Сканирование и процессы электронного документооборота. Круглый стол.

Сергей Бушмелев

Несмотря на бурный рост популярности электронных документов, большинство экспертов сходится в том, что делопроизводство и документооборот еще долгое время будет оставаться электронно-бумажным. Бумажные документы не канут одномоментно в Лету, как динозавры, а будут присутствовать в современных бизнес-процессах. Поэтому наш сегодняшний «виртуальный» круглый стол посвящен сканерам, организации процесса сканирования и распознаванию графических образов. В круглом столе участвуют эксперты:

●    Елена Бакулина, менеджер по развитию бизнеса Canon;

●    Клаус Шульц, руководитель отдела по маркетингу продукции в регионе EMEA, PFU Imaging Solutions

●    Павел Плотников, ЭЛАР.

Разговор с представителями компаний велся в режиме «вопрос-ответ» - всем были заданы одинаковые вопросы, и эксперты предоставили нам ответы на эти вопросы. Мы постарались в статье больше включать прямой речи, чтобы сохранить все тонкости авторского текста.

1. Как будет меняться роль сканеров с развитием электронного документооборота (увеличением доли изначально электронных документов)?

Все участники проявили удивительное единодушие. Участники соглашаются, что электронный документооборот набирает силу, но на данном этапе бумажные документы являются важной составной частью бизнес-процессов. «Пока львиная доля документов существует в бумажном виде, в СЭД происходит только их согласование и пересылка карточек» - считает Павел Плотников. Поддерживает его и Елена Бакулина: «В нашей стране электронный документооборот часто является дублирующим, а не альтернативным инструментом. Поэтому часто даже первоначально электронный документ переводится в бумажный вид». «Сегодня огромный объем корпоративных данных все еще хранится в виде бумажных документов. Папки, скоросшиватели и кипы бумаг по-прежнему наводняют офисы по всему миру» - делится своими наблюдениями Клаус Шульц.

Благодаря тому, что документооборот остается электронно-бумажным, жизненно необходим унифицированный процесс обработки документов. «Переход на электронный документооборот постепенно набирает силу. Этот процесс довольно болезненный, потому что касается не только внутренних документов организации, но и входящих документов, то есть организации придется обрабатывать документы разного вида и формата в режиме реального времени. Упростить данную процедуру можно внедрив универсальную технологию обработки документов и типизировав процессы обработки.» - считает Павел Плотников. Но, по мнению Клауса Шульца, ситуация радикально изменилась: «Если раньше сканирование выступало в качестве завершающего этапа документооборота (сканирование в архив), то теперь сканирование «запускает» документооборот, интегрируя бумажные документы в бизнес-процесс. Сканирование бумажных документов, – это обязательное требование не только для надлежащей систематизации архива, но также для эффективного управления знаниями в компании». «Так что роль сканеров как «орудие трансформации», думаю, сохранится еще на достаточно долгое время» - резюмирует Елена Бакулина.

Изменились и требования к сканерам. Как считает Клаус Щульц, «сканеры должны быть оснащены программным обеспечением для распознавания символов, которое позволяет сохранять документы в формате PDF с возможностью поиска по тексту, а также в популярных офисных форматах (Word, Excel и PowerPoint). Если объемы сканирования слишком большие, отсканированные документы можно без труда перенаправлять в серверные программы распознавания текста. Так простые изображения становятся ценным цифровым источником информации». Похожие идеи озвучил и Павел Плотников: «Если раньше от сканера требовалось просто оцифровать документ и сделать копию, то сейчас сканер должен интегрироваться в систему обработки входящих документов. Повышенное внимание будет уделяться «интеллектуальности» сканирующего оборудования, его способности распознавать документы  в процессе обработки».

2. Каков сейчас тренд: децентрализация сканирования (увеличение доли персональных сканеров) или централизация (увеличение доли мощных МФУ)? Для каких сценариев/компаний эффективнее будут централизованные сканеры, а для каких - персональные?

Все участники сошлись во мнении, что выбор инструмента всецело определяется задачами. Существует два сценария: централизованное и децентрализованное сканирование. Если следовать рекомендациям представителя Canon Елены Бакулиной, «основные критерии выбора документного сканера -  количество документов и времени сканирования. Организация централизованного сканирования уместна в случае, когда получение электронных имиджей может быть отсрочено по времени, а документов значительное количество (например, при проведении ретроконверсии, создании электронного архива)». Клаус Шульц из PFU Fujitsu дополняет: «Если же на каком-то этапе рабочего процесса бумажные документы собираются в одном месте, то целесообразнее будет использовать централизованное сканирование. Например, система, которая обрабатывает заявки на банковские кредиты, должна поддерживать централизованное сканирование. Все заявки направляются в одно место, поэтому имеет смысл централизовать процесс сканирования в почтовом отделении. Специализированные сканеры являются оптимальным выбором там, где требуется высокая производительность при обработке большого объема документов. Кроме того, сканеры необходимы для работы со сложными документами разных форматов и разных типов бумаги».

Для определенных сценариев оптимальным будет, наоборот, децентрализованное сканирование. Например, «если же требуется быстрый перевод бумажного документа в электронный вид (например, при подготовке документа для его согласования в СЭД, при работе фронт-офиса кредитного отдела банка или отдела урегулирования убытков в страховой компании), то здесь, очевидно, более удобным будет использование персональных устройств или сканеров, рассчитанных на работу группы сотрудников» - делится советом Елена Бакулина. Сходной точки зрения придерживаются и Клаус Шульц: «Как правило, лучше всего сканировать бумажные документы там, где они создаются и хранятся. Современные мобильные сканеры и технологии сканирования в облако обеспечивают целый ряд преимуществ для бизнес-пользователей. Сотрудник аудиторской компании теперь может посещать заказчиков, вооружившись 350-граммовым мобильным сканером, и сканировать документы на свой ноутбук, вместо того чтобы носить с собой большое количество бумаг. Если политики компании позволяют, он может загрузить всю нужную информацию в электронном виде в облачное хранилище, например Evernote, создав базу данных, которая будет доступна его коллегам в любое время и в любом месте».

Мнение Павла Плотникова, представителя ЭЛАР, несколько отличается от мнения его коллег: «Большинство компаний сходятся на том, что централизованная обработка документов намного удобнее. Примером тому служит создаваемый сейчас ОЦО – объединенный центр оцифровки промышленной организации. Корпорация ЭЛАР участвовала в создании такого ОЦО «Сибирской угольной энергетической компании» (СУЭК). Создание такого центра обработки обусловлено тем фактом, что когда холдинг, в который входит несколько компаний или компания, которая состоит из нескольких департаментов, переходит на электронный документооборот гораздо удобнее и эффективнее собрать все  бумажные документы в одном месте, оцифровать их и загрузить в систему, чем заниматься этим децентрализовано. Применение персональных сканеров оправдано только в учреждениях, где обрабатываются однотипные документы – налоговых службах, канцеляриях и т.д., так как там не приходится постоянно менять настройки и профили. В обычных условиях работы офиса применение сканеров рабочих групп более целесообразно».

3. Будет ли развиваться рынок мобильных сканеров или они останутся дорогой экзотикой? Как влияет на рынок сканеров увеличение доли смартфонов, оснащенных неплохими камерами и подключенными к Интернету?

Клаус Шульц считает, что «рост мобильности сотрудников – это глобальная тенденция, которая сохранится в течение многих лет. Мы в компании PFU осознаем эти новые требования и поэтому разработали модель ScanSnap S1100, сканер, созданный специально для тех, кто много времени проводит в дороге. Он предлагает целый ряд новых функций и возможностей, таких как интеграция в облачные среды и сканирование напрямую на мобильные устройства. Компания придает большое значение мобильным технологиям сканирования; мы уверены: в будущем этот рынок будет только расти». Представитель компании Canon – Елена Бакулина также считает, что рост использования мобильных сканеров – это текущий тренд: «В условиях современного  рынка  мобильность и быстрота реагирования - ключевые конкурентные преимущества для коммерческих организаций, поэтому использование компактных мобильных сканеров фактически становится нормой в рабочих процессах при организации мобильных офисов или работы сотрудников в режиме удаленного доступа.  Производители сканеров быстро реагируют на развитие технологий (например, «облачных»), предоставляя потребителям новые возможности. Увеличение масштабов производства в условиях растущего рынка позволяет производителям оптимизировать затраты и снижать стоимость устройств при этом улучшая их характеристики». Новые модели сканеров серии imageFORMULA от Canon как раз нацелены на то, чтобы критически важная деловая документация без промедлений попадала к пользователю и интегрировалась в цифровой документооборот.

Оптимизма не разделяет Павел Плотников: «С ростом количества электронных документов интерес к мобильным сканерам будет падать. Фотокамеры, встроенные в современные мобильные устройства справляются с ролью сканера для копирования небольшого количества документов. С появлением iPad мобильная экзотика ушла в прошлое». Клаус Шульц считает, что мобильные сканеры и фотокамера смартфона – это разные инструменты, «заточенные» под разные задачи: «Для того чтобы быстро отправить другу ресторанное меню, подойдет и смартфон. Если вам нужны более высокие характеристики (например, улучшенное разрешение, более высокая производительность или возможность интеграции с другими приложениями или бизнес-процессами), например, если вам по роду службы нужно сканировать и отправлять в офис сканированные копии чеков на оплату, мы рекомендуем документ-сканер с решением для организации цифрового архива. Документ-сканеры обеспечивают неизменно высокое качество сканирования, поэтому электронные копии могут с успехом заменить бумажные оригиналы в бизнес-процессах».

«Думаю, для некоторого объема задач, которые сегодня решаются с помощью сканеров (например, мобильное сканирование), смартфоны будут весьма востребованы. Вообще, это вопрос «плюсов и минусов» универсальных и узкоспециализированных устройств. Многое зависит от задачи (например, объемов обрабатываемой информации) и приоритетов пользователя (например, удобство или снижение рисков) при использовании того или иного устройства» - добавляет Елена Бакулина.

4. Как будут развиваться средства распознавания графических образов?

Очень подробный ответ мы получили от Клауса Шульца: «Технологии оптического распознавания символов и меток непрерывно развиваются, и PFU активно сотрудничает с ведущими поставщиками в этой области (такими как ABBYY). В будущем эти технологии будут поддерживать большее количество языков, включая арабский, кхмерский и хинди. Кроме того, такие технологии, как ADRT (адаптивное распознавание текста), позволяют распознавать структуру и контекст документов, включая заголовки и сноски. Еще одно перспективное направление – это разработка подхода, который позволил бы электронной системе не просто извлекать данные, но и «понимать» информацию, содержащуюся в документах, и направлять ее на дальнейшую обработку в тот или иной процесс. Наша концепция сканирования в бизнес-процессы органично вписывается в эти тенденции».

Павел Плотников также считает, что новые средства распознавания графических образов должны быть более интеллектуальные: «Распознавание рукописных текстов отойдёт на второй план, так как такие тексты будут встречаться все реже и реже. Что касается печатных документов, активное развитие коснётся распознавания пакетов документов, содержащих несколько типов документов. Суть заключается в том, чтобы обработать, отсканировать и проиндексировать, к примеру, не отдельно накладные, счета-фактуры и акты, а весь пакет бухгалтерских документов автоматически. Система распознавания должна распознать тип документа, определить количество строк в документе и загрузить эту информацию в учётную систему. Исходя из этих же задач, OCR-системы должны интегрироваться с одной стороны со сканирующим оборудованием, а с другой – с системами документооборота. OCR-системы должны формировать полноценные xml-файлы, индексировать пакет документов и выдавать единый индексный файл на весь пакет, а не на отдельную страничку, то есть, OCR-системы должны стать более «интеллектуальными».

Источник: Эксклюзивно для ECM-Journal