Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Государство и электронный документооборот

Управление проектами в государственных органах на базе СЭД

  1 комментариев Добавить в закладки
Управление проектами в государственных органах на базе СЭД

Екатерина Борисова, консультант отдела внедрения DIRECTUM

В статье рассмотрены методические рекомендации Минэкономразвития РФ для органов исполнительной власти (ОИВ) по переходу на проектно-ориентированную систему управления, а также то, как в этом может помочь СЭД.

От процессного управления к проектному

Ранее деятельность органов власти в большей степени была ориентирована на процесс. Главная задача проектного управления — отойти от процесса и прийти к результату. Внедрение проектного управления (project management) должно увеличить эффективность использования ресурсов и взаимодействия органов власти с другими организациями, а также повысить прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых решений, т. е. обеспечить достижение запланированных результатов.

С этой целью Минэкономразвития РФ 14 апреля 2014 г. подготовило Распоряжение № 26Р-АУ, которым утвердило методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти. В формате рекомендаций сложно учесть специфику разных организаций, проектов и программ. Более того, текущая редакция рекомендаций ориентирована на внедрение управления проектами внутри одной организации, хотя по нашему опыту взаимодействия с государственными органами речь должна идти об организации работы всех ОИВ региона. Но чтобы начать работу, этих рекомендаций вполне достаточно. Перейдем непосредственно к ним.

В системе управления органа исполнительной власти выделяется четыре уровня: стратегический, тактический, оперативный и операционный. Каждый уровень характеризуется своими горизонтом планирования и периодичностью контроля. Подробнее модель проектно-ориентированной системы управления представлена в Приложении № 2 рекомендаций.

Рисунок 1. Модель проектно-ориентированной системы управления

При переходе на проектно-ориентированную систему необходимо внедрить или модифицировать следующие процессы:

●    управление проектами;

●    управление мотивацией участников проектов;

●    управление компетенциями участников проектной деятельности;

●    организационная поддержка проектной деятельности;

●    технологическая поддержка проектной деятельности.

Согласно рекомендациям, процесс управления проектами в ОИВ предполагает следующие этапы:

●    инициация проекта;

●    планирование проекта;

●    исполнение проекта;

●    управление изменениями проекта;

●    контроль проекта;

●    завершение проекта.

Основными инструментами управления проектами являются:

  • Паспорт проекта (отражается ключевая информация по проекту — цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски и т.д.).
  • План-график проекта (включает мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий — диаграмма Ганта).
  • Отчеты по проекту (примеры отчетов представлены в Приложении к Методическим рекомендациям).

Инструмент технологической поддержки проектной деятельности – это информационная система управления проектами.

Рисунок 2. Архитектура информационной системы управления проектами и перечень типовых модулей

О внедрении проектного управления

Стоит обратить внимание на матрицу внедрения модулей информационной системы управления проектами по очередям (Приложение № 9 рекомендаций). В ней приведена функциональность конкретного модуля и очередность его внедрения. Распределение функциональности по очередям осуществляется по принципу “от простого к сложному”. Разбиение работ на очереди позволяет не только выделить значимые для ОИВ результаты, но и скорректировать их в ходе внедрения.

В целом предлагаемые сроки внедрения проектного управления составляют один год, и еще год отводится на развития решения.

Возможности СЭД для проектного управления

Чем же госорганам могут помочь накопленный ими опыт и уже внедренные системы документооборота (СЭД)?

Методические рекомендации в совокупности с имеющимся опытом внедрения СЭД должны дать синергетический эффект при переходе ОИВ к проектному управлению, при этом готовые решения могут быть использованы как инструмент внедрения такого управления. И хотя ни одно решение скорее всего не обладает всей функциональностью, перечисленной в рекомендациях, выбрать наиболее подходящее и построить на его основе систему управления проектами в своем регионе можно.

Оценить применимость той или иной системы поможет «Матрица внедрения модулей ИСУП по очередям». Нужно лишь добавить в нее колонки по каждому решению и отметить в них наличие или отсутствие модулей из предложенного в рекомендациях перечня.

Подобным образом мы можем сравнивать два решения на платформе DIRECTUM (отражены в таблице). Необходимую функциональность частично обеспечивают базовые возможности системы (модуль хранения проектных документов и ведения базы знаний по проектам, модуль администрирования и т. д.).

Пример сравнения двух технических решений в соответствии с матрицей внедрения модулей ИСУП по очередям

Модули

Подмодули

Очередь

Состав модуля

«DIRECTUM. Проектный документооборот»

«Akelon Проекты»

1. Модуль паспортизации проектов

Паспортизация проектов

1

ТС Проекты (30 реквизитов + 2 табличные части с 4 колонками)

+

+

2. Модуль управления сроками

По контрольным событиям

1

ТС График проекта

Отчет «План контрольных событий»

ТМ Инициация проекта

ТМ Согласование проектных документов

-\+

+

Календарно-сетевое планирование

2

Отчет «Плана-графика проекта» — интеграция с Project

— 

+

3. Модуль управления показателями деятельности

Ввод показателей, учет плановых значений

1

ТС Результаты проекта

— 

— 

Отслеживание фактических значений показателей

1

— 

— 

4. Модуль управления персоналом

Ведение реестров пользователей, подразделений, проектных ролей и их сопоставление (матрица доступа). Контакты участников проектов

1

ТС Проектные роли

+

+

Решение «DIRECTUM. Проектный документооборот», на наш взгляд, подойдет как база для доработки системы «под себя». В этом решении карточки не перегружены информацией, а этапы и роли соответствуют рекомендациям.

Плюсом решения «Akelon Проекты» является функционал календарно-сетевого планирования.

Подведем итог

Выбор способа достижения целей ОИВ и типа системы управления остается за организацией и пользователями.

Государственные органы давно используют информационные системы и ставят перед собой задачу продумать варианты реализации проектного управления в рамках действующей системы. В некоторых регионах существуют успешные практики внедрения механизмов проектного управления, и нужно грамотно использовать этот опыт в других.

Положительно на результате скажется привлечение на первоначальных этапах специалистов с успешным опытом. В частности, компании, внедряющие СЭД, изначально ориентированы на проектную работу, и уже в ходе внедрения системы будет возможность попробовать проектное управление. При этом не стоит забывать о рисках, связанных с ограничениями законодательства и курсом на импортозамещение. В дальнейшем внешние специалисты завершают работы, передают компетенции и работающее решение специалистам ОИВ.

Источник: PCWeek (с сокращениями)

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Екатерина Борисова 09 ноября 2016 г. 10:27  

Одна из точек зрения, но очень важная для государственных структур: http://rusrim.blogspot.ru/2016/11/blog-post_79.html . Перед внедрение проектного документооборота рекомендую сначала разобраться с вопросами, поднятыми в блоге.

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев