Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

5 причин, почему система у заказчика не развивается, и 5 советов по преодолению

  6 комментариев Добавить в закладки

Как и художнику, которому важно, как будет жить его шедевр, так и руководителю проектов приятно осознавать, что после того, как закончен проект внедрения, система у заказчика продолжает развиваться: масштабируется, подключаются новые процессы, пользователи. К сожалению, так бывает не всегда. За годы работы на проектах я не раз сталкивалась с тем, что система остается на прежнем уровне, хотя процессы и потребности компании постоянно изменяются.

Я попыталась выделить 5 причин, почему, на мой взгляд, СЭД не развивается после внедрения, и дать советы, как их преодолеть.

Причина 1: Общая усталость от проекта

Проект всегда отнимает много сил. У участников накапливается эмоциональная усталость. Для выполнения работ по внедрению участников проекта «выдергивают» из повседневности и нагружают дополнительными обязанностями. Поскольку проект всегда ограничен во времени и ресурсах и, при этом имеет внушительный объем работ, то и перегрузы получаются существенные.

Вполне нормально, что после окончания проекта не хочется видеть «эту СЭД». Порой бывает необходимо взять небольшой перерыв. Это не значит, что не будет производится никаких работ. На этот период снижаются активные действия. Наступает время для анализа текущей автоматизации, сбора пожеланий, планирования дальнейших действий и подбора команды для развития системы. Главное, чтоб такой перерыв не затягивался.

Не спать! Развитие идет!

Причина 2: Отсутствие опыта внедрения

Заказчик зачастую сетует на то, что у него нет опыта внедрения. Поэтому система на предприятии остается на прежнем уровне, а порой, некоторые процессы отмирают.

По опыту могу сказать, что многие вендоры при выполнении проекта привлекают к ряду работ представителей заказчика, например, на проведение исследования, согласование проектных решений, настройку системы, консультации пользователей. Это своеобразная подготовка к самостоятельному плаванию. Советую максимально принимать участие в проекте – каждый участник может «прокачать свои скилы» в новом виде деятельности. Помимо накопления опыта это еще и сократит стоимость проекта.

Не умеешь, научим… Мотай на ус!

Причина 3: Внутреннее сопротивление

Не так легко преодолеть внутреннее сопротивление коллег и найти заинтересованных лиц внутри предприятия. Как правило, люди бояться нового. Еще недавно закончился проект внедрения, во время которого им приходилось перестраивать свою работу, сталкиваться с ошибками. Не всякий готов по новому окунуться в эту реку.

В этом случае я предлагаю лично общаться с потенциальными заказчиками решений. Показывать им преимущества предлагаемого варианта, озвучивать риски и выгоды, предложить план действий.

Ищи союзников!

Причина 4: Отсутствие финансирования на развитие СЭД

Системы электронного документооборота, как правило, находятся на вторых ролях на предприятии. Основные средства выделяются на системы ERP-класса и системы, поддерживающие основное производство предприятия. Для выделения средств на развитие СЭД необходимо проработать план развития системы. Дополнительным плюсами будут, если в плане развития будет показана связка с другими системами, обрисовано местоположение СЭД в основном информационном ландшафте предприятия, преимущества развития системы и риски.

Обоснуй, и все получится.

Причина 5: Незаинтересованность высшего руководства

Зачастую руководитель не работает в системе по причине неудобства, непривычности а также недоверия к электронному документу.

Неудобство или непривычность можно побороть разработкой решений для руководителя: интуитивно понятный интерфейс, выполнение действий в минимум кликов, наглядные графики и показатели эффективности. Благо в современных ECM-системах уже существуют решения для руководителей, в том числе для удаленной работы на планшетах, iPhone и iPad. Показатели эффективности позволят грамотно оценить текущую ситуацию и принять правильные решения. Недоверие победить сложнее – нужно разговаривать, показывать примеры, найти выгоду и удобство.

Не забывайте про рядовых пользователей и удобству для них. А для молодежи, которая подключается к этой «скучной возне с документами», рекомендую использовать видео-обучение и геймификацию.

Делай лучше для пользователей, и они потянутся в систему.

 

Есть еще много других, менее заметных, причин, но все они вытекают из перечисленных. Если у вас есть свои наблюдения по этому поводу, то поделитесь ими в комментариях к блогу.

В любом случае развитие системы на предприятии полностью зависит от проектной команды и сильного руководителя проекта. Развитие СЭД позволит вам держать эту «информационную мышцу» в тонусе, не дать ей задряхлеть. А значит вы будете готовы решить все задачи, какие встанут перед вами. А если вы не чувствуете сил для самостоятельного развития СЭД, то всегда можно обратиться к компании-внедренцу.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (6)
Михаил Романов 17 декабря 2014 г. 17:17  

А почему нет причины "нет необходимости развития"?

Vadim  Malykh 18 декабря 2014 г. 02:56  

Согласен с Михаилом. Если есть необходимость, то найдется и нужное убеждение (для финансов) и союзники и силы продолжать проект.

Наталия Крымская 18 декабря 2014 г. 08:24  

Кто все таки должен выступать "двигателем прогресса" в дальнейшем? РПЗ или высшее руководство? Если в рамках проекта внедрения у РПЗ есть мотивация и ресурсы, то как все это обрести потом, после завершения активного этапа? Как быть если устал РПЗ или перешел в другую организацию?

Елена Дмитриева 18 декабря 2014 г. 08:32  

Михаил и Вадим, да, вы все правильно говорите, такая причина тоже есть. Не рассматривала я ее потому что, она либо не подразумевает преодоление (у нас все отлично работает, нам не нужно развивать систему дальше и это реально так), либо за ней кроется одна или несколько более частных причин, которые нужно рассматривать отдельно. И как я написала в конце поста, в действительности причин множество.  

Елена Дмитриева 18 декабря 2014 г. 08:40  

Наталия, на мой взгляд, нельзя однозначно сказать РП должен быть двигателем или кто-то из высшего руководства. Это должен быть человек заинтересованный в развитии системы. Возможно то самое лицо, которое приняло решение о внедрении системы (ЛПР). Этот же ЛПР может выступать в роли РП, а может наделить полномочиями РП другого человека. Соответственно после активной стадии это ЛПР/РП прорабатывает дальнейшие планы.

Если же на предприятии не осталось человека, заинтересованного в развитии системы, то и развития может не случится. Высшее руководство, конечно, может подтолкнуть к развития, раз уж деньги потрачены на внедрение...

Я думаю, есть и друге мнения на этот счет. Не претендую на единственное и истинное.

Елена Питомцева 18 декабря 2014 г. 08:56  

Не меняться может система, если она занимаюте очень нишевую роль в стабильном бизнес-процессе. А если система наоборот максмально проникает во все процессы, то "замереть" - это шаг вниз. Что не развивается - то деградирует. А деграддация ИС - серьезная проблема. Окружение изменяется, меняется структура предприятия, частично меняются поцессы, возникют новые паттерны поведения пользователей, исходя из которых появляются пожелания. Люди забывают редко ипользуемые функции, изворачиваются и придумывают неправильыне способы работы, "замусоривают" данные и тем ухудшают удобство и пр.

Бывает, что необходимость есть, но нет "двигателя прогресса". Вадим, Михаил - вы отрицаете роль человека так сказать в "историческом процессе"? ;)

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев