ТОП-7 самых популярных отговорок от обмена электронными документами

В области электронного документооборота речь часто заходит о мотивации. Операторы ЭДО мотивируют клиентов и контролирующие органы; крупные и средние компании - своих контрагентов. Мы собрали самые популярные ответы компаний, не желающих переходить на обмен электронными документами. Часть из них, действительно, похожа на отговорки, другая – обнажает проблемные места. И вот что получилось.

1. Нет сформированной законодательной базы и судебной практики

Открывает наш ТОП фраза: «Законодательство в области ЭДО еще не сформировано». Согласиться с этим утверждением можно было года три назад, когда не было ни четких определений, ни утвержденных форматов электронных документов. Фактически, опирались только на закон об ЭЦП. Стоит признать, в последнее время нормативное регулирование области электронного обмена активно развивается. Несомненно, еще есть к чему стремиться, что исправлять и дорабатывать, но сейчас не об этом.

С перечнем необходимых в работе нормативных актов вы можете ознакомиться на сайте.

Что касается судебной практики, тут, к сожалению, прецедентов не много. Прецеденты, связанные с электронным взаимодействием, случаются редко. В большей своей части, связаны они с использованием электронной подписи.

Чем быстрее будет проникать электронный документооборот в бизнес, тем чаще мы будем говорить о соответствующих судебных прецедентах и об укреплении нормативной базы.

Общий вывод по законодательству получается такой: с той основой, которая есть сейчас, сейчас можно успешно работать.

2. Все равно не избавимся от бумаги

Пессимистично настроенные клиенты утверждают, что никакая автоматизация никогда не избавит нас от бумаги. Что тут можно ответить? «Поживем – увидим». Проводя параллель, признайтесь, как давно вы брали в руки листок бумаги и ручку для того, чтобы написать письмо своим близким?! Бумажную переписку давно вытеснили мобильные телефоны и e-mail. Чем не автоматизация?!

3. ФНС отказывается принимать электронные документы

Налоговые инспекции продолжают истребовать документы на бумаге, в том числе у компаний, которые уже перешли на обмен электронными документами. Распечатка электронных оригиналов, заверение их собственноручной подписью и печатью организации вносят лишние хлопоты в работу бухгалтеров. Почему так происходит – сказать трудно. Можно предположить, что часть инспекций просто не готова к работе с электронными документами. Контролирующим органам, как и всем нам, еще требуется время.

В подобной ситуации можно предложить чаще вести переговоры с вашей инспекцией. Контролирующие органы лояльно относятся к компаниям, работающим с электронными документами. Как показывает практика, от выстраивания процессов совместными усилиями, все только выигрывают.

4. Отсутствие роуминга между операторами ЭДО

Отсутствие роуминга уже нельзя отнести к ряду проблем рынка электронного документооборота. Не было его по разным причинам, это и отсутствие регламентов обмена, и вопросы о разделении зон ответственности между операторами, и многое другое. Сегодня мы наблюдаем другую картину. Операторы, решая задачи рынка, готовы сотрудничать между собой.

К слову, Synerdocs находится на этапе перевода роуминга в промышленную эксплуатацию с двумя операторами Корус Консалтинг и Тензор. Помимо этого, с некоторыми операторами есть договоренность об организации роуминга при появлении первого клиента, у которого будет такая потребность.

Подобные договоренности появляются не случайно. Надо понимать, для организации полноценного роуминга нужна реальная потребность. Тут прослеживается простая, всем знакомая аналогия с операторами сотовой связи. Для чего роуминг, если нет клиентов, желающих общаться с клиентами другого оператора?!

5. Все контрагенты бумажные

При автоматизации документооборота все компании можно разделить на две большие группы: те, кто имеет влияние на контрагентов и те, кто попадает под это влияние. Вполне закономерно, что фразу «Все наши контрагенты работают в бумаге» будет звучать до тех пор, пока лидеры рынка не станут первопроходцами в области электронного взаимодействия. Лидеры подтянут своих контрагентов, постепенно рынок достигнет некоторой точки невозврата. После этого работа с бумагой будет вызывать лишь воспоминания из прошлого.

6. Электронные документы нельзя отправлять «задним» числом

В процессах бумажного документооборота закрепилась практика составления документов «задним» числом. При электронном взаимодействии указать «подходящую» дату отправки невозможно. Сказать, что это просто отговорка, нельзя. Для компаний отдельно взятых отраслей, желающих перейти на обмен электронными документами, это настоящий барьер. Например, энергосбытовые компании физически не успевают выставлять счета-фактуры в срок, так как получают необходимые данные для составления документа, спустя 10-12 дней после совершения хозяйственной операции. Такова специфика их работы, регулируемая отраслевым законодательством.

Ряд других компаний не успевает вовремя принять к вычету НДС. Надеемся, что эту проблему решит принятие законопроекта, вносящего поправки в главу 21 Налогового кодекса РФ. Проект предусматривает увеличение срока принятия НДС к вычету покупателем до дня сдачи декларации. Ожидается, что закон вступит в силу не ранее 1 января 2015 года.

Поправок, продлевающих срок выставления счетов-фактур, в ближайшее время, к сожалению, не ожидается. Это говорит лишь об одном, что пора бизнесу самостоятельно выходить с соответствующей инициативой. Об этом намекает и налоговая служба России в своем письме от 10.07.2014 N ГД-4-3/13390@.

Практика выхода с инициативами уже есть, и она работает. Именно так появились форма и формат электронного акта приемки товарно-материальных ценностей (ТОРГ-1-4).

7. Есть и поважнее дела

Закрывает наш рейтинг чистой воды отговорка: «Есть дела поважнее!». С этим трудно спорить, и надо ли? Поэтому, как только закончите работу над вашими важными делами, сразу переходите на электронный документооборот!

***

А что чаще всего слышите вы от клиентов/контрагентов в ответ на предложение: «Давайте переведем обмен документами в электронный вид!?».

Источник: Klerk.ru