Разбираем вопросы по длительному хранению электронных документов

На одном из недавних вебинаров Directum эксперты рассматривали разницу между оперативным и долговременным хранением, проблему создания электронного архива и способы ее решения, а также узнали, к чему нас готовит законодательство.

Чтобы проверить себя и понять, усвоили ли вы основы электронных архивов, рекомендую статью Как хранить документы, чтобы прочитать их даже через десятки лет. В ней затронуты темы:

• сохранность документов в электронном архиве;
• юридическая значимости е-документов длительного и постоянного сроков хранения;
• доказательства подлинности электронного документа.

Светлана Азарова

аналитик-методолог, эксперт направления Электронные архивы компании Directum

Вернемся к вопросам участников вебинара, которые не успели разобрать в отведенное эфирное время. Разберём их в этой статье.

Новые правила для архивов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов и длительных сроков хранения утверждены Приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77. Они детально регламентируют многие аспекты, будем опираться на них. В том числе правила рекомендуют применять в архивах специализированную систему хранения электронных документов (СХЭД).

Номенклатура дел и дела для электронных документов

Вопрос слушателя: «В электронный архив документы передаются уже в составе дела? А как часто происходит выгрузка? Решение о передаче дела в архив принимает пользователь или система автоматически подбирает закрытые дела, срок оперативного хранения которых истёк, и выгружает их в архив?»

Ответ: Начнем с базовых понятий. В новых правилах п. 45 указывает, что единицей хранения является совокупность архивных документов, в том числе электронных, или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности.

П. 48 говорит, что «Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве». Как видите, могут быть варианты.

По правилам документы поступают в архив после закрытия дела, при этом некоторое время дела могут храниться в оперативном хранилище. То есть делопроизводитель в течение года наполняет дело, в конце года завершает его, следующий год (или до трех лет) дела еще хранятся в оперативном делопроизводстве и после сдаются в архив.

Это рекомендации Росархива, но с учетом специфики работы компании можно руководствоваться своими внутренними регламентами и нормативными актами, в которых прописаны другие временные рамки. Все это в полной мере относится к электронным документам (ЭД).

Обратите внимание на п. 62 новых правил. В нем указано, что описи дел документов структурных подразделений составляются не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве. Это позволяет установить строгие сроки для подразделений, а архивисту спланировать свои работы и подготовиться к приему документов.

Согласно п. 144 правил 2023 года порядок приема-передачи электронных архивных документов внутри организации должен быть установлен локальными нормативными актами.

В них необходимо прописать следующие моменты:

• документы каких сроков хранения передавать в архив (постоянных сроков хранения, временных, свыше 10 лет, документы по личному составу);
• какие виды документов передавать на хранение (приказы по основной деятельности, приказы о приеме на работу и т. д.);
• какие документы будем хранить — изначально созданные в электронном виде без дублирования на бумажном носителе и/или скан-копии бумажных документов;
• из каких систем-источников будут поступать документы в архив;
• как часто и в какие сроки будет происходить загрузка документов в архив.

В архив передаются электронные документы с их метаданными, которые должны содержать информацию в том числе и об электронном деле, к которому они относится (п.147).

Вопрос, кто принимает решение о передаче дел — система или пользователь, относится к взаимодействию систем и правилам, определенным в вашей организации. Детально этот момент прорабатывается на проекте внедрения и может быть решен по-разному по видам документов.

Варианты организации взаимодействия системы-источника и архива вы можете изучить в статье Электронный архив в госорганах: внедрить нельзя оставить бумагу. Поставим запятую в правильном месте.

Вопрос слушателя: «Насколько целесообразно формировать электронные дела для электронных документов? В чем смысл? Для бумажных документов формирование дел оправданно, но для цифровых — непонятно».

Ответ: Создание номенклатуры дел регламентируется приказом № 77 Росархива в п. 7 раздела II: «Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел».

П. 10. Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел включается в системы электронного документооборота (СЭД) и в СХЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов, а также их метаданных.

Именно в номенклатуре дел фиксируется срок хранения документов, который дает основание для архивного хранения, а в дальнейшем и уничтожения документов. Такая справочная информация нужна для определения принципов категоризации. Электронные документы, как и бумажные, необходимо учитывать, составлять описи, и номенклатура прекрасно для этого служит. Этот инструмент доказал свою работоспособность и полезность в том числе для цифровизации. Не стоит отказываться от него и изобретать велосипед.

Номенклатура не решает всех вопросов классификации и отражения взаимосвязей контента, но как один из понятных базовых инструментов работы с документальной информацией будет существовать еще долго.

Многие вопросы классификации рождаются из-за сложностей поиска в ИС. Но такие проблемы решают другими способами — полнотекстовым поиском или «умным поиском» с автоматическим выделением значащих элементов. Как сейчас, например, организован поиск на маркетплейсах — он подстраивается под то, какого рода товар вам нужен, и критерии выбора автоматически подбираются разные: где-то цвет, где-то материал и т. д. Для корпоративного поиска такое есть не во всех системах, но за этим будущее. Умный сервис Directum Search уже сейчас имеет такие возможности.

Вопрос слушателя: «Ситуация: организуем регистрацию и хранение приказов по основной деятельности. Большинство документов подписаны ЭЦП, но есть 5% на бумаге, в т. ч. подписанные задним числом. Журнал регистрации единый. Как правильно составить номенклатуру — раздельно или нет?»

Ответ: Регистрация приказов по основной деятельности должна быть единой, независимо от того, в каком виде оформлен оригинал.

Если смотреть шире, то вопрос затрагивает сложную тему так называемых «гибридных дел». В новых правилах 2023 года в п.159–162 описана процедура организации хранения в таких случаях.

Бумажные документы необходимо сканировать и помещать скан-копии в дело с электронными оригиналами на этапе его формирования в делопроизводстве, то есть заносить в оперативную информационную систему. Это дело будет составлять первый (отдельный) том. Второй и последующий тома того же дела будут состоять из бумажных оригиналов. В номенклатуре такие дела должны быть отражены как два тома, в графе «Примечания» необходимо отметить, что дело гибридное.

На практике гибридные дела вызывают много сложностей, особенно при использовании СХЭД и передаче таких дел на архивное хранение, поэтому желательно максимально избегать этой ситуации.

Я бы предложила решить окончательно, как вы будете оформлять тот или иной вид документа, и прописать это в своих внутренних ЛНА. Например, оригиналы приказов по основной деятельности оформляются только на бумажном носителе. Это позволит избежать лишней путаницы и неопределенностей.

Сроки хранения и уничтожение документов

Вопрос слушателя: «На предприятии много подразделений — цехов. Каким образом необходимо вести структуру дел в электронном архиве, если дело „Служебные записки“ ведется в разных подразделениях и отличается номером подразделения? Причем каждый год при пересмотре номенклатуры номер дела для служебных записок в разных подразделениях может измениться».

Ответ: Из контекста не понятно, как регистрируются служебные записки — централизованно или в каждом подразделении. Я бы рекомендовала регистрировать их централизованно в службе делопроизводства и хранить в одном деле. Практика постоянной замены индексов дел не приветствуется. Я советую построить номенклатуру таким образом, чтобы избегать таких изменений.

Обратите внимание, по Перечню № 236 срок хранения служебных записок от 1 года до 5 лет, поэтому в долговременный архив их передавать не нужно.

В целом перевод в электронный вид служебных записок и всех процессов, связанных с ними, часто дает существенную оптимизацию и снижение рутинных процедур.

Вопрос слушателя: «Каковы сроки хранения локальных нормативных правовых актов?»

Ответ: Локальный нормативный акт (ЛНА) — это внутренний документ работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и необходимый для управления организацией. Может устанавливать права и обязанности организации и ее работников. Примеры: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положения о структурных подразделениях и т. д.

Согласно примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, «Локальные нормативные акты организации издаются в виде положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов».

Сроки хранения этих документов установлены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Например, положения о структурных подразделениях и управлениях, отделах, секторах должны храниться постоянно, а графики отпусков (если работник не занят на работах с вредными и/или опасными условиями труда) — 3 года.

Вопрос слушателя: «Прошу проконсультировать по теме экспертной комиссии. Что изменилось с учетом приказа № 77? В чем экспертной комиссии станет проще при использовании СЭД?»

Ответ: В приказе № 77 проведение экспертизы ценности вынесли в отдельный раздел — III Экспертиза ценности, в нем подробно описывается работа экспертной комиссии — правила создания, функции комиссии.

Если работа экспертной комиссии автоматизирована в СХЭД, то создание, рассмотрение, согласование документов идет быстрее. Например, система помогает контролировать сроки и приоритеты задач на согласование, членам экспертной комиссии удобнее спланировать свою загрузку. Это сокращает время на «ожидание под дверью», исключается ситуация, когда документ рассматривают неделями.

Эффективная СХЭД позволит автоматически формировать проекты описей ЭД, учетных документов архива, проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Система отследит сроки хранения электронных архивных документов. Все это облегчает работу в архиве, сокращает трудоемкость архивных процедур, делает процессы понятными и прозрачными.

Форматы хранения электронных документов

Вопрос слушателя: «Как разместить в архиве документы из электронного документооборота: только pdf-форму или весь контейнер? Как обычно это делают компании?»

Ответ: Если речь идет об электронном документе, который был изначально создан в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, то в долговременный архив передается zip-контейнер, требования к которому описаны в приказе № 77 Росархива в п. 141 (см. таблицу ниже).

Если мы говорим о размещении скан-копии документа, то варианты реализации, которые предлагают разработчики систем хранения, могут быть разные. В систему архивного хранения может передаваться:

Вариант 1. Файл в формате PDF/А, контейнер не формируется.

Вариант 2. Пакет:

• файлы электронных копий документа на бумажном носителе и приложений к нему (при наличии) в формате архивного хранения PDF/A;
• файл описания, содержащий регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) и информацию о копийности документа.

Последний вариант для хранения скан-копий документа на бумажном носителе я считаю методически правильным.

Вопрос слушателя: «Как коррелируют требования приказа Минтруда № 578н и приказа Росархива № 77 от 31.07.2023?»

Ответ: Приказ № 578н Минтруда определяет требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. А приказ Росархива регламентирует требования к электронному архивному документу.

Некоторые элементы из состава информации кадрового и архивного документа схожи — основная часть, файлы электронных подписей. Но все-таки это документы разного вида и две разные сущности. Они не могут быть одним и тем же. И соответственно описания электронных документов у них будут принципиально разные. Для элементов структуры кадрового документа есть более жесткие требования по именованию файлов и т. д.

Все файлы элементов электронного документа, связанного с работой, должны быть расположены в корневом каталоге. В приказе № 578н нет четкого указания на то, что корневой каталог должен быть zip-контейнером.

Система-источник кадровых документов должна уметь помещать документы в соответствующее дело согласно номенклатуре дел. В процессе оперативного хранения в системе-источнике должно происходить усовершенствование электронной подписи.

По завершению делопроизводства система-источник (в нашем случае HRM-система) формирует zip-контейнер, который по сдаточной описи передается на долговременное хранение.

В итоге с учётом приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н мы рекомендуем изначально сохранять электронные кадровые документы согласно описанной в нем структуре. Далее при передаче в долговременный архив упаковывать zip-контейнеры, соответствующие требованиям Росархива.

Мы продолжим разбирать сложные вопросы организации электронных архивов. Подписывайтесь на рассылки ECM-Journal или телеграм-канал.