Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Аннулировать электронный документ – не значит удалить его

  7 комментариев Добавить в закладки

Екатерина Артемьева, Synerdocs

 

Об аннулировании документов никто не задумывается до тех пор, пока не столкнется с этой необходимостью. Конечно, если речь идет о бумажных документах, вопросов не возникает – работать с ними привыкли и с законодательством разобрались, а как быть с электронными?

Один из наших абонентов недавно обратился к нам с вопросом:

«Несколько месяцев назад мы заключили договор на поставку сырья с одной из региональных компаний. Договор и сопроводительная документация, кроме товарно-транспортной накладной, в электронном виде (обменивались через сервис). В определенный срок условия договора не были выполнены, так как возникли непредвиденные проблемы на стороне поставщика, и до сих пор проблемы решить не удалось. Руководством было принято решение об аннулировании договора. Впервые у нас возникла подобная ситуация с электронными документами, возможно ли их аннулировать?»

Прежде чем перейти непосредственно к данной теме, сделаем небольшое отступление: если в законодательстве явно не прописано, что при работе с бумажными документами делать так, а с электронными – иначе, то практика их использования аналогична.

Так, обычно для бумажного документа составляется соглашение об аннулировании либо от документа просто избавляются. Под аннулированием электронного документа подразумевается лишение документа юридической силы, а не его удаление. Доказательством того, что электронный документ более не действителен, также является соглашение, подписанное сторонами сделки.

Любая из сторон формирует соглашение (в произвольной форме) об аннулировании, например, к договору, подписывает электронной подписью и отправляет на рассмотрение контрагенту. После подписания соглашения другим участником, документ признается утратившим свое действие и будет иметь статус «аннулирован».

Обратите внимание, в соглашениях указывается дата, начиная с которой документ признается недействительным, то есть до определенного момента он все же имеет силу. В дальнейшем данное соглашение можно представить в суде. Еще один нюанс процедуры – на сегодняшний день не все операторы электронного обмена документами поддерживают функцию аннулирования, поэтому уточните этот вопрос у своего оператора. Если возможности аннулирования оператор предоставить не может, то соглашение можно составить и на бумаге, только при этом электронный документ будет храниться в сервисе с прежним статусом, то есть статуса «аннулирован» не будет.

Аннулирование – это все же крайний случай. Практика показывает, что к договорам чаще всего составляют дополнительные соглашения. Если была допущена ошибка в накладной, то можно составить акт о расхождении и также подписать обеими сторонами. К счетам-фактурам необходимо выставлять исправления или корректировки.

Вся сопроводительная документация, а именно: счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные и т. д, – сохраняется и учитывается при вычетах по НДС. Первичные электронные документы, так же, как и бумажные, следует обязательно хранить в течение пяти лет.

Нашему абоненту мы рекомендовали создать упомянутое соглашение, которое беспрепятственно подписала вторая сторона. Если бы контрагентам все-таки не удалось договориться, то спор пришлось бы решать уже в судебном порядке. А это уже история для другой статьи.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Сергей Бушмелев 29 января 2014 г. 18:50  
не все операторы электронного обмена документами поддерживают функцию аннулирования 

За всех операторов говорить не буду, у тех, кто осознал важность этого аспекта, есть какие-то решения. Например, у одного известного мне оператора этот функционал не просто есть, а еще и максимально упрощен. Для аннулирования достаточно открыть документ и нажать на кнопку «Аннулировать». Сервис самостоятельно сформирует соглашение об аннулировании, предоставит пользователю возможность указать причину аннулирования документа в комментарии, подписать и отправить данное соглашение контрагенту.

 

 

 

Екатерина Артемьева 30 января 2014 г. 10:30  

Сергей, спасибо за дополнение. Думаю, Вы заметили, в этой статье я не разбирала на конкретных примерах (операторах) реализацию функции аннулирования. А решение "у одного известного Вам оператора" в самом деле очень удобное.

Сергей Бушмелев 30 января 2014 г. 11:08  
Думаю, Вы заметили, в этой статье я не разбирала на конкретных примерах (операторах) реализацию функции аннулирования.

Да, только указали в своей подписи к статье название оператора. И жирным шрифтом отметили, что не у всех остальных операторов этот функционал есть :)

 

 

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев