод, совершенствующих свои методы поиска грибов под лесными корягами и сбора ягод длинными палками с высоких кустов. Даже чемпионам среди таких собирателей никогда было не собрать урожая, сравнимого с тем, который созревал на примитивных плантациях первых земледельцев. Правильный подход, во всяком случае, для предприятий, состоит больше в обеспечении технологии создания структурированной, готовой к обработке информации, хранимой в базах данных, чем в изощренных методах обработки хаотичной неструктурированной информации, хранимой в файлах произвольного формата. Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации с самого начала.

Современный подход к выбору лучшей СЭД

Современный подход к выбору лучшей СЭД предприятия предполагает одновременный учет сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем.

Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств:

●  Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел

●  Ведение всей истории работы с документами

●  Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования

●  Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

●  Средства групповой работы с документами и проектами

●  Работа с платежными документами, ведение платежного статуса документов

●  Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами

●  Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов

●  Реализация на web-технологиях.

Количественные оценки эффективности СЭД

Эффективность использования СЭД, как правило, более очевидна, чем другие корпоративные системы – именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Простой расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

Средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на различные операции

Поиск и ожидание поступления документов

20%

Согласование и утверждение документов

20%

Передача документов между подразделениями

10%

Подготовка стандартных отчетов о движении документов

10%

Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.

Таким образом, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

При использовании СЭД выигрыш достигает за счет того, что:

●  на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа

●  процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме

●  время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа

●  подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки

●  Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Окупаемость системы

СЭД может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭД позволяет «конвертировать» в рабочее время за счет возможности удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Для систем на web-технологиях, таких как PAYDOX (www.paydox.ru), учитывая простоту обслуживания системы и низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO), обусловленную использованием web-технологии - система устанавливается только на центральный сервер, настройки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется - и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение СЭД возможен максимально быстро – обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.

Качественные оценки эффективности

Кроме количественных оценок эффективности системы, позволяющих убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, существуют не менее важные качественные оценки эффективности использования системы. Это, в первую очередь, - повышение прозрачности движения документов.

Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. Движение документов и работа с сотрудников с документами становятся контролируемыми в режиме реального времени.

Во-вторых, - организация единого корпоративного информационного пространства. Удаленные офисы, филиалы, представительства связываются как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повышается.

В-третьих, объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации. Корпоративная информация сохраняется в системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. Объединение знаний сотрудников в общей корпоративной системе дает синергетический эффект и может привести к впечатляющим результатам.

И, наконец, - повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом. Глобальный особенность СЭД, в отличие от других корпоративных систем, в том, что СЭД обычно устанавливается практически всем сотрудникам, имеющим компьютер, что позволяет повысить общий уровень организации предприятия.

Методология быстрого и традиционная внедрения

Традиционные методологии внедрения корпоративных информационных систем предполагают достаточно длительный процесс внедрения, включающий в себя обследование и разработку технического задания как отдельного этапа работ, оплачиваемого и утверждаемого Заказчиком.

Риски подобного подхода очевидны. Как правило, заказчик не имеет реальной возможности оценить адекватность разработанного технического задания потребностям реальных и планируемым бизнес-процессов предприятия заказчика. Техническое задание - это формализованный документ, оценка которого доступна лишь специалистам в области корпоративных информационных технологий, которых на предприятии заказчика вполне может и не быть. После того как заказчик, тем не менее, вынужден принять и оплатить эту работу, на следующем этапе работ обычно выясняется, что функциональность, реализованная в программном обеспечении, соответствует Техническому Заданию, но не отвечает реальным потребностям Заказчика. Это приводит к тому, что программное обеспечение, внедряемое в соответствии с принятым и утвержденным Заказчиком техническим заданием, не функционирует.

Более того, традиционная методология с масштабным обследованием бизнес-процессов заказчика и написанием толстых отчетов и технических заданий может быть использована недобросовестными поставщиками информационных систем для «выжимания» денег из заказчика без обеспечения какого-нибудь адекватного результата. Когда впоследствии выясняется, что поставляемая информационная система не соответствует ожиданиям заказчика и не удовлетворяет его потребностей, у поставщика наготове стандартный ответ – «все сделано в соответствии с проведенными обследованиями и согласованным техническим заданием» - с предъявлением этого самого технического задания, на котором красуются подписи как поставщика так и заказчика. И возразить что-либо трудно, приходится опять платить за доработки – и процесс повторяется.

Однако предложить другую методологию внедрения для традиционных корпоративных систем, требующих больших усилий при настройке и адаптации, довольно трудно.

Проекты по внедрению СЭД на предприятии не являются сверхъестественными и уникальными, и уже имеются в коробочной версии СЭД – обычно необходимо провести лишь настройку системы. Причем гибкость системы должна позволять проводить такую настройку и в процессе реальной эксплуатации системы в соответствии с меняющимися требованиями заказчика. Соответственно необходимости в разработке детального и формализованного технического задания нет – обычно достаточно описать в свободной форме компактные и неформальные требования заказчика, в которых перечисляются автоматизируемых функции и документы. Процесс внедрения обычно разбивается на 2 этапа:

●  внедрение системы на базовом наборе основных документов заказчика с использованием имеющейся базовой функциональности СЭД. Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая основные документы – договора, счета, письма и т.п. Обычный срок выполнения этапа 1-2 месяца. Иногда достаточно недели, чтобы настроить систему на стандартный набор документов заказчика. Такая стратегия является стандартной для внедрения СЭД – в соответствии с известным законом распределения 20% категорий документов покрывают 80% деятельности почти любой компании и внедрение системы на таком подмножестве документов позволяет быстрее получить эффект от внедрения.

●  внедрение системы на расширенном наборе документов Заказчика с адаптацией функциональности СЭД под специфические потребности Заказчика. Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая все необходимые Заказчику документы с учетом любой специфики. Обычный срок выполнения этапа - 2-4 месяца.

Достоинством такой методологии внедрения является быстрое достижение реальных результатов – эксплуатация системы на реальных наиболее важных документах Заказчика возможна уже в течение первого месяца после начала проекта.

Важной особенностью такой методологии внедрения является настройка системы на существующие бизнес-процессы заказчика. Никакой ломки существующего порядка работы с документами, никакого реинжиниринга бизнес-процессов на этапе внедрения не происходит. Это позволяет минимизировать сопротивление персонала, которое, к сожалению, неизбежно при любой другой методологии внедрения. В процессе устоявшейся реальной эксплуатации системы совершенствование бизнес-процессов начинается само собой.

СЭД как способ автоматизации предприятий

Системы электронного документооборота, соответствующие вышеописанным требованиям, формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Будущее документов видится как базовой единицы информационных ресурсов организации, управляемой в рамках новых, ориентированных на документы бизнес-процессов, составляющих неотъемлемую часть реорганизованного предприятия. Приняв документ за основную единицу информации, менеджеры и пользователи на всем предприятии смогут наглядно представить себе и уяснить функцию информационного менеджмента. Они перестают быть пассивными безразличными наблюдателями процесса информационного менеджмента и становятся его активными участниками.

 

Источник: С-News

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев