Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Критерии выбора СЭД

Затраты на СЭД: SaaS-решение в сравнении с on-premise

  8 комментариев Добавить в закладки

Провайдеры SaaS-решений в числе конкурентных преимуществ своих предложений упоминают экономическую эффективность и относительно невысокие затраты.

Независимые эксперты соглашаются с данным позиционированием. Например, в обзоре «Рынок ИТ-услуг 2014» аналитики CNews посчитали, что приобретение программных продуктов и ИТ-услуг по SaaS-модели обойдется малому и среднему бизнесу в 4-9% годового оборота.

Тем не менее в случае оценки финансовой эффективности хотелось бы видеть сравнение стоимости владения SaaS- и on-premise (разворачиваемого на локальных мощностях) решений. В статье предприму такую попытку применительно к оценке затрат на внедрение и содержание системы электронного документооборота.

Сферический заказчик СЭД

Приблизительный расчет будем проводить на примере автоматизации гипотетической компании, которой необходима СЭД для автоматизации 50 сотрудников и для закрытия основной потребности — ведения классического делопроизводства.

Горизонт оценки TCO (Total Cost of Ownership; совокупная стоимость владения) — 7 лет. Для учета инфляционного фактора, возьмем статистику за 7 последних лет (2008–2014 гг.); средний показатель инфляции — примерно 8,8%.

Кроме того, дополнительно рассчитаем, как изменятся затраты на поддержание систем при необходимости масштабирования и увеличения числа автоматизированных сотрудников в 2 раза (то есть до 100 человек) после 3 лет эксплуатации СЭД.

Затраты на локальное решение

Для разворачивания и поддержания on-premise системы, закрывающей описанные выше потребности, компании потребуются:

●    аппаратное обеспечение (1–4 ядра с частотой 2 ГГц; 2–12 ГБ ОЗУ);

●    помещение (около 1 м2) и электроэнергия;

●    серверная ОС (расчет на примере Windows Server);

●    СУБД (на примере Microsoft SQL Server);

●    администрирование сервера (исходя из загрузки около 10 ч./мес.);

●    лицензии СЭД;

●    обновление и поддержка СЭД в последующие годы;

●    администрирование системы (исходя из загрузки около 20 ч./мес.);

●    поддержание работоспособности оборудования.

Затраты на внедрение системы, обновление аппаратного обеспечения при его устаревании, а также прочие расходы в расчете не учитываются.

Итого — около 325 000 рублей первоначальных затрат и около 120 000 р. ежегодных затрат. При этом решение не будет отказоустойчивым, и для закрытия вопроса потребуются дополнительные инвестиции.

При увеличении количества пользователей системы в 2 раза дополнительно потребуется:

●    увеличить мощность аппаратного обеспечения;

●    докупить лицензии;

●    увеличить затраты на обновление и поддержку СЭД;

●    увеличить затраты на администрирование.

Разовые затраты составят минимум 85 000 рублей. Опять же, здесь не идет речи об обеспечении отказоустойчивости, несмотря на увеличение нагрузки.

Ежегодные затраты возрастут примерно на 55 000 р.

Затраты на SaaS-решение

Покупая программное обеспечение как услугу, компания избавляется от первоначальных затрат (речь не идет о внедрении и кастомизации системы) и имеет только переменные затраты, оплачивая стоимость ПО ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Заказчика фактически не интересует, каково ценообразование: какая часть суммы уходит PaaS- и IaaS-провайдерам, сколько тратится на обслуживание системы и так далее. Заказчику SaaS-решения потребуется только какое-то минимальное администрирование системы силами собственного специалиста (около 10–20 ч./мес.).

Облачная система электронного документооборота, пригодная для работы 50–100 пользователей и для ведения классического делопроизводства, обойдется заказчику примерно в 175 000 рублей в год при работе 50 пользователей и примерно в 275 000 р. в год при 100 пользователях.

В данных ценах заложены следующие расходы SaaS-провайдера:

●    оплата услуг, заказываемых у PaaS- и IaaS-провайдеров под нужды собственного клиента;

●    обеспечение работоспособности, администрирование и поддержка клиента (10–20 ч. работы специалиста в месяц).

Сравнение затрат (с учетом роста цен)

Совокупная стоимость владения on-premise системой на 50 пользователей через 7 лет составит около 1 422 000 рублей. В случае наращивания числа пользователей до 100 на третий год владения затраты к концу седьмого года составят около 1 846 000 р.

Совокупная стоимость владения SaaS-решением на 50 пользователей через 7 лет составит около 1 600 000 р. В случае наращивания числа пользователей — 2 187 000 р.

При работе 50 пользователей SaaS-решение будет выгоднее вплоть до начала 6 года использования СЭД. В случае наращивания мощностей облачная система окажется менее выгодной в конце 5 года владения.

Стоит заметить, что в случае увеличения потребностей в автоматизации за счет облачной системы вероятно появление новых затрат — на заказную разработку и, как следствие, на выделение индивидуального сервера под конкретного заказчика. Альтернативой здесь может быть переход на on-premise систему, который также приведет к дополнительным существенным затратам. В лучшем случае вендор здесь должен предложить заказчику максимально удобные и выгодные условия перехода на локальное решение.

Таким образом, SaaS-модель оказывается выгодной для малых и средних компаний, которые не планируют существенного увеличения потребности в СЭД (подключение более 200–250 пользователей или автоматизация более 5 сложных бизнес-процессов) в течение ближайших 5 лет.

Источник: CNews

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Михаил Романов 30 марта 2015 г. 11:11  

Максим, ну нельзя так! Вы приводите конкретные цифры, но не указываете их источник!

Вообще, с конкретными цифрами можно говорить только когда речь идет о конкретном решении (даже, не системе).

Ну и не могу не привести ссылки на 2 предыдущих обсуждения с Иваном Середкиным (включая комментарии):

Цифры там устарели, но общий посыл понятен - стоимость очень сильно зависит от того, как считать и что с чем сравнивать.

Виктор Золотов 30 марта 2015 г. 11:30  

Сравнение сделано для конкретной системы, наверное для другой результаты могут отличаться. Надо бы посмотреть на иностранных вендоров в РФ, например SharePoint Online vs On-premise.

или автоматизация более 5 сложных бизнес-процессов

А тут не понятно. Не понял, как количество и сложность процессов влияет на соотношение стоимости владения между SaaS и on-premise?

Максим Кайнер 30 марта 2015 г. 14:03  

Михаил, расчеты, конечно, корректны (как уже заметил Виктор) для сравнения конкретных решений: локального DIRECTUM 5.0 и облачного DirectumRX. Абсолютно согласен с Виктором, что для других решений цифры будут отличаться; но, к сожалению, сложность проведения расчетов для "чужой" системы не позволила сейчас подготовить статью с обзором более чем 2-х решений.

Виктор, на ваш вопрос о том, как "количество и сложность процессов влияет на соотношение TCO" отвечу, что какой-то конкретной зависимости я не выводил (пока и не представляю, как вывести), но в данном случае упоминание 5 сложных процессов было нужно как индикатор того, что SaaS-решение придется существенно дорабатывать под нужды заказчика, а это приведет к новым (в моих расчетах не присутствующих) затратам.

Михаил Романов 30 марта 2015 г. 14:57  
Михаил, расчеты, конечно, корректны (как уже заметил Виктор) для сравнения конкретных решений: локального DIRECTUM 5.0 и облачного DirectumRX.

Ну так это надо указать в начале статьи! А то получается, будто вы сделали обобщенный анализ и вывод для произвольных СЭД - это и близко не так.

 

Там совсем другие соотношения. Просто для примера - стоимость Directum прыгает почти в 2 раза при пересечении границы в 200 пользователей (т.к. требует перехода на Enterprise лицензии), а для того же SharePoint это не так - цена меняется линейно от количества лицензий.

 

Кстати, этот момент с переходом через границу 200 вы как-то незаметно обошли стороной. Как я понимаю, для Directum RX такого деления просто нет, поэтому ваши выкладки банально нельзя просто так экстраполировать на предприятия с более чем 200 пользователей.

 

 

Максим Кайнер 30 марта 2015 г. 15:20  
Ну так это надо указать в начале статьи!

Для публикации на CNews так сделать было нельзя (редакция бы не пропустила материал на бесплатной основе). Получилось так, что я оставил читателям самим додумать, на основе чего производились расчеты, благо для этого в первоисточнике под графиками написано, что источником расчетов является наша компания.

А вот на ECM-J, пожалуй, согласен, стоило поредактировать материал, и в первых строках написать, на основе чего считали. Лена Питомцева, кстати, предлагала такой вариант, но я решил, как бы эта ссылка не пошла вразрез с редакционной политикой (много копий сломано, просто).

 

выкладки нельзя просто так экстраполировать на предприятия с более чем 200 пользователей

К сожалению, это так. Не исключаю возможности, что посчитаю и напишу более подробно, не про одного "сферического заказчика" и его затраты, а про разные профили заказчиков; но обещать такого материала не буду.

 

 

Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 16:33  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:45  
Вадим Майшев 10 февраля 2017 г. 13:39  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:27  
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 11:28  
Больше комментариев