Выбор модели ввода данных: централизованный, децентрализованный, распределенный ввод

Исходя из размера компании, географической разнесенности ее подразделений и требованиям к связи между ними, сканирование, обработка и обмен данными может осуществляться по-разному. Выбирая стратегию внедрения решения по сканированию и вводу данных, стоит опираться на 3 основные модели:

●   централизованная;

●   децентрализованная;

●   распределенная.

Централизованная модель

При организации ввода данных по этой модели, сканирование документов происходит в одном, общем центре обработки (ЦОД), в котором организовано и сканирование, и проверка, и распознавание и хранение информации. Бумажные документы направляются туда из всех других подразделений компании. Следовательно, данная схема требует наличия надежных оперативных инструментов транспортировки документов.

Кроме того для эффективного развертывания централизованного ввода требуется оборудование, поддерживающее большие объемы и скорости сканирования, а также современное программное обеспечение для ввода и обработки данных. Благодаря производительности оборудования и стандартизации процесса при централизованной модели используется, как правило, небольшое количество операторов ввода.

Децентрализованная модель

В рамках децентрализованного подхода все операции по сканированию и вводу проводятся в тех департаментах, куда документы поступили. В каждой точке установлено и оборудование для сканирования с нужной пропускной способностью, и программные средства распознавания и обработки. Таким образом, при децентрализованной модели, разные точки ввода автономны, и процессы ввода настраиваются индивидуально под специфику работы каждой из них.

При таком подходе в процессе ввода участвуют операторы, обладающие, большим опытом и знаниями в отношении конкретных видов документов и их содержания. Стандарты обработки могут устанавливаться под требования отдельно взятого подразделения и организационного процесса.

Для процесса сканирования может использоваться менее дорогостоящее оборудование, рассчитанное на меньшие объемы, чем при централизованном вводе.

Источник: DOCFLOW

Распределенная модель

Распределенная модель также подразумевает единый центр обработки и хранения данных, однако сканирование документов проходит на местах. Доступ к оборудованию (сканеру, МФУ, факсу и т.д.) получает любой сотрудник организации. Далее, отсканированный, переведенный в электронный формат документ отправляется в центр для обработки и хранения.

Данная модель требует наличия надежной развитой сети для связи между точками сканирования и центром обработки. В случае если обеспечить качественную бесперебойную связь невозможно, схема не жизнеспособна.

Большинство организаций используют комбинированные схемы ввода, учитывающие требования конкретных рабочих процессов и позволяющие получить максимум выгод от каждой из описанных моделей.

Источник: DOCFLOW