«Организация без бумаги» миф или реальность?

Уже давно никого из руководителей не нужно убеждать, что бумажное делопроизводство - вещь дорогая и неэффективная, бухгалтерская «первичка» в бумаге - это вчерашний день, а огромный бумажные архивы не только требуют дорого обслуживания, но и занимают ценное офисное пространство. Возможно ли полностью отказаться от бумаги? Да или нет, и если нет, то, как избавиться от нее, – вот лейтмотив, который побудил меня написать эту статью.

Вот уже более 10 лет я занимаюсь технологиями автоматизации бизнес-процессов,  созданием электронных информационных ресурсов и электронных архивов, построением систем управления контентом. И все эти годы мне задают один и тот же вопрос: «Скажите, а когда мы сможем отказаться от бумаги на 100% и перейти полностью на электронные документы?». И все это время я неизменно отвечаю: «Увы, но это произойдет еще очень нескоро». И, к сожалению, это действительно так. Ведь дело не в том, что процесс внедрение современных ERP и ECM решений довольно длительный, а оцифровка накопленных бумажных массивов - очень дорогое удовольствие. Проблема заключается в том, что на данный момент есть множество законодательных препон, которые не позволяют перейти на безбумажные технологии всем, а пока хоть одна организация или подразделение работает с бумагой, 100% результата не добиться.

Пару лет назад я был на одном из крупнейших российских машиностроительных заводов и рассказывал о создании электронного архива технической документации. В моем докладе я говорил, как можно эффективно организовать технический документооборот, как можно быстро создать электронный архив технической документации и больше не копаться в ангаре с «бумажками», о том, что страховой фонд документов можно создать на микрографических носителях и сделать электронный фонд пользования с доступом 24-7-365. Руководство кивало и соглашалось, пока не встал человек в погонах и не спросил: «Скажите, а как Ваши технологии соответствуют ГОСТ РВ 15.307-2002, в котором сказано, что бумажные оригиналы чертежей подписываются … ». И сколько потом я не пытался доказать, что можно подписывать в электронном виде, и что есть 63-ФЗ, и что если сделать внутреннее распоряжение по предприятию, но все тщетно.  И таких примеров очень много. Например, договоры, заключенные на гос.торгах заключаются только в электронном виде, но потом мы их распечатываем и кладем в папку вместе с другими бумажными договорами. Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 №1, работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе и т.д.

Так что же, отказаться от бумаги невозможно, и мы до скончания веков будем перебирать «бумажки» на своих рабочих столах? Нет, я считаю, что не все так безнадежно и поэтому хочу предложить концепцию «Организация без бумаги», которую я давно вынашивал совместно со своими коллегами. Итак, как отказаться от бумаги в отдельно взятой организации…

Давайте на первом этапе посмотрим, откуда берется бумага в организации, и изучим потоки документов, а так же внутренние бизнес-процессы. Даже самое поверхностное исследование покажет, что бумажный ворох в организации собирается прежде всего из потока входящих документов: бухгалтерские документы, распоряжения и приказы вышестоящих организаций, обращения и запросы граждан и т.д. Исходящие документы: «первичка» и договоры, справки и копии документов, ОРД и многое другое - так же добавляют изрядную порцию бумаги, особенно с учетом того, что исходящий документ становится бумажным задолго до того, как это нужно в действительности. Еще одним важным источником бумаги является внутреннее делопроизводство. Именно тут, на стыке подразделений, очень часто возникают внутренние бумажные документы, которые заваливают наши столы: внутренние заявки, проекты договоров, листы согласований и еще огромное количество самых экзотических бумажных документов, без которых жизнь в компании была бы проще, но скучнее.

Итак, с чего стоит начать построение безбумажного «коммунизма»? Думаю, что первый шаг напрашивается сам собой: нужно избавиться от той бумаги, которая уже есть. Это возможно, если Вы проведете архивную обработку всех документов в организации. Причем, в первую очередь, обрабатывать документы нужно в подразделениях. Это позволит убрать бумагу со столов, удалить все ненужные документы и лишние копии, систематизировать и передать в архив все документы обязательного хранения.

Далее, мы должны поставить заслон входящим бумажным документам. Следовательно, второй шаг – это построение центра оцифровки всех входящих документов. По сути, мы должны во всех точках поступлений бумажных документов организовать центры ввода с функцией загрузки документов в корпоративные информационные системы. Причем для разных организаций это может быть разное количество: для кого-то это только экспедиция и канцелярия, а для кого-то это еще и филиалы, обособленные подразделения и региональные офисы. Основная задача этих центров - не пропустить бумагу дальше и исключить ее из участия в основных бизнес-процессах и административных процедурах. Центр оцифровки должен не просто перевести документ в электронную форму, он должен сформировать еще и необходимую индексную базу, которая позволит загрузить этот документ в учетную систему или СЭД, и по которой документ будет находиться в электронном архиве. Также, важно отметить, что создавая центр оцифровки, мы должны сразу предусмотреть интеграцию с КИС и электронным архивом организации, возможность многоуровневой индексации документов (возможность на первом этапе вводить только основные реквизиты документов, а остальные будут вводиться либо позже, либо в других подразделениях), а также требования к самому сканирующему оборудованию… Но в рамках одной статьи описать все невозможно, так что, если идея «Организации без бумаги» найдет отклик, я обязательно напишу подробно про каждый составляющий ее модуль. Ведь при построении модуля оцифровки нужно применять и RFID-технологии, и системы OCR-распознавания, систему профилей и сетку шаблонов названий файлов и многое другое.

«А что делать с самим бумажным оригиналом?», - спросите Вы меня и будете совершенно правы: ведь бумагу никто не отменял и полученная электронная копия не заменит оригинал в суде. Конечно, никто не предлагает после сканера шредировать все входящие, поэтому полученный бумажный документ после центра оцифровки сразу перекочёвывает в бумажный архив, а электронная копия попадает в ИТ-инфраструктуру организации вместе со всей необходимой учетной информацией.

Термин «ИТ-инфраструктура» часто используется, но что за ним скрыто – совершенно не понятно. Действительно, а куда же конкретно мы отправляем наш входящий документ? Лично я считаю, что любой документ, входящий в организацию, должен сразу попасть в архив, а, если быть точнее, в электронный архив (ЭА). И дело не в том, что, чем быстрее мы от него избавимся, тем лучше, а дело в том, что в организации должно быть место, где мы можем найти наши документы. Другой вопрос, что это будет за архив: ЭА всей организации или локальный ЭА одной бухгалтерии. Ведь не так важно, где конкретно хранится электронный документ: в архиве  СЭД, PDM системе или даже Exchange, важно, чтобы можно было быстро найти сам документ или информацию о нем и месте его хранения.  Именно поэтому следующим ключевым звеном в построении «Организации без бумаги» является система электронного учета документов, но не в том виде, в котором все привыкли – ЭА как единое корпоративное хранилище документов и данных. Нет, это не только дорого как зимняя олимпиада на черноморском побережье, но и мало реализуемо: ведь никто не хочет, а порой и не имеет права хранить документы в едином месте. Практика полностью подтверждает мои слова: как правило, компании не создают единый централизованный ЭА для всех документов и подразделений, а наоборот, делают специализированные архивы под нужды конкретных  подразделений и систему распределенного поиска по ним. Кроме того, специализированные архивы, как правило, более удобны в эксплуатации: ведь они учитывают всю специфику работы с конкретными типами документов. И если посмотреть статистику, то такие локальные архивы уже есть почти у всех.

Итак, я предлагаю концепцию архива организации, построенной не на едином ЭА, а на Единой системе учета документов (ЕСУД), которая представляет собой не хранилище документов как таковых, а индексы и учетную информацию о всех документах, включая как ссылку на  электронную копию документа, так информацию о месте хранения бумажного оригинала. Аналогичный механизм работы с документами уже давно активно используется в системе «Одного окна» г.Москвы только без полной топографии хранящихся документов.

Таким образом, все документы, которые проходят центр оцифровки, попадают в локальные электронные архивы профильных систем («первичка» - в ЭА ПБД, приказы - в архив СЭД, сканы паспортов и дипломов - в архив Кадрового делопроизводства и т.д.), а учетные данные попадают еще и в ЕСУД, куда позже добавляются данные о шкафе, полке и коробе, в котором хранится бумажный оригинал. Если Вы уже пользуетесь услугами сервисных компаний по хранению бумажных документов, то Вы получаете ссылку на систему заказа электронной копии или оригинала документа. Эта система должна контролировать жизненный цикл документа  от контроля сроков хранения до формирования сдаточной описи при передачи на гос.хранение. Построить такую систему можно самыми разными инструментами – от баз данных до систем корпоративного поиска или систем автоматизации архивного дела, но, думаю, что это тоже тема будущих публикаций.

Итак, проведя экспертизу и архивную обработку существующих документов, создав центры оцифровки входящих документов и отправив бумагу в сервисную компанию или в бумажный архив, а скан-образ – в электронный архив, создав Единую систему учета документов  и введя туда учетную информацию о документах, мы освобождаем организацию от бумаги, гарантируем быстрый поиск любого документа и обеспечиваем контроль за жизненным циклом всех документов организации.

Теперь наша основная задача - завести «машину» и запустить круговорот электронных документов в организации. И в этом нам помогут системы автоматизации бизнес-процессов и административных регламентов.  Все привыкли к тому, что большие коммерческие компании и государственные учреждения тратят львиную долю ИТ-бюджетов на учетные системы и системы управления предприятием, задача которых облегчить труд сотрудников, повысить прозрачность компаний и, в конечном счете, сократить издержки и повысить качество и результаты работ. Однако, все эти системы содержат  только данные, но не документы. И поэтому, как только нам становится мало строчек баз данных, и мы хотим обратиться к самому документу, мы идем в архив за «бумажкой» или делаем официальный запрос в соседнее подразделение с просьбой прислать нужный нам документ. И именно тут берется основной вал внутренней бумаги, от которой нам нужно избавиться.

Итак, следующий этап – это автоматизация бизнес-процессов и административных процедур в организации. Решить эту задачу можно как с помощью классических BPM и ECM систем, так и с помощью узко заточенных СЭД или средствами корпоративного портала. Главное другое – все процедуры и регламенты в организации должны быть не только описаны, но и автоматизированы. Такие системы должны предполагать электронное согласование всех внутренних документов,  наличие интеграций с учетными системами, содержать шаблоны подготавливаемых документов и многое другое, о чем любят писать идеологи ECM. При этом, вне зависимости от выбранной системы автоматизации, любой участник процесса должен иметь возможность быстро «дотянуться» до документов, необходимых ему для работы, т.е. система должна быть интегрирована с ЕСУД, благодаря чему можно быстро найти все необходимые документы. Однако, хорошо если нам нужен документ недавний, тот, который только-только прошел через центр оцифровки или был совсем недавно создан в электронном виде. А что делать, если нам нужен документ 70-х годов, существующий только на бумаге. В таких случаях  нам поможет еще один модуль решения – центр оцифровки архивных документов.

Часто бытует мнение, что если нам нужен архивный документ в электронном виде, необходимо оцифровать весь массив документов. Но даже в самой маленькой организации из 10 человек, ведущей активную хозяйственную деятельность, наберется не один десяток «корон» документов. А сколько документов в холдингах или министерствах: десятки тысяч дел? При существующей цене на сканирование, начинающейся с 5 рублей за 1 лист, на идею оцифровки архива можно смело выделять бюджет с шестью-семью нулями. Поэтому я думаю, что вместо массовой оцифровки, лучше поставить еще один центр оцифровки, который будет цифровать по заказу документы из бумажного архива. Причем если Вы пользуетесь услугами компании по внеофисному хранению бумажных документов, то эта функция у Вас уже есть как неотъемлемая часть услуги оператора, хранящего Ваши документы. Т.е. если Вам нужен документ из бумажного архива, то Вы просто делаете заказ в центр оцифровки архивных документов и оперативно получаете электронную копию документа, а электронный архив пополняется новым документом, который при следующем запросе будет уже доступен в режиме онлайн.

Ну и наконец, давайте избавимся от преждевременной распечатки документов, которые нужно отправить контрагентам. Это можно сделать самым простым способом – регламентом, по которому все документы печатаются только в канцелярии, которая их же и отправляет.

Вот собственно и все описание «Организации без бумаги», построение которой можно свести к следующим простым принципам:

• Первое – проведите анализ текущих массивов документов и архивную обработку. Уберите бумагу из подразделений: все ценное и необходимое - в архив, все лишнее - в шредер.
• Второе – поставьте заслон всем входящим бумажным документам. Создайте Центр оцифровки и превращайте любой бумажный документ в скан-образ и набор учетных данных, которые загружаются в электронные архивы прикладных систем, а бумагу отправьте в бумажный архив.
• Третье – создайте Единую систему учета документов, в которой Вы будите хранить всю информацию обо всех документах в организации, как бумажных, так и электронных, и благодаря которой, Вы в любой момент сможете в кратчайший срок найти все необходимые документы, вне зависимости, где они находятся и в какой форме (бумажной или электронной).
• Четвертое – определите принцип хранения электронных документов в организации и создайте единое электронное хранилище всей организации или локальные архивы информационных систем и подразделений. Проинтегрируйте все архивы с системой учета документов.
• Пятое – автоматизируйте бизнес-процессы и административные регламенты так, чтобы исчезли внутренние служебные документы, а все необходимые для работы документы и информация предоставлялась пользователям исключительно в электронном виде.
• Шестое - передайте Ваш бумажный архив в организации, специализирующиеся на внеофисном хранение документов, или постройте аналогичную систему в своем бумажном архиве. По запросу в архив, Вы получаете электронную копию архивного документа, а бумагу получаете, только если она необходима фискальным органам или суду.

В этой статье нет глобальных открытий и революционных предложений, все описанные системы уже разработаны и внедряются по кусочкам. Я же постарался обобщить накопленный мной опыт и попробовал посмотреть на проблему избавления от бумаги не от лица интегратора или поставщика конкретных услуг, а со стороны.

Спасибо В.Алееву, С.Хахамову и И.Веригину за помощь в разработке представленной концепции.