Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Место ECM в информационной системе предприятия

Workflow-движок ECM-системы вместо BPMS

  12 комментариев Добавить в закладки

По статистике, собираемой представителями «Логики BPM», более 52% российских компаний автоматизируют управление бизнес-процессами с помощью систем электронного документооборота; и только около 16% используют BPM-системы (BPMS - Business Process Management System). То есть специализированные инструменты проигрывают неспециализированным, для которых workflow является только одной из ряда крупных функций.


Положение вещей может показаться неестественным, тем не менее, если оценить бизнес-потребности заказчиков информационных систем, многое становится на свои места.

Отличие workflow от BPM

Анатолий Белайчук в 2010-ом на волне интереса к BPM написал пост «Различие между BPM и Workflow: не только технологии», где, с одной стороны, было сказано, что хороший workflow-движок не слишком сильно отстает в технологическом плане от BPMS.

Для целей данной статьи произведем сравнение в ином разрезе, описав некоторые особенности инструментов.

BPMS позволяет управлять сложными процессами высокого уровня, такими как процессы производства и дистрибуции продукции. Workflow-инструмент предназначен для автоматизации разовых рабочих взаимодействий или типовых процессов с известным списком исполнителей, например, заказа материалов или услуг.

BPMS во многом ориентирована на анализ и улучшение процессов, в том числе на поиск узких мест, имитационное моделирование и проектирование. Среди основных задач ECM все-таки — именно управление взаимодействием, но не оптимизация, которая возможна скорее на этапах консалтинга и внедрения.

BPMS — более гибкая система. Чтобы в ECM-системе изменить схему типового процесса и накатить изменения на все аналогичные процессы, нужно привлекать администратора или, как минимум, обученного бизнес-аналитика. То есть если процессы регулярно улучшаются, просто workflow, возможно, не устроит компанию-заказчика.

Workflow — прямолинейный инструмент. Он позволяет ставить задачи, оперативно менять их ключевые параметры, но не управлять процессом в комплексе. Это удобно исполнителям, но не руководителям проектов или владельцам процессов. То есть workflow является скорее административным, а не управленческим инструментом.

Workflow проще в освоении, потому что его возможности ограничены, соответственно, можно быстро, менее чем за неделю, обучить ключевых пользователей, проведя единый для всех курс по функционалу системы. Администраторы обучаются отдельно, но их число невелико.

Так почему же не BPMS?

Сравнение говорит не в пользу workflow-движка ECM. Но за преимуществами BPMS не трудно увидеть разъяснения, почему данный класс систем оказывается менее популярным.

Ввиду высокой сложности BPM-систем круг их полноценных пользователей ограничен. Рядовому сотруднику не нужно управлять бизнес-процессом, а достаточно участвовать в нем, выполняя свои функции. Более того, исполнители на местах могут использовать для автоматизации своей деятельности и рабочих процессов собственные системы. Около 75% компаний используют пять и более информационных систем для автоматизации бизнес-процессов, и 29% даже имеют парк решений, включающий более 20 ИС.

Ключевые бизнес-процессы меняются не чаща раза в полгода-год. До 50% устоявшихся отлаженных процессов могут не меняться в течение нескольких лет. Более 60% представителей российских компаний говорят о том, что реинжиниринг производится не по спланированному графику, а по мере необходимости. Получается, что гибкость процессов, приобретаемая за счет внедрения BPM-систем, может быть невостребованной.

Несмотря на то, что workflow ориентирован на выдачу задач (workitem), он может быть достаточно сложным — с динамическим подбором исполнителей, с подпроцессами, с автостартом, с вычислениями в блоках, с мониторингами и компенсациями ошибок и так далее.

При этом workflow как инструмент выигрывает по TCO (совокупной стоимости владения), так как является лишь частью ECM. BPM-системы представляют собой дорогие программные продукты — стоимость лицензии может в десятки раз превышать стоимость лицензии ECM-системы. При этом автоматизируя документооборот за счет широкого функционала ECM, заказчик дополнительно (бесплатно) получает возможность отчасти закрыть вопросы управления бизнес-процессами.

Кроме того, многие процессы привязаны к документам, поэтому вполне логично использовать для их автоматизации систему управления корпоративным контентом.

Когда достаточно workflow-движка ECM-системы

Многие важные для компании процессы, завязанные в первую очередь на документах, могут быть полноценно автоматизированы за счет функционала ECM-системы из числа лидеров на рынке.

К примеру, в ECM-системе возможно прозрачно управлять договорами от этапа их создания и регистрации до исполнения обязательств и закрытия. Процесс согласования документов будет вестись в строгом соответствии с разработанным регламентом по запрограммированному маршруту. После подписания договора к работе могут быть автоматически подключены сотрудники, ответственные за исполнение обязательств. Все договорные документы будут находиться в архиве, что облегчит в дальнейшем поиск и составление отчетов. Интеграция с платежными и EPR-системами позволит сделать автоматизацию процесса еще более полноценной.

Функциональная ECM-система может автоматизировать и другой важный процесс взаимодействия с контрагентами — юридически значимый обмен первичными документами. Здесь оптимальна интеграция с сервисом обмена. В случае исходящих документов, после их создания в учетной системе они автоматически поступят в ECM-систему, где запустится бизнес-процесс внутреннего согласования и подписания. Входящие документы попадают через сервис обмена в систему, и начинается внутренний процесс их проверки и подписания (e-invoicing).

Относительно простым процессом, отлично автоматизируемым за счет workflow-движка ECM-системы, является организация и проведение совещаний, включая контроль исполнения выданных поручений. Также при наличии администратора системы несложно настраиваются бизнес-процессы предоставления сотрудникам корпоративных услуг. Чтобы работать со сложными проектами и процессами, вероятно, потребуется интеграция с системами вроде Business Studio или редакторами вроде Microsoft Visio.

В случае автоматизации действительно сложных бизнес-процессов может быть логичней внедрить BPM-систему в качестве дополнения к СЭД. Альтернативный вариант — заказывать услуги дополнительной разработки вендора ECM-системы или интегратора, чтобы использовать весь технологический потенциал workflow-движка.

Источник: DOCFLOW

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (12)
Сергей Бушмелев 27 ноября 2014 г. 12:16  
Функциональная ECM-система может автоматизировать и другой важный процесс взаимодействия с контрагентами — юридически значимый обмен первичными документами. Здесь оптимальна интеграция с сервисом обмена. В случае исходящих документов, после их создания в учетной системе они автоматически поступят в ECM-систему, где запустится бизнес-процесс внутреннего согласования и подписания. Входящие документы попадают через сервис обмена в систему, и начинается внутренний процесс их проверки и подписания (e-invoicing).

Уже сейчас некоторые вещи можно делать прямо в сервисе обмена документами. Да, пока их workflow-возможности уступают таковым в СЭД, но:

 

1. Workflow-возможности сервисов развиваются.

 

2. Бизнес в стремлении к эффективности будет стремиться упрощать бизнес-процессы согласования документов. Часто в западных компаниях цепочка согласования состоит из 2-3 человек, так что workflow-функционала сервисов хватит "за глаза".

 

Кроме того, при больших объемах документов выполнять проверку в ручном режиме в интерфейсе СЭД или сервиса становится проблематично. На помощь приходит автоматическая или полуавтоматическая проверка. А это уже обмен данными с учетными системами организации. Наверно, при большом желании можно "прикрутить" такой функционал к СЭД, но тогда:

 

  1. Фактически в СЭД будет реализован функционал BPM или ESB (Enterprise Service Bus). Это отдельная большая тема, не факт, что ECM-вендор захочет или сможет развивать это направление.
  2. Есть подозрение, что сервис EDI и (или) BPM (ESB) система справится с этой задачей лучше.

 

 

Михаил Романов 27 ноября 2014 г. 13:18  
По статистике, собираемой представителями «Логики BPM»,

Можно увидеть ссылку на исследование или исходную статью?

хороший workflow-движок не слишком сильно отстает в технологическом плане от BPMS

Честно говоря, я не очень понимаю, что именно вы имеете ввиду под BPMS. Более того, его не знает Wikipedia (что уже наводит на интересные мысли). Посему, прежде чем сравнивать workflow engine (по определению - не самостоятельный продукт, а лишь некая часть!) с непонятно чем, было бы не плохо дать определение - что именно вы понимаете под BPMS.

 

Я вот периодически встречаю следующее понимание, что BPMS == ESB (Enterprise service bus). Имхо, вполне имеющее право на существование обобщение. Вот только задачи, решаемые ESB - это взаимодействие систем (поэтому второй термин, который используется для их обозначения EAI, Enterprise application integration) БЕЗ участия людей. В то время как Workflow в ECM это в первую очередь автоматизация процессов взаимодействия людей.

 

Да, большинство ESB (а может и все - я просто не берусь утверждать на 100%) содержит в себе некий Workflow-движок. Только во-первых, к нему скорее всего предъявляются несколько иные требования, нежели к workflow engine внутри ECM, а во-вторых, это всего лишь часть ESB, условно говоря 30% от её функционала.

 

Поэтому давайте начнем с определений, а потом уже, можно обсуждать остальную статью.

 

 

Максим Кайнер 27 ноября 2014 г. 13:43  

Михаил,
вот ссылка на исследование;
а здесь определение (второй абзац), от которого я отталкивался.

Михаил Романов 27 ноября 2014 г. 13:51  

Ну так по этому определению ECM-система при наличии Workflow-движка и средств моделирования и мониторинга, является BPMS.

Что тогда с чем сравнивать, я не понимаю.

Сергей Бушмелев 27 ноября 2014 г. 16:34  

Упс! Совсем забыл написать вывод в своем первом комменте :(

Итак, использование ECM-систем в e-invoicing выглядит каким-то промежуточным решением. На меньших объемах и более простых цепочках согласования возможности СЭД выглядят излишними, и, вполне возможно, сервисы будут все сильнее выдавливать СЭД, предлагая более сложную цепочку согласования. А на больших объемах возможностей "чистых" СЭД уже не будет хватать, так как там начинается обмен данными с учетными системами организации.

Максим Галимов 28 ноября 2014 г. 10:32  
использование ECM-систем в e-invoicing выглядит каким-то промежуточным решением. На меньших объемах и более простых цепочках согласования возможности СЭД выглядят излишними

Сложно поспорить, в простых ситуациях и согласование простое, и движок сложный не нужен. Только далеко не у всех организаций ситуации с согласованием счетов простые. Когда сталкиваешься с реальной жизнь, с теми проверками, которые должен пройти счет (например, в проектно-сервисной компании, имеющей кучу клиентов, поставщик и подрядчиков), то требуются выжимать всё и из workflow-движка, и из интеграционных механизмов с учетными системами, и из OCR-средств. Говорю на основе своего опыта на одном реальном проекте, который ведем сейчас :)

 

Сергей Бушмелев 28 ноября 2014 г. 11:13  
Только далеко не у всех организаций ситуации с согласованием счетов простые.

Именно! Только сложность бизнес-процесса согласования может быть обоснованной, а может являться следствием чрезмерной централизации управления. Или попытками определенных инстанций замаскировать свою ненужность. При оптимизации бизнеса (а жизнь рано или позно заставит это сделать) цепочка согласования может сильно упроститься. Ну и, повторюсь, в некоторых, особенно "западных" компаниях эти цепочки короткие. В одном из наших проектов для крупной международной компании эта цепочка состояла всего из двух человек.

 

 

Михаил Романов 01 декабря 2014 г. 12:58  

Перечитал еще раз определение, на которое опирается автор... Хм, честно говоря, оно порождает больше вопросов (в контексте статьи), нежели дает ответов. 

BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем[1].

BPMS/BPMT (англ. Business Process Management System/Tool, система (инструмент) управления бизнес-процессами) — технологическое программное обеспечение для поддержки концепции BPM. Среди нотаций моделирования бизнес-процессов в различных решениях используются языки BPMN, EPC (англ. Event-driven Process Chain), IDEF0 и другие. Среди известных нотаций выполнения бизнес-процессов, применяемых в программных системах — BPEL и её диалекты, YAWL (англ.).

Вот только с ходу:

  • Что означает "ПО для поддержки концепции BPM"? Например, будет ли Visio, в котором рисуют диаграммы процессов, считаться BPMS? А Outlook/Exchange, в рамках которых идет обмен информацией и передача управления в рамках процессов, это BPMS или нет?
  • Почему-то нигде в определении нет слова об исполнении этих самых процессов. Значит ли это, что BPMS предназначены только для моделирования и анализа, но не для исполнения?

Кстати, англоязычная статья про BPM таки содержит раздел Execution, но она ни слова не говорит о "BPM System/Tool" (хотя аббревиатура BPMS встречается - скорее всего как артефакт от прежних версий), зато там, там есть термин "BPM suite", что выглядит логичным - BPM может реализовываться различным ПО, заточенным под свои задачи.

Ну и да, в той же статье указывается, что один из компонентов BPM suite - Process engine, в качестве которой и выступает обычно Workflow движок.

Максим, вы можете всё же сказать - что именно и с чем вы сравнивали? Что же такое, по вашему BMPS? Где можно увидеть ярких представителей этого семейства? Почему вы считаете, что ECM (если она имеет средства моделирования, исполнения и анализа БП), не является BPMS (а если является, то зачем вы их противопоставляете)?

Максим Кайнер 01 декабря 2014 г. 16:47  

Михаил, вот примеры BPM-систем, которым в данной статье противопоставляется workflow-движок ECM-системы:
- IBM Business Process Manager,
- Bizagi BPM Suite,
- ELMA BPM.

А почему я не считаю ECM-систему, имеющую хороший WF-движок, BPMS... Так потому, что в первую очередь перед ECM ставятся задачи управления контентом, а уже во вторую — бизнес-процессами. * Почему-то представляется такая метафора: в моторной лодке можно плавать на веслах, но от этого ее обычно не начинают называть весельной.

Михаил Романов 01 декабря 2014 г. 18:05  
Михаил, вот примеры BPM-систем, которым в данной статье противопоставляется workflow-движок ECM-системы:

Максим, спасибо!

Теперь есть тема для обсуждения (есть конкретные продукты). Я только предлагаю исключить из рассмотрения ELMA, ибо, как бы не писалось на сайте поставщика, внедряют её (и продвигают, что, имхо, более важный показатель) как СЭД/ECM.

По остальным двум продуктам, я постараюсь на неделе выделить время и внимательно познакомиться с их описанием/документацией, и отписаться по результатам.

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев