Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Специфика юридически значимого электронного документооборота для крупного бизнеса

  5 комментариев Добавить в закладки

В преддверии конференции Russian Enterprise Content Summit 2016, которая состоится 8 сентября 2016 г. в Москве, Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs, дал интервью порталу PC Week. Один из ключевых спикеров мероприятия поделился своим видением относительно того, как развивается юридически значимый внешний документооборот организаций (ЭДО), и как он отражается на российских бизнес-реалиях.

Как вы оцениваете уровень и динамику развития в России направлений управления корпоративным контентом (ЕСМ), корпоративных систем электронного документооборота (СЭД) и межорганизационного юридически значимого электронного документооборота (ЭДО)? Какие основные задачи в этих сферах можно назвать наиболее актуальными для госорганизаций и коммерческих предприятий? Насколько успешно они решаются и какие сложности предстоит преодолеть на пути их решения?

Иван Агапов: Динамика развития межорганизационного ЮЗЭДО (далее – ЭДО) хорошая. Каждая новая организация, переходящая на обмен электронными документами с контрагентами, вовлекает в данный процесс другие организации. Отсюда ежегодный многократный рост – и количества документов, и компаний, использующих технологию ЭДО.

Рынок ЭДО по-прежнему формируется. В некоторых секторах экономики он отчасти уже сформирован, в других делаются первые шаги. Если в ритейле активно обмениваются электронными документами, то в нефтегазовом секторе сейчас переходят к конкретным действиям.

Как правило, компании начинают со стандартной задачи – налаживают процесс обмена документами с поставщиками и клиентами. Причем речь идет об обмене как традиционными закрывающими документами (первичка, счета-фактуры), так и специфическими отраслевыми. В области страхования, к примеру, актуален обмен агентскими отчетами, в фармацевтике – протоколами согласования цен.

Другая важная задача – организация обработки документов внутри компании. Для решения этой задачи требуется, прежде всего, настроить внутренний процесс, чтобы он работал как единый механизм. Важно, чтобы входящий документ поступал в систему учета, и его могли быстро обработать, согласовать, подписать, принять к учету и т.д. Эта цепочка может быть длинной и требовать соответствующих инструментов, в том числе и ECM-систем.

Не менее актуален перевод в электронный вид максимально большего количества документов и контрагентов, с которыми работает компания. Сложность в том, что не все контрагенты быстро подключаются к обмену. Тех, кто пока не готов работать в электронном виде, требуется мотивировать. Отчасти это задача ложится на плечи операторов.

Еще одна основная задача – хранение электронных документов с возможностью доступа к ним. Крупным коммерческим организациям с большим объемом документооборота, как правило, требуется создание локального архива. В их случае эффективна КИС с нужным набором функциональных возможностей. Самые больные вопросы – как обеспечить юридическую значимость документа, который нужно хранить 10 лет? как проверить подпись спустя 10 лет? как работать с архивными документами? и др.

Какие технологические тренды определяют развитие современных систем управления корпоративным контентом? Какие технологические инновации наиболее востребованы в современных ЕСМ, СЭД и ЭДО решениях, внедряемых в России? В какой степени сервисный подход (аутсорсинг, облачные сервисы и т.п.) применим к ЕСМ, СЭД и ЭДО в российских условиях, каковы его перспективы?

Иван Агапов: Один из трендов – это, разумеется, облака. В нашей компании представлены два продукта, которые поставляются в облачном варианте. Это сервис Synerdocs и система электронного документооборота DirectumRX. Что касается Synerdocs, его используют преимущественно как SaaS-решение. Есть различные варианты работы с сервисом, в том числе веб-клиент, который не требует установки на рабочее место. Используются и интеграционные решения, которые устанавливаются на рабочее место, но фактически работают с облачным сервисом. То есть клиенты покупают сервис по передаче электронных документов – оплачивают тариф, рассчитанный на определенное количество времени или трафик документов, и обмениваются документами. Межорганизационный ЮЗЭДО в принципе работает как сервисный подход, и для него это норма.

Говорить про другие технологические тренды в сфере юридически значимого электронного документооборота пока рано, так как рано рынок пока развивается.

Какую тему вы собираетесь осветить в своем докладе на RECS 2016? Почему эта тема представляет несомненный интерес для аудитории корпоративных заказчиков из государственного и коммерческого секторов? Какую практическую пользу они смогут вынести из вашего доклада?

Иван Агапов: На RECS 2016 я представлю доклад «Проблемы против перспектив: Опыт проектов крупных заказчиков», где расскажу о важности юридически значимого электронного документооборота для крупных коммерческих организаций. Почему я хочу заострить внимание именно на данной категории пользователей? Потому что именно инициативность крупных заказчиков в области перехода на ЭДО стимулирует развитие отрасли, является двигателем прогресса.

Сегодня крупные заказчики активно переходят на юридически значимый электронный документооборот. Я расскажу, какие задачи встают перед ними на этом интересном и сложном пути, какие способы решения существуют, какую реальную помощь при этом готовы оказывать операторы. Рассказ обязательно будет подкреплен цифрами и примерами из собственной практики. Также я поделюсь примерами, основанными на опыте работы компании «ДИРЕКТУМ» и ее клиентов.

Источник: PCWeek

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Елена Питомцева 26 августа 2016 г. 10:47  

Наш читатель задал вопрос «А в чем проблема сделать уникальную эцп? Не решаема проблема ? Она даже может идти с указанием времени подписи. Должен быть единый центр выдачи и проверки подписи. И она не должна выдаваться на один год, подтвердить можно через госуслуги.». Слово - экспертам!

Максим Соловьев 26 августа 2016 г. 11:03  

Как мне видится, проблема не в уникальности ЭП. Как раз сейчас, на уровне регуляторов в этой области, рассматривается вопрос снятия ограничений в применении сертификатов ЭП. Немного поясню – на данный момент, некоторые УЦ технически ограничивают области применения ЭП, например, сертификаты, выпущенные для одной торговой площадки, могут не подойти для работы на другой, да и в других сервисах тоже.

Здесь, как я понял, автор говорит о долговременном хранении документов, подписанных ЭП. Проблема в следующем – сертификаты ЭП выдаются со сроком действия один год, соответственно электронные подписи (ЭП), созданные с помощью таких сертификатов действуют также один год, на техническом уровне. Т.е. программное обеспечение, которое считает информацию об ЭП через год, «скажет» пользователю, что ЭП не действительна.

Сегодня проблема эта решается посредством усовершенствованных ЭП, т.е. в некоторых сервисах (например, таких как Synerdocs) в ЭП добавляется штамп времени с информацией о результате проверки ЭП. Штапмы времени, в свою очередь, действуют 5 лет (т.к. сертификаты для них выпускают со сроком действия – 5 лет) и срок действия усовершенствованной ЭП соответственно продлевается до 5 лет.

Вадим Майшев 26 августа 2016 г. 12:21  
А в чем проблема сделать уникальную эцп? Не решаема проблема ?

Любая квалифицированная ЭП и соответствующий квалифицированный сертификат уникальны, тут проблемы нет. Проблема в другом - различные информационные системы под разными предлогами ограничивают применение квалифицированных сертификатов.

Немного поясню – на данный момент, некоторые УЦ технически ограничивают области применения ЭП, например, сертификаты, выпущенные для одной торговой площадки, могут не подойти для работы на другой, да и в других сервисах тоже.

Это не так. УЦ не имеют прав самостоятельно что-то ограничивать, только пользователь может заявить об ограничениях. На самом деле нет общепринятого именно технического механизма для какого-то ограничения. Еще раз, информационные системы хотят, чтобы сертификаты для них содержали указатели о них (но технически это не ограничение, а дополнение). А некоторые системы (например, ЕГАИС) хотят чтобы для подписи использовались не любые сертифицированные, а только определенные СКЗИ.

Она даже может идти с указанием времени подписи.

Тут одного наличия времени в подписи недостаточно. Нужна дополнительная инфраструктура для указания доверенного времени создания в подписи.

Проблема в следующем – сертификаты ЭП выдаются со сроком действия один год, соответственно электронные подписи (ЭП), созданные с помощью таких сертификатов действуют также один год, на техническом уровне. Т.е. программное обеспечение, которое считает информацию об ЭП через год, «скажет» пользователю, что ЭП не действительна.

Подписи, в отличии от сертификатов, не имеют срока действия. Закон определяет действительность подписи с учетом срока действительности сертификата, но на дату проверки или формирования (при наличии доказательств этого времени). Самое простое первое, но если сертификат закончился, то и подпись закончилась. Во втором случае нужны дополнительные действия по собиранию доказательств.

Должен быть единый центр выдачи и проверки подписи.

Нет, сегодня в стране для квалифицированной ЭП созданы все условия для ее применения - можно обратиться в любой аккредитованный УЦ.

И она не должна выдаваться на один год, подтвердить можно через госуслуги.

Сертификат и ключи подписи имеют сроки действия исходя из ограничений, установленных для используемого СКЗИ. Квалифицированный сертификат и квалифицированную ЭП (стандартизованных форматов) уже давно можно проверять  на госуслугах.

Сегодня проблема эта решается посредством усовершенствованных ЭП, т.е. в некоторых сервисах (например, таких как Synerdocs) в ЭП добавляется штамп времени с информацией о результате проверки ЭП. Штапмы времени, в свою очередь, действуют 5 лет (т.к. сертификаты для них выпускают со сроком действия – 5 лет) и срок действия усовершенствованной ЭП соответственно продлевается до 5 лет.

Усовершенствованная подпись это не только и не столько штампы времени, а более комплексная информация о доказательствах времени и действительности сертификатов в это время. Обычно УЦ изготавливают сертификаты для OCSP и TSP до 15 лет. Но ничто не мешает и после 15 лет проверить эту подпись, зная время ее создания.

 

Исхаков Роберт 30 августа 2016 г. 15:12  

Мне кажется, что когда говорят про организацию юридически значимого документооборота, очень часто забывают о самом первом этапе жизненного цикла электронного документа - это создание документа. В статье можно получить информацию про этап передачи документа, даже про хранение его немного сказано, а вот про доверенную среду, в рамках которой создается электронный документа нет ни слова. Хорошо, мы воспользовались услугами оператора ЭДО и отправили контрагенту электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП. Но будет ли такой документ считаться подлинным если в суде выяснится, что руководитель, ЭП которого стоит на документе, не умеет пользоваться средствами ЭП? Или, например, сам документ создан с использованием нелицензионного ПО. И таких вопросов по организации доверенный среды создания ЭД очень много.

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев