Легкая no-code-настройка сложных кадровых процессов

Стандартные кадровые процессы: согласование заявления работника, оформление командировки, ознакомление с приказом и другие — в системах электронного документооборота (ЭДО) двух компаний можно реализовать абсолютно по-разному. Обычно варьируются такие параметры, как сроки, маршруты, количество согласующих и даже перечни прилагаемых документов. Удобно, если в системе предусмотрена настройка автовыбора ответственного сотрудника (к примеру, кадровика, закрепленного за конкретным направлением).

В чем сложность кадровых процессов

Рассмотрим примеры сложных процессов. Заявление на отпуск согласовано с руководителем. Можно отправить документ в отдел кадров созданием новой задачи, а можно настроить маршрут, который автоматически перешлет его заинтересованным подразделениям, в том числе бухгалтерии для начисления отпускных. Или еще кейс: для согласования должностных инструкций в перечень работников нужно параллельно или последовательно включить руководителей смежных подразделений.

Каждый дополнительный параметр усложняет бизнес-процесс и требует донастройки информационной системы. Конечно, это не проблема, если у компании есть деньги на индивидуальную доработку программного продукта и время на ожидание. Но зачастую эффективное управление предполагает оптимизацию всех видов затрат, а производство не терпит простоя.

Важно учитывать еще одну обязательную составляющую кадрового ЭДО — подписание документов сотрудниками. Трудовое законодательство обязывает предусмотреть в ИС возможность заверения несколькими способами, в их числе:

• усиленная неквалифицированная электронная подпись, которую выдает удостоверяющий центр;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись мобильного приложения Госключ;
• простая электронная подпись, которая предоставляется на портале «Работа России».

Обилие доступных инструментов дает информационной системе преимущества, но одновременно требует высокой настраиваемости. Всегда ли нужно прибегать к помощи разработчика, если необходимо адаптировать бизнес-процесс? Можно ли настроить ПО своими силами и протестировать оптимальные варианты?

Если платформа предлагает no-code-инструменты, выстроить процессы в системе кадрового ЭДО вы сможете самостоятельно, даже не владея знаниями разработки и написания кода.

No-code-настройка — что это такое и как она работает

No-code (англ. «без кода») — это подход к настройке ПО под конкретные бизнес-процессы организации без использования программирования. Чтобы выстроить механику в ИС, аналитик или ведущий пользователь, хорошо знакомый с внутренней спецификой компании, создает схему процесса из визуальных элементов в интуитивно понятном редакторе. Экспериментировать с модификациями настроек можно самостоятельно до тех пор, пока не будет подобран идеальный вариант. Ценность использования no-code-инструментов для компании не только в скорости и простоте адаптации ИС, но и в экономии ценных материальных и трудовых ресурсов.

В системе цифровизации кадровых процессов и документов Directum HR Pro любые схемы легко настроить в режиме no-code. Все этапы в ней представлены блоками, связи между которыми определяет аналитик. Каждому элементу назначаются конкретные параметры. При движении от блока к блоку решается какая-либо задача — выдаются права, меняется статус документа, актуализируется маршрут и т. д. В любой момент схему можно легко адаптировать под текущие изменения.

Рассмотрим, какие настройки доступны ведущему пользователю в блоке «Согласование документов».

1. Тема. Раздел можно настроить так, чтобы при отправке документа на согласование его название автоматически подставлялось в формулировку задачи. К примеру, файл с именем «Заявление на отпуск А. А. Иванова», система вложит в задачу с темой «Согласуйте Заявление на отпуск А. А. Иванова».

2. Согласующие. Непосредственный руководитель сотрудника назначается основным согласующим по умолчанию. При необходимости список можно расширить, добавив, например, главного бухгалтера или генерального директора.

3. Сроки. Можно ограничить срок согласования заявления, а также прекратить согласование в случае необходимости.

Благодаря инструментам no-code в Directum HR Pro одно и то же заявление, например на материальную помощь, можно настроить индивидуально для различных подразделений, изменив маршрут согласования, исполнителей, сроки и т. д.

Рассмотрим другой процесс — согласование и утверждение кадрового документа руководителем. Допустим, в организации нужно издать приказ «Об участии в региональной спартакиаде трудовых коллективов».

Блок «Подписание документа руководителем». Здесь пользователь может настроить:

1. Результаты выполнения. Возможны варианты:

• руководитель выполняет задание с результатом «Подписать» — документ двигается дальше;
• отказывает, указав причину, — процесс останавливается;
• отправляет документ на доработку — инициатору нужно внести исправления.

2. Срок выполнения задания. Он может быть указан конечной датой или задан в рабочих днях.

3. Инструкция. Здесь текст формулируется исходя из пожеланий клиента.

В блоке «Подписание документа руководителем» задаются сроки и параметры уведомления заинтересованных лиц о подписании и отклонении, настраиваются права доступа на конкретный документ.

Инструменты no-code в Directum HR Pro также помогут:

• индивидуально настроить порядок согласования документов и очередность подписания;
• определить сроки согласования, подписания, ознакомления;
• загрузить шаблоны документов с автоподстановкой данных;
• установить варианты выполнения задания;
• сформулировать темы заданий и приложить инструкции к ним;
• настроить оповещения на различные события.

На примере Directum HR Pro видно, что no-code-настройка дает возможность компаниям выстроить кадровые бизнес-процессы именно так, как нужно, без привлечения программиста и помогает экономить временные и денежные ресурсы. За счет оперативности и легкости адаптации специалисты организации могут экспериментировать и настраивать систему до тех пор, пока не достигнут идеального результата.

Фото: Freepik