Аннулировать электронный документ – не значит удалить его

Екатерина Артемьева, Synerdocs

Об аннулировании документов никто не задумывается до тех пор, пока не столкнется с этой необходимостью. Конечно, если речь идет о бумажных документах, вопросов не возникает – работать с ними привыкли и с законодательством разобрались, а как быть с электронными?

Один из наших абонентов недавно обратился к нам с вопросом:

«Несколько месяцев назад мы заключили договор на поставку сырья с одной из региональных компаний. Договор и сопроводительная документация, кроме товарно-транспортной накладной, в электронном виде (обменивались через сервис). В определенный срок условия договора не были выполнены, так как возникли непредвиденные проблемы на стороне поставщика, и до сих пор проблемы решить не удалось. Руководством было принято решение об аннулировании договора. Впервые у нас возникла подобная ситуация с электронными документами, возможно ли их аннулировать?»

Прежде чем перейти непосредственно к данной теме, сделаем небольшое отступление: если в законодательстве явно не прописано, что при работе с бумажными документами делать так, а с электронными – иначе, то практика их использования аналогична.

Так, обычно для бумажного документа составляется соглашение об аннулировании либо от документа просто избавляются. Под аннулированием электронного документа подразумевается лишение документа юридической силы, а не его удаление. Доказательством того, что электронный документ более не действителен, также является соглашение, подписанное сторонами сделки.

Любая из сторон формирует соглашение (в произвольной форме) об аннулировании, например, к договору, подписывает электронной подписью и отправляет на рассмотрение контрагенту. После подписания соглашения другим участником, документ признается утратившим свое действие и будет иметь статус «аннулирован».

Обратите внимание, в соглашениях указывается дата, начиная с которой документ признается недействительным, то есть до определенного момента он все же имеет силу. В дальнейшем данное соглашение можно представить в суде. Еще один нюанс процедуры – на сегодняшний день не все операторы электронного обмена документами поддерживают функцию аннулирования, поэтому уточните этот вопрос у своего оператора. Если возможности аннулирования оператор предоставить не может, то соглашение можно составить и на бумаге, только при этом электронный документ будет храниться в сервисе с прежним статусом, то есть статуса «аннулирован» не будет.

Аннулирование – это все же крайний случай. Практика показывает, что к договорам чаще всего составляют дополнительные соглашения. Если была допущена ошибка в накладной, то можно составить акт о расхождении и также подписать обеими сторонами. К счетам-фактурам необходимо выставлять исправления или корректировки.

Вся сопроводительная документация, а именно: счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные и т. д, – сохраняется и учитывается при вычетах по НДС. Первичные электронные документы, так же, как и бумажные, следует обязательно хранить в течение пяти лет.

Нашему абоненту мы рекомендовали создать упомянутое соглашение, которое беспрепятственно подписала вторая сторона. Если бы контрагентам все-таки не удалось договориться, то спор пришлось бы решать уже в судебном порядке. А это уже история для другой статьи.