Прием нового сотрудника: как организовать работу HR-специалиста с помощью Agile-досок
Продолжаю рассказывать о неочевидных возможностях коробки Directum RX. После интервью с тендерным специалистом и тимлидом группы продаж, решила поискать новые лайфхаки для небольших компаний, и узнала, что есть клиент, который реализовал в системе работу по поиску и найму кандидатов. Для этого он использовал лишь типовую конфигурацию: модули «Agile-доски» и «Совещания».
Читайте также: как с помощью Agile-досок организовать тендерную работу, создать мини-CRM и цифровизировать личное планирование.
Екатерина — руководитель отдела кадров в компании, где работает порядка 50 человек. Она отвечает за весь процесс найма: от поиска кандидатов на HR-сайтах до трудоустройства новых сотрудников.
Для оптимизации своей работы Екатерина выстроила процесс на своей отдельной доске в Directum RX. Назвала ее «Прием сотрудников» и разделила на колонки, соответствующие этапам работы: «Заявки на сотрудников», «Кандидаты в работе», «Собеседование с HR», «Тестирование/техническое интервью», «Подготовка информации о кандидате для руководителя», «Встреча кандидата и руководителя».
Работа начинается с момента, когда руководитель одного из подразделений отправляет заявку в системе. В ней обычно содержится документ с описанием вакансии и требованиями к потенциальному сотруднику. Тогда Екатерина создает новый тикет в первой колонке, вкладывает в него документ из задачи и назначает ответственного HR-специалиста.
В общих папках в системе у кадрового отдела создана отдельная подпапка «Работа с кандидатами», где лежат все должностные документы, заявки на сотрудников и папки кандидатов в работе.
Документы, как правило, конфиденциальные, на них ставится строгий доступ, права есть только у руководителя и ответственного специалиста.
Так как компания занимается созданием сайтов, кандидаты-разработчики проходят этап тестирования, для этого выделена отдельная колонка. Если соискатель справляется с тестом и техническим заданием, то HR пишет итоговые выводы и прямо из тикета отправляет их в виде задачи руководителю подразделения. После этого назначается второе собеседование с руководителем.
Для организации собеседования используется модуль «Совещания». Во встрече удобно создавать повестку, вкладывать ссылку на резюме, тестовое задание и другие документы кандидата, фиксировать список вопросов для обсуждения.
Повестки отправляются простым уведомлением в системе, чтобы участники могли подготовиться к собеседованию.
Если кандидат успешно прошел все этапы и договорился с компанией об условиях работы, HR-специалист передвигает тикет в колонку «Приём сотрудника». Здесь начинается самый масштабный процесс.
HR запускает в системе регламент приема сотрудника. Он подставляется автоматически из вида документа «Прием кандидата».
Что не так с управлением HR-метриками, и как контролировать текучесть кадров На первый взгляд регламент кажется очень коротким и понятным, но в самом первом блоке «Прием сотрудника» прячется порядка восьми параллельных задач разным подразделениям со своими инструкциями.
В инструкции указаны все задачи для подразделения. Человек, которому пришла задача (как правило, это руководитель), может делегировать ее подчиненному или сделать самостоятельно. В любом случае руководитель в комментариях прописывает все сделанные задачи. Задачи без комментариев возвращаются на доработку.
Екатерина
HR-специалист
«Пока ведутся все работы по подготовке рабочего места для нового сотрудника, я проверяю, вся ли важная информация зафиксирована в тикете.
Критически важно, чтобы был прописан день выхода, имя тимлида, наименование команды, сохранены ли все созданные по сотруднику документы. Для команд у нас созданы цветные метки и есть метки „Удаленная работа“ или „В офисе“. От них зависит, по какому регламенту пойдет процесс приема сотрудника. Например, при удаленной работе задача не поступает в IT-службу, так как оснащение рабочего места не требуется.
Я веду тикеты уже больше семи месяцев, фиксирую в них информацию после каждого взаимодействия с кандидатами, и порой моему руководству даже не требуется проводить со мной очные чек-апы — вся работа как на ладони».
В первый рабочий день сотрудник отдела кадров должен проделать большую работу: провести экскурсию по офису, помочь написать заявление на прием, загрузить сканы документов в Directum RX, «передать» сотрудника в бережные руки его наставника или тимлида.
На этом работа HR-службы не заканчивается. Далее на Agile-доске (и в регламенте) есть важные этапы: получить обратную связь через 3 дня, через месяц и через 3 месяца. Сотруднику отправляют электронное письмо с вопросами о работе, настроении, отношениях с коллективом и дальнейшим планам. Если всё хорошо, то после итоговой обратной связи тикет с сотрудником переносится в колонку «Выполнено».
А какими инструментами для приема сотрудников пользуетесь вы? Как считаете, какие еще HR-процессы можно автоматизировать в системе?
Похожие статьи
Комментарии 0