Цифровизация охраны труда — уже можно?

Высокие технологии постепенно просачиваются в самые разные отрасли, включая такие зарегламентированные и консервативные, как охрана труда. Наверняка вы слышали об «умных» касках, интеллектуальных системах распознавания опасности на производстве и других новшествах. Но в работе СОТ — службы охраны труда — есть другая сторона, а с ней и целый пласт задач, связанный с организацией документооборота.

Нужна ли цифровизация в сфере охраны труда?

Специалистам по ОТ приходится работать с более чем сотней различных видов документов, среди которых — журналы регистрации инструктажей по технике безопасности, нормативная документация, различные распоряжения, наряды-допуски и так далее. Ситуация осложняется тем, что за соблюдением требований зорко следит целый ряд регуляторов — МЧС, пожарная служба, санэпидемстанции, Ростехнадзор, Минтруд. При таком разнообразии очень сложно не выпустить какую-то мелочь из поля зрения, а цена ошибки может быть очень высока.

Упрощать работу с документами можно и нужно. Как? Путем перевода всего процесса в электронный вид. У такого формата целый ряд преимуществ.

1. Сокращаются временные и материальные затраты. Ведение дел в цифре в разы ускоряет процессы обмена документами, ознакомления и подписания, а также исключает необходимость бегать по производству за конкретными людьми с бумажным экземпляром в руках. Для организаций с территориально-распределенной структурой выгода еще весомее, ведь при традиционном подходе каждый документ нужно распечатать и отправить адресату курьерской службой, услуги которой совсем не дешевы. Если пересчитать стоимость бумаги и расходов на доставку, а затем сравнить сумму с затратами на цифровизацию документооборота, выяснится, что внедрение окупается очень быстро.
2. Повышается надежность данных. Информация, которая хранится в специальной системе, гораздо лучше защищена — ее нельзя испортить, потерять или выбросить по ошибке. Если программный продукт учитывает нормы 152-ФЗ «О персональных данных», личные сведения также будут находиться в большей безопасности. Доступ к ним регулируется назначением прав внутри системы.
3. Минимизируются риски. Сегодня на производствах важные документы нередко подписываются задним числом, что создает потенциально опасные ситуации. В специальной информационной системе такое попросту невозможно, а значит, ее внедрение наводит порядок и повышает трудовую дисциплину.
4. Процессы становятся прозрачными. При использовании ЭДО отыскать какой-либо документ легко, дата, время подписания, содержание очевидны и неизменны. Также важно, что в несколько кликов можно выгрузить нужный комплект данных для отчетности, а это существенно экономит время специалиста по ОТ.

Законно ли переводить документы по охране труда в цифру?

Государство активно развивает нормативную базу для того, чтобы электронный документооборот стал легитимным. 377-ФЗ, принятый в 2021 году, разрешает работать с документами в цифре в самых разных областях, в том числе — в сфере трудовых отношений. Правда, закон предписывает несколько исключений и обязывает дублировать на бумаге три вида документов: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

В 2022 году вступил в силу 311-ФЗ — он вновь разрешил работодателям использовать ЭДО в сфере охраны труда и предоставлять надзорным органам удаленный доступ к электронным документам. Каких-либо ограничений по отдельным форматам закон не предусматривает.

Налицо противоречие: один ФЗ предписывает дублирование на бумаге ряда документов, другой — нет. Законодатели знают об этом и работают над совершенствованием нормативной базы. Так, в конце 2022 года в Госдуму внесен законопроект, который разрешит работникам подтверждать прохождение инструктажа по охране труда дистанционно с помощью электронной подписи. Сейчас документ на рассмотрении.

Очевидно, что формирование легальной основы для ЭДО в сфере охраны труда идет полным ходом и уже сегодня типовые форматы можно смело переводить в цифру.

Сколько должен храниться наряд допуск?

Закрытые по завершении работ наряды-допуски хранятся 1 год. Если при выполнении работ по нарядам-допускам имели место несчастные случаи на производстве, то эти наряды-допуски должны храниться вместе с материалами расследования указанных несчастных случаев.

Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования хранятся работодателем (юридическим или физическим лицом) в течение 45 лет.

Какие запросы по цифровизации ОТ актуальны для компаний?

Большое количество документов по охране труда и не меньшее число рутинных операций по их обработке предопределяют интерес организаций к переходу в цифру.

Чаще всего заказчики стремятся быстрее:

• согласовывать и обрабатывать наряды-допуски на опасных производствах;
• обеспечивать сотрудников средствами индивидуальной защиты (СИЗ);
• проводить специальную оценку условий труда (СОУТ);
• обучать и аттестовывать персонал;
• контролировать проведенные мероприятия;
• вести и актуализировать единые справочники по ОТ.

Какие крупные задачи помогает решить цифровизация охраны труда?

В первую очередь, она экономит время. Например, согласование наряда-допуска на бумаге занимает от нескольких часов до нескольких дней, а в цифре — около 30 минут. Такой результат достигается за счет автозаполнения полей и дистанционного безбумажного взаимодействия.

Вторая важная цель заказчиков — снижение производственного травматизма. На нее «работает» автоматический контроль выдачи и получения СИЗ, а также отслеживание допуска к работам только аттестованных сотрудников, прошедших инструктаж. Оба процесса гораздо проще контролировать в специальной системе, где вся информация хранится в структурированном виде и доступна в несколько кликов.

Автоматизируя работы, компании стремятся также снизить затраты и убытки. Здесь цифровизация тоже помогает, ведь правильно и своевременно оформленные и предоставленные регулятору документы значительно снижают риск штрафов.

Еще один важный момент — строгое соответствие быстро меняющемуся законодательству. Информационная система помогает контролировать и своевременно исправлять ошибки при заполнении типовых документов, тех же нарядов-допусков. Созданные электронные документы всегда под рукой, их легко найти и невозможно потерять.

Если процессы в сфере охраны труда переведены в цифру, сотрудники начинают использовать свое рабочее время намного эффективнее: типовые документы создаются из шаблонов, ошибки подсвечиваются, общее время на создание и согласование документа уменьшается в разы. Всё это сокращает количество простоев не только работников, но и подрядчиков, деятельность которых зависит от готовности документов.

Что нужно сделать, чтобы перейти в цифру?

Если задачи цифровизации охраны труда для вас актуальны, самое время задуматься о подключении к электронному документообороту.

Мы рекомендуем несколько простых шагов.

1. Определиться с перечнем документов, которые нужно перевести в цифру в первую очередь. Необязательно браться за всё сразу, можно начать с наиболее распространенных и «проблемных» для вашей компании видов.
2. Выбрать информационную систему для ЭДО.
3. Получить согласие работников на новый формат взаимодействия. Если в организации есть профсоюз, важно учесть и его мнение.
4. Определиться с видами электронных подписей. Опираясь на закон, рекомендуем выбрать УКЭП — усиленную квалифицированную электронную подпись — для работодателя и УНЭП — усиленную неквалифицированную ЭП — для рядовых сотрудников. Этими подписями можно заверить все документы, которые разрешено вести в электронном виде.
5. Выпустить локальный нормативный акт о переходе на ЭДО.

Работу с типовыми для сферы охраны труда документами легко организовать в Directum RX. Многие клиенты уже распробовали выгоды от цифровизации ОТ на базе системы. Например, в «Восточной горнорудной компании» нарушения техники безопасности фиксируются через мобильное приложение Directum Solo, а акт создается и подписывается в электронном виде. В результате весь процесс ускорился в 5 раз.

Изображение от ArtPhoto_studio на Freepik