Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Внедрение СЭД окупается за год

  0 комментариев Добавить в закладки

Публикуется с сокращениями. Полный текст в журнале «Системный администратор».

Юрий ЛапинЮрий Лапин, начальник организационно-аналитического отдела Управления Россельхознадзора по Иркутской области

 

Рассмотрим основные аспекты внедрения системы электронного документооборота (далее – СЭД) и эффекты, получаемые территориальным управлением федерального органа государственной власти на примере Управления Россельхознадзора по Иркутской области (далее – Управление), от внедрения СЭД

В территориальном управлении любого федерального органа государственной власти существует несколько групп процессов, обеспечивающих работу с документами различного назначения. Условно можно выделить следующие функциональные группы:

  • Процессы управления государственного органа власти и обеспечения информационного обмена. В данных процессах задействованы следующие виды документов: переписка с организациями и ведомствами, указания от вышестоящих организаций, организационные приказы, протоколы совещаний, служебные записки и др.
  • Процессы кадровой работы государственного органа власти. В данных процессах задействованы следующие виды документов: приказы по личному составу; заявления на отпуск, перевод, прием на работу; больничные; табели учета времени и др.
  • Процессы финансово-хозяйственного обеспечения. В данных процессах задействованы следующие виды документов: конкурсная документация; договоры; финансовые документы; акты приема-передачи ТМЦ; авансовые отчеты и др.
  • Процессы исполнения основных функций органа государственной власти. Данные процессы имеют значительные различия в зависимости от конкретного государственного органа власти и могут рассматриваться только в привязке к нему.

Уделим в статье основное внимание документообороту, который обеспечивает процессы управления органом государственной власти и информационного обмена. При этом надо понимать, что все перечисленные процессы имеют точки пересечения и общие принципы обработки документов.

Управление Россельхознадзора по Иркутской области ежегодно создает и обрабатывает более 20 тысяч документов. В целях осуществления функций делопроизводства в структуре Управления создан отдел делопроизводства из восьми человек.

Структура Управления насчитывает 294 государственных служащих, распределенных по шести обеспечивающим отделам, семи надзорным отделам и десяти межрайонным (районным) отделам. Межрайонные (районные) отделы Управления расположены в различных городах Иркутской области и функционируют как отдельные филиалы. Разработкой и внедрением информационных технологий в работу Управления занимаются государственные служащие организационно-аналитического отдела.

Автоматизация документооборота в Управлении проводится своими силами в рамках реализации концепции создания и развития корпоративной информационной системы Управления Россельхознадзора по Иркутской области (далее – концепция). Концепция содержит ряд подсистем, одной из них является подсистема «Электронного документооборота», которая разрабатывалась в течение полутора лет начиная с мая 2007 года и внедрена в промышленную эксплуатацию приказом руководителя в сентябре 2009-го.

Система мониторинга и отчетности

Особое место в процессе внедрения СЭД заняла система мониторинга и отчетности по результатам работы. Разрабатывая регламенты работы с СЭД, мы понимали, что необходимо создать инструмент, позволяющий четко отслеживать соблюдение регламентов государственными служащими в оперативном режиме. В целях создания такого инструмента разработана и утверждена система качественных и количественных показателей эффективности использования СЭД государственными служащими. Данная система полностью автоматизирована и позволяет руководящему составу Управления в оперативном режиме (обновление данных происходит каждый час) отслеживать эффективность функционирования СЭД по сводному графику, а также при необходимости просматривать конкретные данные по государственным служащим, которые нарушают утвержденные регламенты.

Разработка и создание системы мониторинга позволили дисциплинировать государственных служащих и вести постоянный прозрачный контроль эффективности работы с СЭД. Персонал Управления понимает, что о любом нарушении регламента становится известно руководящему составу Управления и в случае системных нарушений регламентов применяются штрафные санкции различного рода.

Внедрение в промышленную эксплуатацию СЭД завершилось в январе 2010 года, в результате этого Управление получило значительные организационные и экономические преимущества, все выявленные на стадии функционального анализа проблемы были устранены.

Организационные преимущества

В результате анализа работы с СЭД после завершения внедрения в промышленную эксплуатацию выявлены основные организационные преимущества, получаемые от использования СЭД:

  • сократились непроизводственные потери рабочего времени. Государственным служащим нет необходимости ходить по отделам с листами согласования, ожидать подписания документов, ежедневно приезжать в отдел делопроизводства для работы с документами;
  • ведение электронных журналов, хранение и движение документов в электронном виде обеспечило полный контроль над движением документов и сделало невозможным их потерю;
  • значительно увеличилась скорость прохождения документов от момента поступления до конечного исполнителя (с трех-четырех дней до восьми рабочих часов);
  • процесс согласования документов перешел на качественно новый уровень: время согласования сократилось с трех – пяти дней до четырех рабочих часов; государственные служащие перестали тратить время на сопровождение процесса согласования;
  • повысились исполнительская дисциплина и принципы исполнения документов (резолюций). До внедрения СЭД контролировалось исполнение только самих документов, резолюции и поручения, выданные по документу, практически не контролировались. В начале внедрения СЭД на исполнении отделов находились до 40 резолюций, после внедрения неисполненных резолюций нет или их число не превышает одного-двух;
  • значительные изменения произошли в культуре работы с документами.

Экономическая эффективность

Анализ процесса внедрения и использования СЭД в течение первого квартала 2010 года показал экономическую эффективность и окупаемость стоимости внедрения СЭД. Приведем основные достигнутые экономические эффекты от внедрения СЭД:

  • Автоматизация большого количества функций и отчетов позволила значительно снизить нагрузку на сопровождение процессов документооборота со стороны отдела делопроизводства, в результате количество необходимого персонала отдела снизилось с восьми до четырех человек.
  • В обеспечивающих и профильных отделах для обеспечения процессов делопроизводства были введены отдельные делопроизводители, в задачи которых входило:
    • обеспечение обмена документами с отделом делопроизводства;
    • разнесение получаемых и передаваемых документов по внутренним журналам;
    • организация контроля исполнения;
    • сопровождение процессов согласования и подписания документов.
  • После внедрения СЭД все перечисленные функции взяла на себя информационная система, в результате удалось сократить персонал, обеспечивающий процессы делопроизводства, на восемь человек.
  • Хранение и передача документов в электронном виде позволили отказаться от массового копирования документов во всех отделах Управления, что сэкономило средства на расходе бумаги и картриджей.

Стоимость внедрения

Рассмотрим стоимость внедрения СЭД, основные количественные показатели которой приведены в таблице 1.

Таблица 1. Стоимость внедрения СЭД

Наименование

Трудозатраты, чел./ч

Сумма, тыс. руб.

Стоимость программно-аппаратных средств

660

1/6 стоимости создания ИТ-инфраструктуры

500

Первый этап. Функциональное обследование, создание опытного сервера и рабочих мест

750

80

Второй этап. Опытная эксплуатация, автоматизация отдела делопроизводства, вовлечение пользователей в работу (включая техническую поддержку)

1367

161

Третий этап. Завершение вовлечения всего персонала в работу с СЭД, разработка системы мониторинга результатов, полная автоматизация  отдела делопроизводства (включая техническую поддержку)

400

61

Завершающий этап. Внедрение в промышленную эксплуатацию, комплексное обучение (включая техническую поддержку)

1010

108

Накладные издержки на содержание группы внедрения (аренда помещений, связь, налоги, бухгалтерское, кадровое и экономическое сопровождение)

700

Итого: стоимость внедрения СЭД

2320

Рассмотрим некоторые пункты таблицы 1. В стоимость программно-аппаратных средств входит покупка сервера, лицензий на программное обеспечение. На базе построенной ИТ-инфраструктуры создается шесть подсистем корпоративной информационной системы, поэтому в стоимость внедрения СЭД включена 1/6 от общей стоимости создания ИТ-инфраструктуры.

В целях расчета окупаемости СЭД приведем таблицу экономии финансовых средств (см. таблицу 2) и таблицу стоимости содержания СЭД (см. таблицу 3).

Таблица 2. Экономические эффекты от внедрения СЭД

Наименование

Сумма, тыс. руб. в месяц

Сокращение расхода бумаги и картриджей

40

Сокращение необходимого персонала отдела делопроизводства на сопровождение процессов документооборота (четыре человека)

81

Сокращение накладных издержек на содержание четырех служащих отдела делопроизводства

32

Сокращение восьми делопроизводителей профильных и обеспечивающих отделов

108

Итого: экономический эффект от внедрения СЭД

261

Таблица 3. Стоимость сопровождения СЭД 

Наименование

Сумма, тыс. руб. в месяц

Техническая поддержка пользователей СЭД

21

Системное администрирование сервера СЭД

5

Амортизация программно-аппаратных средств

13

Ремонт компьютерного оборудования

30

Итого: стоимость сопровождения СЭД

69

Рассматривая приведенные таблицы, можно рассчитать окупаемость СЭД. Общая стоимость внедрения СЭД составляет 2 320 000 рублей, внедрение длилось 1,5 года, за это время нагрузка на персонал и, следовательно, косвенные затраты государственных служащих можно принять равными 0, т.к. в начале внедрения нагрузка выросла, а потом постепенно снижалась. Общий экономический эффект после внедрения СЭД в промышленную эксплуатацию составляет 192 000 рублей экономии бюджетных средств ежемесячно. Рассчитаем окупаемость СЭД: 2320/192 = 12 месяцев.

***

Внедрение СЭД в Управлении Россельхознадзора по Иркутской области позволило значительно изменить принципы работы с документами, повысить эффективность системы управления и создать организационные преимущества. Расчет экономической составляющей показал, что внедрение СЭД окупается в течение 12 месяцев с момента ввода системы в промышленную эксплуатацию. В итоге СЭД полностью себя окупит в январе 2011 года.

 

Источник: Системный администратор, 2011 / Выпуск №1-2 (98-99) /

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев