Кадровый электронный документооборот — интервью Ольги Посканной, ПАО «МТС»

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! — Ольга, в прошлом году Президент РФ подписал закон об изменении в кадровом законодательстве, в частности — электронном документообороте в кадровой сфере (КЭДО). Скажите, как работодатели и сотрудники теперь будут взаимодействовать друг с другом?

— Вообще, многие ждали этот закона. Потому что в цифровизация — уже давно не прыжок в бездну, а, наоборот, осознанное решение.

Автоматизированный документооборот полезен не только работодателям, но и сотрудникам: людям не нужно ехать через весь город, если кадровое администрирование находится в другом офисе.

В итоге человек экономит свое время: не нужно подписывать конверт, чтобы отправить заявление на отпуск, можно заняться более важными рабочими вопросами.

— Как считаете, чего не хватает в законе?

— Несмотря на нужность и важность закона, некоторые моменты остались за скобками. Например, охрана труда и приказы об увольнении остаются в бумажном виде. Но думаю, в ближайшие годы будут проработаны и эти моменты.

— Что уже точно можно перевести в цифру?

— Скоп основных HR–процессов хорошо проработан с точки зрения цифровизации: онлайн-прием на работу, электронный документооборот по отпускам, приказы о командировках.

То, что охрана труда пока остается в бумажном виде — это, безусловно, негативно повлияет на пользователя. Нет ничего приятного в ситуации, когда сотрудник все делает в цифровом виде, а потом вынужден куда-то ехать, чтобы просто расписаться в журнале.

Конечно, в любом процессе можно найти хорошие полезные стороны. Посмотрим, как будет в дальнейшем.

Но общее мнение участников эксперимента Минтруда по цифровизации: электронный документооборот нужен в полном объеме.

Благодаря цифровизации компания может сэкономить на хранении, печати бумаги, пересылке и архивации. Плюс трудозатраты: гораздо быстрее найти и отправить электронный документ, чем задействовать человека для поиска нужной папки в бумажном архиве.

Думаю, что для крупных производственных компаний экономия очень важна, так как у них очень большой объем документооборота, в том числе кадрового.

— А есть какие-то нюансы по длительному хранению кадровых документов в электронном архиве?

Да, есть документы, которые хранятся по 75 лет. Тут, конечно, необходимо увеличение мощностей электронных хранилищ.

Но наращивать электронное хранилище выгоднее, чем с каждым годом арендовать все большие площади под бумагу. Например, только в рамках компании МТС за год накапливается целая фура документов в бумажном виде.

И, к сожалению, нельзя аккумулировать архив в одной точке, нужно постоянно тратить деньги на пересылку документов. Бумажный архив экономически нерентабелен.

Да, конечно, нужно учитывать, что электронный документооборот — это прерогатива крупных компаний. Особенно если сотрудники находятся в разных городах, удаленных друг от друга. Тут очень важен элемент быстродействия, когда можно онлайн отслеживать статус любого процесса и документа.

Вот, например, при отправке письма транспортной компанией, придется потрудиться, чтобы установить, где сейчас оно едет. А при электронном документообороте: открываешь карточку документа и сразу видишь его статус.

Но мне кажется, что в перспективе 2-3 лет на рынке появится решение, которое подойдет и небольшим компаниям.

— То есть кадровый ЭДО скоро станет нормой?

— Да, думаю, скоро наступит прогресс, и у нас будет максимальная цифровизация. Государство все делает для этого. Не просто так развиваются Госуслуги — это достаточно большой объем инвестиций и трудозатрат.

Плюс с точки зрения экологии более целесообразно хранить документы в электронном виде, чем вырубать леса ради трех строчек текста на бумаге.

— На что в первую очередь стоит обратить внимание работодателям, которые планируют перейти на КЭДО?

— Самый важный совет — заведите себе хорошего юриста или кадрового методолога. Закон недавно вступил в силу, некоторые нормы еще требуют проработки.

Не хочется упоминать судебную практику, но все мы понимаем, что она неизбежна. Со временем возникнут вопросы, которые будут прорабатываться.

Поэтому я бы рекомендовала хорошего правовика, который будет страже ваших документов. И когда придет проверка, вы спокойно предоставите все, что нужно.

Также советую проанализировать ваши процессы. Дело в том, что, когда процедура существовала 100 лет: бумажку туда, бумажку сюда, то вроде все просто и понятно.

Но привычное не всегда эффективно. И здесь кроется главный, на мой взгляд, момент: прежде чем что-то автоматизировать, надо понять, насколько оптимизирована и структурирована работа в целом.

Потому что автоматизация бардака приводит к автоматизированному бардаку. Чем короче вы сделаете процесс, тем больше профита получите.